Papierorganisation leicht gemacht

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Theo­re­tisch soll­te die Visi­on vom papier­lo­sen Büro rea­li­sier­bar sein. Aber in der Pra­xis tür­men sich in vie­len Büros nach wie vor die Papier­do­ku­men­te. Solan­ge dies noch der Fall ist, kann eine über­sicht­li­che Papier­or­ga­ni­sa­ti­on enor­men Nut­zen mit sich bringen.

Man­geln­de Orga­ni­sa­ti­on und Akten­cha­os kann schnell zu unnö­ti­gem und zusätz­li­chem Arbeits­auf­wand füh­ren. Foto: Mappei 

Mit dem Abla­ge- und Wie­der­vor­la­ge­sys­tem von Mappei las­sen sich die Akten über­sicht­lich ord­nen. Foto: Mappei

Die Ursa­chen für das Über­le­ben des Papiers sind viel­sei­tig: recht­li­che Unsi­cher­heit im Hin­blick auf digi­ta­le Doku­men­te, man­geln­de Kennt­nis über papier­lo­se Alter­na­ti­ven, hohe Kos­ten für die Digi­ta­li­sie­rung. Hin­zu kommt die nicht zu ver­nach­läs­si­gen­de emo­tio­na­le Ebe­ne bei der Nut­zung der digi­ta­len Abla­ge, zum Bei­spiel in der Cloud. Wenn ich nicht wirk­lich weiß, wo mei­ne Daten lie­gen, und kein Tech­nik­ex­per­te bin, wird mich ein gewis­ses Gefühl der Unsi­cher­heit stän­dig beglei­ten. Laut einer Umfra­ge im Auf­trag des Digi­tal­ver­bands Bit­kom bevor­zu­gen 44 Pro­zent der Befrag­ten Papier­do­ku­men­te aus Angst, dass Frem­de bei der digi­ta­len Über­tra­gung auf die pri­va­ten Doku­men­te zugrei­fen könn­ten. Jeder Fünf­te (20 Pro­zent) befürch­tet, dass Doku­men­te bei der elek­tro­ni­schen Über­tra­gung ver­lo­ren gehen.

Vorteil einer modernen Papierorganisation

Vie­le Unter­neh­men kämp­fen daher nach wie vor mit gro­ßen Men­gen an Papier­do­ku­men­ten. Das Ver­wal­ten, die Abla­ge und ins­be­son­de­re das Wie­der­auf­fin­den die­ser Doku­men­te kos­tet Zeit und Arbeits­kraft. Eine gute Papier­or­ga­ni­sa­ti­on bringt daher gro­ßes Opti­mie­rungs­po­ten­zi­al mit sich. Eine Mög­lich­keit stellt die MAPPEI-Metho­de dar. Mit die­ser Arbeits­me­tho­de für die Papier­or­ga­ni­sa­ti­on schaf­fen Sie schnell Ord­nung. Dies errei­chen Sie durch sach­ge­rech­te  Vor­gangs­ein­hei­ten und durch eine ein­deu­ti­ge und farb­li­che Kenn­zeich­nung aller Doku­men­te. Wenn Sie die gewähl­te Farb­struk­tur ein­heit­lich über ver­schie­de­ne Bear­bei­tungs­pha­sen und Abtei­lun­gen hin­weg nut­zen, wer­den zudem die Team­ar­beit sowie Ver­tre­tungs­si­tua­tio­nen vereinfacht.

Die Wiedervorlage organisieren

Bei einer papier­ba­sier­ten Wie­der­vor­la­ge kön­nen Sie ein­fach den Vor­gang selbst ter­mi­nie­ren. Ein ver­brei­te­tes Arbeits­mit­tel ist der Pult­ord­ner mit Fächern eins bis 31. Der Nach­teil besteht dar­in, dass Sie die Unter­la­gen nicht im Über­blick haben, da sie im Ord­ner ver­schwin­den. Zumin­dest bei Zwi­schen­fra­gen beginnt also auch hier wie­der die Suche­rei. Es gibt aber auch Lösun­gen für die Wie­der­vor­la­ge, bei denen Sie alle Vor­gän­ge auch unab­hän­gig vom gesetz­ten Ter­min im Blick haben und sofort fin­den. Ein Bei­spiel ist die Wie­der­vor­la­ge von MAPPEI. Und es funk­tio­niert wirk­lich recht ein­fach: Sie legen den Vor­gang in eine Ord­nungs­map­pe, beschrif­ten den far­bi­gen Rei­ter mit dem pas­sen­den Begriff und posi­tio­nie­ren ihn alpha­bet­ge­nau an der ent­spre­chen­den Stel­le der Ord­nungs­leis­te auf der Map­pe. Jeden ter­min­ge­bun­de­nen Vor­gang ord­nen Sie dann in die Wie­der­vor­la­ge ein – hin­ter die Leit­kar­te mit dem Rei­ter des ent­spre­chen­den Tages.