Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen für den Abschluss von Arbeitsverträgen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat zentrale Vorgaben des Nachweisgesetzes angepasst und ermöglicht nun in vielen Fällen den digitalen Vertragsabschluss. Ein Überblick.

Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist in Deutschland seit dem 1. Januar auch digital möglich. Abbildung: Jovana V female, Freepik
Diese Neuerungen eröffnen Unternehmen und Personalabteilungen neue Möglichkeiten, erfordern jedoch auch eine präzise Umsetzung.
Textform ersetzt Schriftform
Bis Ende 2024 war für Arbeitsverträge in der Regel die Schriftform erforderlich. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vielen Fällen die Textform gemäß § 126b BGB. Das umfasst elektronische Dokumente wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich gemacht werden müssen. Eine Unterschrift ist dabei nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch wird die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Arbeitsverträgen erleichtert, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt und Zeit, Kosten sowie Lagerplatz spart. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Bereitstellung einen flexiblen und sicheren Zugriff für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Wann weiterhin Schriftform nötig ist
Trotz der Erleichterungen gibt es Ausnahmen. Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme gilt jedoch für Befristungen, die an das Erreichen der Regelaltersgrenze gekoppelt sind – diese dürfen nun in Textform vereinbart werden. Darüber hinaus bleibt in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie die Schriftform aufgrund der Vorgaben des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes weiterhin verpflichtend. Auch bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie etwa Aufhebungsverträgen kann weiterhin die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.
Anforderungen an digitale Arbeitsverträge
Für die rechtssichere Umsetzung digitaler Arbeitsverträge müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
- Die Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer in Textform übermittelt werden.
- Das Dokument muss dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
- Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, kann jedoch verwendet werden.
- Der Arbeitnehmer kann weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen.
Diese Anforderungen ermöglichen eine flexible Gestaltung des Vertragsabschlusses, insbesondere im digitalen Umfeld.
Elektronische Signaturen im Überblick
Je nach Art des Arbeitsvertrags und den spezifischen Anforderungen können verschiedene Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen:
Signaturtyp | Merkmale | Einsatzbereich |
Einfache elektronische Signatur | z. B. eingescannte Unterschrift, Name unter einer E-Mail | Für formfreie Vereinbarungen |
Fortgeschrittene elektronische Signatur | z. B. Authentifizierung per SMS-TAN, PIN, Ausweisdokument | Für formfreie Vereinbarungen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf |
Qualifizierte elektronische Signatur | Nutzung eines zertifizierten Signaturverfahrens mit Identitätsprüfung | Ersetzt die gesetzlich geforderte Schriftform |
Ergänzungen:
- Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Methoden wie PIN, TAN oder Ausweisdokument gängig.
- Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzt.
Die Auswahl der geeigneten Signaturform hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.
Praktische Umsetzung und Empfehlungen
Für Unternehmen bietet die neue Regelung die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Verwendung von HR-Tools oder sicheren E-Mail-Systemen zur Übermittlung der Verträge.
- Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit der Vertragsdokumente für den Arbeitnehmer.
- Dokumentation des Empfangs, zum Beispiel durch Lesebestätigungen.
- Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Verfahren.
Durch die sorgfältige Umsetzung der neuen Vorgaben können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten.
Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV führt über die Textformregelung hinaus weitere arbeitsrechtliche Anpassungen ein. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz wurde auf digitale Formate ausgeweitet, was die elektronische Übermittlung arbeitsvertraglicher Informationen erleichtert. Auch in der Lohnabrechnung ergeben sich Spielräume: Dokumente wie Gehaltsnachweise dürfen nun ausschließlich digital bereitgestellt werden, sofern ein dauerhafter Zugriff gewährleistet ist. Damit stärkt das BEG IV die digitale Personalverwaltung in Unternehmen und reduziert zugleich den Aufwand für papiergebundene Prozesse. Ergänzend wurden Vereinfachungen bei geringfügiger Beschäftigung sowie bei der Meldung an die Sozialversicherung eingeführt.