Bei der Digitalisierung ist noch Luft nach oben

Rund zwei Drit­tel der deut­schen Unter­neh­men sehen sich laut einer Bit­kom-Umfra­ge als Nach­züg­ler bei der Digi­ta­li­sie­rung. Wir spra­chen mit Chris­toph Lubi­nus von Epson Deutsch­land, unter ande­rem über die Rol­le von Scan­nern in einer ganz­heit­li­chen Digitalisierungsstrategie.

OFFICE ROXX: Herr Lubinus, warum sollten Unternehmen ihre Dokumente überhaupt digitalisieren?

Chris­toph Lubi­nus: Der Wett­be­werbs­druck zwingt Unter­neh­men, Kos­ten zu sen­ken, Pro­zes­se zu opti­mie­ren und vor­han­de­ne Res­sour­cen opti­mal zu nut­zen. Trotz aller Bemü­hun­gen, die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu digi­ta­li­sie­ren, kommt das Medi­um Papier in der Geschäfts­welt aber wei­ter­hin als wich­ti­ger Infor­ma­ti­ons­trä­ger zum Ein­satz. Dar­an wird sich kurz- und mit­tel­fris­tig auch nichts ändern. Das bedeu­tet für Unter­neh­men, dass sie durch den Ein­satz von Scan­nern Doku­men­te digi­ta­li­sie­ren müs­sen, um so die Ver­bin­dung zu den digi­ta­len Work­flows der Unter­neh­men zu schaffen.

Nun gibt es aber auch Multifunktionsgeräte ...

Ja, natür­lich kön­nen auch die­se zum Scan­nen ver­wen­det wer­den. Im Regel­fall sind ihre Scan­ein­hei­ten jedoch nur für die Digi­ta­li­sie­rung von DIN-A4- oder DIN-A3-Doku­men­ten mit einem Gewicht von etwa 80 Gramm aus­ge­legt. Für Unter­neh­men, die nur ab und zu her­kömm­li­che Doku­men­te scan­nen müs­sen, sind Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te in aller Regel aus­rei­chend. Sol­len aber grö­ße­re Men­gen oder auch Medi­en wie Plas­tik­kar­ten, Visi­ten­kar­ten oder Kas­sen­bons in unter­schied­li­chen For­ma­ten und Stär­ken ver­ar­bei­tet wer­den, kön­nen das nur Doku­men­ten­scan­ner leisten.

Können Sie uns ein Beispiel aus der Praxis nennen, in dem heterogenes Beleggut verarbeitet wird?

In fast jedem Unter­neh­men fal­len zum Bei­spiel Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen an. Zu den ein­ge­reich­ten Bele­gen gehö­ren dann Hotel­rech­nun­gen, Taxi­quit­tun­gen und Park­schei­ne auf Ther­mo­pa­pier, um nur eini­ge zu nen­nen. Mit einem Doku­men­ten­scan­ner kön­nen die­se und ande­re Bele­ge direkt digi­ta­li­siert wer­den, ohne sie vor­her sor­tie­ren oder auf A4-Blät­ter kle­ben zu müssen.

Spielt das Homeoffice beim Thema Digitalisierung auch eine Rolle?

Ja, eine sehr gro­ße sogar. Auch wenn der Anteil des Home­of­fice gera­de wie­der rück­läu­fig ist, wird die Büro­ar­beit hybrid blei­ben. Unter­neh­men ste­hen daher auch wei­ter­hin vor der Her­aus­for­de­rung, ihren Mit­ar­bei­tern Infor­ma­tio­nen orts­un­ab­hän­gig zur Ver­fü­gung zu stel­len. Dies kann effi­zi­ent und daten­schutz­kon­form nur durch die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten gelin­gen. Dar­über hin­aus posi­tio­nie­ren sich digi­tal auf­ge­stell­te Unter­neh­men als attrak­ti­ve Arbeit­ge­ber, weil sie ihren Mit­ar­bei­tern die Arbeit im Home­of­fice ermöglichen.

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Scan­ner sind ein wich­ti­ger Bestand­teil von Gesamt­lö­sun­gen zur Prozessoptimierung“.

Chris­toph Lubinus,
Epson Deutsch­land GmbH.

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Die Anschaffung eines Dokumentenscanners allein ist aber noch keine Digitalisierungsstrategie.

Ein sehr guter Punkt! Scan­ner sind nur ein Teil einer Gesamt­lö­sung zur Pro­zess­op­ti­mie­rung. Mit der Digi­ta­li­sie­rung von Papier­do­ku­men­ten und ihrer Bereit­stel­lung als PDF-Datei haben Unter­neh­men außer gerin­ge­rem Platz­be­darf und einem orts­un­ab­hän­gi­gen, schnel­le­ren Zugriff auf ihre Doku­men­te noch nicht viel gewon­nen. Inte­grie­ren sie den Scan­ner jedoch naht­los in ihre IT-Land­schaft, kön­nen sie das Poten­zi­al digi­ta­ler Pro­zes­se voll aus­schöp­fen. Des­halb emp­feh­len wir immer, bei der Anschaf­fung von Scan­nern die Anbin­dung an IT-Sys­te­me und die loka­len Pro­zes­se zu beleuch­ten. Viel­fach kann mit der Beschaf­fung des rich­ti­gen Scan­ners auch eine Ratio­na­li­sie­rung von Pro­zes­sen erfol­gen. Hier sei zum Bei­spiel die direk­te Anbin­dung eines Epson-Scan­ners mit­tels Open Plat­form genannt.

Open Platform ist ein gutes Stichwort. Ihr Unternehmen hat kürzlich zwei neue Abteilungsscanner vorgestellt, die mit dem Open-Platform-Standard ausgestattet sind. Worum handelt es sich dabei?

Epson Open Plat­form ist eine Inte­gra­ti­ons­platt­form, die bereits vie­le Tau­send Male im Ein­satz ist und auch für die Anbin­dung von Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten an IT-Sys­te­me genutzt wird. Epson hat Open Plat­form im letz­ten Jahr auch in sei­ne neu­en Model­le Work­Force DS-800WN und Work­Force DS-900WN inte­griert. Dank Open Plat­form wer­den Epson-Scan­ner direkt aus einer Anwen­dung wie zum Bei­spiel einem Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem her­aus gesteu­ert. Sogar das Scan­ner-Dis­play kann indi­vi­du­ell durch zum Bei­spiel eine Archi­vie­rungs­soft­ware ange­passt wer­den. So kön­nen mit nur einem Knopf­druck kom­ple­xe Pro­zes­se aus­ge­löst wer­den. Durch die Mög­lich­keit, Chip­kar­ten­le­ser zu inte­grie­ren, kön­nen auch indi­vi­du­el­le Benut­zer­ober­flä­chen rea­li­siert wer­den. Das redu­ziert die Feh­ler­an­fäl­lig­keit, weil jeder Benut­zer dann nur in sein eige­nes Post­fach scan­nen kann. Auch kön­nen neue Soft­ware­funk­tio­nen mit­tels Open Plat­form in die Scan­ner inte­griert wer­den. Auf die­se Wei­se sorgt Open Plat­form dafür, dass die Epson-Scan­ner mit zukünf­ti­gen Anfor­de­run­gen mitwachsen.

Welche Zielgruppen sprechen Sie mit Ihren Scannern und Open Platform an?

Epson hat eine Pro­dukt­pa­let­te von fast 40 unter­schied­li­chen Doku­men­ten­scan­nern, die alle Berei­che abde­cken, außer die Pro­duk­ti­on. Ent­spre­chend breit ist auch unse­re Ziel­grup­pe. Sie reicht von Pri­vat­an­wen­dern über klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men wie Steu­er­be­ra­ter, Rechts­an­wäl­te oder Ärz­te bis hin zu gro­ßen Unter­neh­men aus der Pri­vat­wirt­schaft, Kran­ken­häu­sern und öffent­li­che Verwaltungen.

Bitte geben Sie uns abschließend noch einen Ausblick auf die weitere Entwicklung.

Scan­ner wer­den eine gro­ße Rol­le bei der Digi­ta­li­sie­rung spie­len. Im Fokus ste­hen dabei aber weni­ger eine höhe­re Geschwin­dig­keit oder bes­se­re Auf­lö­sun­gen, son­dern ihre Inte­grier­bar­keit und die Fähig­keit, sich an die vom Anwen­der ein­ge­setz­ten Soft­ware­lö­sun­gen anbin­den zu las­sen. Wir sind fest davon über­zeugt, dass Unter­neh­men so am bes­ten von der Digi­ta­li­sie­rung pro­fi­tie­ren. Des­halb steht die kon­se­quen­te Nut­zung von Open Plat­form ganz oben auf unse­rer Agen­da. Was die all­ge­mei­ne Markt­ent­wick­lung betrifft, gehen wir von einer Fort­set­zung des robus­ten Absatz­ni­veaus aus. Wir schät­zen, dass im Jahr 2024 etwa 150.000 Doku­men­ten­scan­ner in der DACH-Regi­on ver­kauft wur­den, was einer wei­te­ren Stei­ge­rung von zwei Pro­zent gegen­über dem Vor­jahr entspricht.

Vielen Dank.