Arbeitsverträge digital abschließen leicht gemacht

Seit dem 1. Janu­ar 2025 gel­ten in Deutsch­land neue Rege­lun­gen für den Abschluss von Arbeits­ver­trä­gen. Das Vier­te Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG IV) hat zen­tra­le Vor­ga­ben des Nach­weis­ge­set­zes ange­passt und ermög­licht nun in vie­len Fäl­len den digi­ta­len Ver­trags­ab­schluss. Ein Überblick.

Die­se Neue­run­gen eröff­nen Unter­neh­men und Per­so­nal­ab­tei­lun­gen neue Mög­lich­kei­ten, erfor­dern jedoch auch eine prä­zi­se Umsetzung.

Textform ersetzt Schriftform

Bis Ende 2024 war für Arbeits­ver­trä­ge in der Regel die Schrift­form erfor­der­lich. Das bedeu­te­te: eigen­hän­di­ge Unter­schrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vie­len Fäl­len die Text­form gemäß § 126b BGB. Das umfasst elek­tro­ni­sche Doku­men­te wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeit­neh­mer dau­er­haft zugäng­lich gemacht wer­den müs­sen. Eine Unter­schrift ist dabei nicht mehr zwin­gend erfor­der­lich. Dadurch wird die digi­ta­le Erstel­lung, Über­mitt­lung und Archi­vie­rung von Arbeits­ver­trä­gen erleich­tert, was den Ver­wal­tungs­auf­wand deut­lich senkt und Zeit, Kos­ten sowie Lager­platz spart. Gleich­zei­tig ermög­licht die digi­ta­le Bereit­stel­lung einen fle­xi­blen und siche­ren Zugriff für Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer, ver­bes­sert die Trans­pa­renz und unter­stützt die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Aufbewahrungspflichten.

Wann weiterhin Schriftform nötig ist

Trotz der Erleich­te­run­gen gibt es Aus­nah­men. Befris­te­te Arbeits­ver­trä­ge unter­lie­gen wei­ter­hin der Schrift­form­erfor­der­nis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Aus­nah­me gilt jedoch für Befris­tun­gen, die an das Errei­chen der Regel­al­ters­gren­ze gekop­pelt sind – die­se dür­fen nun in Text­form ver­ein­bart wer­den. Dar­über hin­aus bleibt in bestimm­ten Bran­chen wie dem Bau­ge­wer­be oder der Gas­tro­no­mie die Schrift­form auf­grund der Vor­ga­ben des Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­ge­set­zes wei­ter­hin ver­pflich­tend. Auch bei bestimm­ten arbeits­recht­li­chen Ver­ein­ba­run­gen wie etwa Auf­he­bungs­ver­trä­gen kann wei­ter­hin die Schrift­form gesetz­lich vor­ge­schrie­ben sein. Es emp­fiehlt sich daher, im Ein­zel­fall die jewei­li­gen gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen zu prüfen.

Anforderungen an digitale Arbeitsverträge

Für die rechts­si­che­re Umset­zung digi­ta­ler Arbeits­ver­trä­ge müs­sen fol­gen­de Kri­te­ri­en erfüllt sein:

• Die Ver­trags­be­din­gun­gen müs­sen dem Arbeit­neh­mer in Text­form über­mit­telt werden.
• Das Doku­ment muss dau­er­haft zugäng­lich, spei­cher­bar und aus­druck­bar sein.
• Eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur ist nicht erfor­der­lich, kann jedoch ver­wen­det werden.
• Der Arbeit­neh­mer kann wei­ter­hin einen schrift­li­chen Nach­weis verlangen.

Die­se Anfor­de­run­gen ermög­li­chen eine fle­xi­ble Gestal­tung des Ver­trags­ab­schlus­ses, ins­be­son­de­re im digi­ta­len Umfeld.

Elektronische Signaturen im Überblick

Je nach Art des Arbeits­ver­trags und den spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen kön­nen ver­schie­de­ne For­men der elek­tro­ni­schen Signa­tur zum Ein­satz kommen:

Signa­tur­typ	Merk­ma­le	Ein­satz­be­reich
Ein­fa­che elek­tro­ni­sche Signatur	z. B. ein­ge­scann­te Unter­schrift, Name unter einer E-Mail	Für form­freie Vereinbarungen
Fort­ge­schrit­te­ne elek­tro­ni­sche Signatur	z. B. Authen­ti­fi­zie­rung per SMS-TAN, PIN, Ausweisdokument	Für form­freie Ver­ein­ba­run­gen mit erhöh­tem Sicherheitsbedarf
Qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signatur	Nut­zung eines zer­ti­fi­zier­ten Signa­tur­ver­fah­rens mit Identitätsprüfung	Ersetzt die gesetz­lich gefor­der­te Schriftform

Ergän­zun­gen:

• Bei der fort­ge­schrit­te­nen elek­tro­ni­schen Signa­tur sind Metho­den wie PIN, TAN oder Aus­weis­do­ku­ment gängig.
• Die qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur ist die ein­zi­ge Form, die die gesetz­li­che Schrift­form nach § 126a BGB ersetzt.

Die Aus­wahl der geeig­ne­ten Signa­tur­form hängt von den recht­li­chen Anfor­de­run­gen und dem gewünsch­ten Sicher­heits­ni­veau ab.

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Für Unter­neh­men bie­tet die neue Rege­lung die Mög­lich­keit, den Onboar­ding-Pro­zess zu digi­ta­li­sie­ren und effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Dabei soll­ten fol­gen­de Punk­te beach­tet werden:

• Ver­wen­dung von HR-Tools oder siche­ren E-Mail-Sys­te­men zur Über­mitt­lung der Verträge.
• Sicher­stel­lung der dau­er­haf­ten Ver­füg­bar­keit der Ver­trags­do­ku­men­te für den Arbeitnehmer.
• Doku­men­ta­ti­on des Emp­fangs, zum Bei­spiel durch Lesebestätigungen.
• Berück­sich­ti­gung der Mit­be­stim­mungs­rech­te des Betriebs­rats bei der Ein­füh­rung neu­er Verfahren.

Durch die sorg­fäl­ti­ge Umset­zung der neu­en Vor­ga­ben kön­nen Unter­neh­men von den Vor­tei­len der Digi­ta­li­sie­rung pro­fi­tie­ren und gleich­zei­tig recht­li­che Sicher­heit gewährleisten.

Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht

Das Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz IV führt über die Text­form­re­ge­lung hin­aus wei­te­re arbeits­recht­li­che Anpas­sun­gen ein. Die Nach­weis­pflicht nach dem Nach­weis­ge­setz wur­de auf digi­ta­le For­ma­te aus­ge­wei­tet, was die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung arbeits­ver­trag­li­cher Infor­ma­tio­nen erleich­tert. Auch in der Lohn­ab­rech­nung erge­ben sich Spiel­räu­me: Doku­men­te wie Gehalts­nach­wei­se dür­fen nun aus­schließ­lich digi­tal bereit­ge­stellt wer­den, sofern ein dau­er­haf­ter Zugriff gewähr­leis­tet ist. Damit stärkt das BEG IV die digi­ta­le Per­so­nal­ver­wal­tung in Unter­neh­men und redu­ziert zugleich den Auf­wand für papier­ge­bun­de­ne Pro­zes­se. Ergän­zend wur­den Ver­ein­fa­chun­gen bei gering­fü­gi­ger Beschäf­ti­gung sowie bei der Mel­dung an die Sozi­al­ver­si­che­rung eingeführt.