Alternative Veranstaltungsformen verbinden das Beste aus digitaler und analoger Welt. Was in der Theorie einfach klingt, stellt Unternehmen in der Praxis vor Herausforderungen. Die Experten der Full-Service-Dolmetscheragentur Kroll Languages geben acht Tipps für erfolgreiche Hybrid-Events.
Die Pandemie ging, doch Hybrid- und Remoteveranstaltungen blieben. Abbildung: Janeb13, Pixabay
Im Jahr 2020, inmitten der Coronapandemie, waren laut Statista Tagungen oder Kongresse in 57 Prozent aller Fälle der Hauptanlass für virtuelle oder hybride Veranstaltungen in Deutschland. Die Pandemie ging, doch Hybrid- und Remoteveranstaltungen blieben. Die folgenden Tipps der Kroll-Languages-Experten unterstützen Veranstalter, gut durchdachte Online- und Hybrid-Events auf die Beine zu stellen.
#1 Das richtige Format
Jede gut geplante Veranstaltung basiert auf einem geeigneten Format. Handelt es sich um ein Webinar oder wünschen die Teilnehmenden die spätere Nutzung von Aufzeichnungen? Werden die Inhalte frontal präsentiert oder im Rahmen einer offenen Diskussionsrunde? Diese Fragen vorab zu klären, erleichtert den Ablauf.
#2 Das richtige Tool
Unterschiedliche Videokonferenzlösungen bieten Usern verschiedene Funktionen. Damit sich Veranstaltungsplaner bei der Auswahl nicht verzetteln, greifen sie gern auf etablierte Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet zurück. Beteiligte stehen zudem in der Verantwortung, die Software vorab auf Aktualität zu prüfen und für die Lizenzierung ihrer Tools zu sorgen.
#3 Aufgabenverteilung
Unternehmen, die eine Hybrid-Veranstaltung planen, sollten die zahlreichen Aufgabenfelder innerhalb der Prozessabläufe an externe Dienstleistungsunternehmen outsourcen. Im Falle von mehrsprachigen Events tun Firmen gut daran, beratende Dolmetscher hinzuzuziehen. Veranstaltungsplaner sparen so Arbeitsaufwand, Zeit und Geld.
#4 Stabiles Netz
Ein instabiler Internetzugang frustriert alle Event-Beteiligten, denn Präsentationsinhalte gehen beim Publikum verloren. Als unabdingbar erweisen sich sowohl für Teilnehmende als auch für Dolmetscher eine leistungsstarke wie kompatible Hardware sowie eine solide Internetverbindung.
#5 Optimale Akustik
Der Verlust bedeutsamer Sprachinhalte, dem Stille-Post-Prinzip geschuldet, schadet der Kommunikation massiv. Veranstaltungen in geräuscharmer Umgebung gewährleisten ein qualitativ hochwertiges Resultat und ein rundum gelungenes Event.
#6 Intuitive Einladungen
Anwenderfreundliche Event-Einladungen zahlen auf die Zufriedenheit der Teilnehmenden ein. Einladungen mit der sogenannten One-Tap-Dial-In-Funktion gelten unter Gästen deshalb als sehr beliebt.
#7 Vorbesprechungen
Um Störungen im Konferenzablauf vorzubeugen, sollten Beteiligte über sprachliche Besonderheiten der Redner wie Sprachfehler, Akzente oder Dialekte aufgeklärt werden. Eine ausführliche inhaltliche Vorbesprechung mit den Dolmetschern ist sinnvoll.
#8 Generalprobe
Ein letzter Blick auf die Checkliste und ein Testlauf sind unerlässlich und sichern doppelt ab. Technische Schwierigkeiten oder Unklarheiten tauchen oftmals erst in letzter Minute auf, können jedoch oft im Vorfeld behoben werden. Das begünstigt einen störungsfreien Veranstaltungsablauf und sorgt für Klarheit.
