Flying Office: Mit dem Meetingbike ins Grüne

Son­ne lacht, Blen­de acht – wer will da den gan­zen Tag im fens­ter­lo­sen Mee­ting­raum oder bei Video­calls im Home­of­fice ver­brin­gen? Die Ber­li­ner Inno­va­ti­ons­be­ra­tung laun­chlabs hat eine Lösung für Mee­tings im Frei­en ent­wi­ckelt. Der Out­door­mee­ting-Pio­nier Simon Bla­ke erklärt sie.

OFFICE ROXX: Simon, zumindest unter Wissensarbeitern ist derzeit der Begriff Workation sehr präsent – du hast einen besonderen Bezug zu ihm ...

Simon Bla­ke: Das stimmt, denn ich habe ihn tat­säch­lich ein­mal geprägt: 2011 star­te­te ich ein Expe­ri­ment unter dem Mot­to „Da arbei­ten, wo ande­re Urlaub machen“. Das habe ich Work­a­ti­on genannt. Die­sen Begriff gab es noch nicht. Die Goog­le-Suche danach ant­wor­te­te damals: „Mei­nen Sie Work­sta­tion?“ Ich mein­te mit Work­a­ti­on, für kur­ze Zeit ein ähn­li­ches Arbeits­ge­fühl zu haben, wie es die sei­ner­zeit schon bekann­ten „digi­ta­len Noma­den“ über Face­book und Co. ver­mit­tel­ten. Arbei­ten mit dem Note­book im Grü­nen oder an einem See bei Son­nen­schein. Der Twist war aber, dass man abends wie­der in sei­nem eige­nen Bett schla­fen konn­te. Work­a­ti­on war also ursprüng­lich ein regio­na­les Konzept.

Unse­re ers­te Work­a­ti­on-Week fand vor den Toren Ber­lins statt – mit Blick auf die Schlös­ser, Seen und Gär­ten, die Pots­dam und Umge­bung zu bie­ten haben. Gemacht für Ber­li­ner und Men­schen aus dem Umland, die inner­halb von vier­zig Minu­ten vom Ber­li­ner Haupt­bahn­hof aus unse­re Loca­ti­ons errei­chen konn­ten. Das The­ma blieb lan­ge ziem­lich unter dem Radar, obwohl sich schnell ähn­li­che Kon­zep­te verbreiteten.

Wie ging es denn zunächst weiter?

Die Ers­ten, die mit dem Begriff Work­a­ti­on ein Busi­ness­mo­del auf­ge­baut haben, waren die Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen von Coco­nat, einem Cowor­king Space in Bad Bel­zig. Work­a­ti­on ist also made in Brandenburg.

Inter­es­sant anzu­se­hen war dann es, wie wäh­rend der Pan­de­mie aus dem The­ma plötz­lich ein rie­si­ger Hype wur­de. Irgend­wann mach­te sogar die Tui Wer­bung mit Work­a­ti­on, weil vie­le im Home­of­fice saßen und Geschäfts­rei­sen erlaubt waren, wäh­rend pri­va­ter Urlaub im Aus­land noch nicht wie­der mög­lich war. Mit der neu­en Frei­heit hat­ten sich anschei­nend vie­le Men­schen gefragt, an wel­chen Plät­zen man denn noch so sei­ne Arbeit erle­di­gen kann, wenn man nicht zwangs­wei­se an sei­nen Büro­stuhl gebun­den ist.

Social Media ist voll von Bildern mit Notebook und Drink auf der Sonnenterrasse – Workation bietet auch die Möglichkeit, an der frischen Luft zu arbeiten ...

Ja auf jeden Fall. Der Grund­ge­dan­ke ist: Wenn es im Som­mer drau­ßen schön ist, war­um muss ich mich dann unbe­dingt in ein Büro­ge­bäu­de bege­ben oder mir einen Urlaubs­tag neh­men, um das Wet­ter zu genie­ßen? Beim Arbei­ten mit Aus­blick gehen auch eher unlieb­sa­me Auf­ga­ben leich­ter von der Hand, sei es das Durch­ar­bei­ten von Akten oder das Redi­gie­ren von Tex­ten bei­spiels­wei­se. Beson­ders viel Dri­ve bekom­men aber vie­le Men­schen, wenn sie sich krea­ti­ve Auf­ga­ben mit ins Grü­ne neh­men. Die unge­wohn­te Umge­bung mit­ten in der Natur kann sti­mu­lie­rend wir­ken, sodass man leich­ter aus gewohn­ten Denk­mus­tern aus­bricht. Wenn man dann noch mit Gleich­ge­sinn­ten zusam­men ist, ent­steht zusätz­lich ein Gemein­schafts­ge­fühl, das man zum Bei­spiel im Home­of­fice ver­ge­bens sucht.

Neben die­sen eher kogni­ti­ven und emo­tio­na­len Vor­tei­len kann Work­a­ti­on auch posi­ti­ve Aus­wir­kun­gen auf die kör­per­li­che Gesund­heit haben: Wir machen zum Bei­spiel mit den laun­chlabs auf unse­ren Work­a­ti­ons öfter soge­nann­te Wal­king Mee­tings, bei denen wir uns ein Bespre­chungs­the­ma auf einen klei­nen Spa­zier­gang mit­neh­men. Durch das Spa­zie­ren tut man sei­nem Kör­per und dem Geist etwas Gutes. Ein ordent­li­cher Stuhl mit Schreib­tisch­flä­che soll­te natür­lich trotz­dem an einem Work­a­ti­on-Arbeits­ort vor­han­den sein. Vie­le von den Bil­dern auf Social Media zei­gen Arbeits­si­tua­tio­nen, die im rich­ti­gen Leben nicht funk­tio­nie­ren: Zum Bei­spiel kann ich nicht lan­ge bei strah­len­der Son­ne im Schnei­der­sitz auf einem Boots­steg mit mei­nem Note­book arbei­ten, da durch die gan­zen Licht­re­fle­xio­nen auf mei­nem Screen kaum etwas zu erken­nen ist und auch mein Rücken sich nach ein paar Minu­ten zurück an einen ergo­no­mi­schen Arbeits­platz sehnt. Aber wenn man sich gut vor­be­rei­tet und die Vor­tei­le des Arbei­tens im Frei­en nutzt, kann das durch­aus sehr gesund­heits­för­dernd sein.

Mit dem „Flying Office“ habt ihr eine Art Meetingbike entwickelt. Was verbirgt sich dahinter?

Das Fly­ing Office hat sich aus der Erkennt­nis her­aus ent­wi­ckelt, dass Work­a­ti­ons doch einen gewis­sen Pla­nungs­auf­wand benö­ti­gen: Man muss die rich­ti­ge Loca­ti­on fin­den und schau­en, dass dort genü­gend Arbeits­plät­ze indoor und out­door vor­han­den sind. Denn man weiß ja nie, ob das Wet­ter gut sein wird. Außer­dem muss man die gan­ze Anrei­se­lo­gis­tik und even­tu­ell auch Über­nach­tun­gen arran­gie­ren. Mit dem Fly­ing Office las­sen sich nun spon­ta­ne Work­a­ti­ons in der Nähe machen, da es ein gan­zes Büro samt Schreib­tisch und White­boards auf einem han­dels­üb­li­chen Las­ten­rad beher­bergt. So kann allein oder im Team ein­fach an einem son­ni­gen Tag ins Grü­ne gera­delt und alles mit­ge­nom­men wer­den, was zum Arbei­ten benö­tigt wird.

Was gehört noch zur Ausstattung des Flying Office?

Wir brin­gen auf dem Fly­ing Office neben dem Schreib­tisch in Steh­hö­he meh­re­re Qua­drat­me­ter White­board­flä­che unter. Es gibt Platz für Geträn­ke­kis­ten, Mode­ra­ti­ons­ma­te­ri­al und sogar für Luft­so­fas, auf denen sich wäh­rend der Arbeits­pau­sen gemüt­lich her­um­lüm­meln lässt. Außer­dem gibt es ein abschließ­ba­res Fach für Note­books und ande­re Tech­nik. Wir haben eine gro­ße Power­bank und einen 5G-Rou­ter für die Inter­net­ver­bin­dung dabei. Damit sind wir so gut wie aut­ark. Nur Toi­let­ten soll­ten irgend­wo in der Nähe sein, aber meist fin­det sich in der Nähe von inspi­rie­ren­den Orten im Grü­nen auch eine Gas­tro­no­mie, bei der man viel­leicht ohne­hin zum Lunch ein­keh­ren möch­te. Dadurch, dass wir nicht nur das Fahr­rad abschlie­ßen kön­nen, son­dern im Fly­ing Office auch das abschließ­ba­re Tech­nik­fach haben, steht sol­chen Pau­sen nichts im Wege.

Welche Nutzungsszenarien empfehlt ihr?

Wir kön­nen mit dem Fly­ing Office buch­stäb­lich die schöns­ten Post­kar­ten­mo­ti­ve in der Umge­bung anfah­ren und direkt dort arbei­ten. Denn mit Fahr­rä­dern kom­men wir im Gegen­satz zu Autos an die wirk­lich schö­nen Spots. Mit dem Fly­ing Office lässt sich zum Bei­spiel direkt ans Ufer, mit­ten in den Park oder bis zum Fels­vor­sprung mit der schö­nen Aus­sicht her­an­fah­ren. Die Deut­sche Tele­kom etwa hält zwei Fly­ing Offices für ihre Teams in Bonn bereit, die damit direkt in die Rhein­au­en fah­ren kön­nen, etwa 150 m von der Deutsch­land­zen­tra­le ent­fernt. Grund­sätz­lich macht das Fly­ing Office beson­ders Spaß, wenn es um krea­ti­ve Team­ar­beit geht. Durch die schnel­len Auf- und Abbau-Mög­lich­kei­ten kann man sogar eine klei­ne Tour zu meh­re­ren Spots wäh­rend einer Ses­si­on machen und sich wäh­rend des Trans­fers ein­fach wei­ter zum The­ma unter­hal­ten. Da ist das Team­buil­ding über das unge­wöhn­li­che Erleb­nis dann gleich inkludiert.

Worin siehst du die Hauptvorteile von Meetings im Freien generell?

Grund­sätz­lich kom­men dabei alle Vor­tei­le einer klas­si­schen Work­a­ti­on zum Tra­gen, also Inspi­ra­ti­on und ande­re posi­ti­ve Effek­te, die der Mensch in der Natur erfah­ren kann. Ins­be­son­de­re die phy­si­schen Vor­tei­le wie fri­sche Luft und Bewe­gung wäh­rend der Arbeit kom­men stark zur Geltung.

Viele kennen Deskbikes. Manche strampeln sogar während Meetings auf solchen. Aber ein Meetingbike für draußen ist neu. Wie gings von der Idee zur Umsetzung?

Die Idee ist durch unse­re Erfah­run­gen mit klas­si­schen Work­a­ti­ons ent­stan­den: Wir woll­ten spon­ta­ner sein, weni­ger Pla­nungs­auf­wand haben und dazu noch ein Gutes-Wet­ter-Abo. Die Umset­zung lief dann ziem­lich hemds­är­me­lig über meh­re­re Pro­to­ty­pen – zunächst gezeich­net, dann gebaut und ein­fach aus­pro­biert. So sind wir zum Bei­spiel auf das abschließ­ba­re Fach für Tech­nik gekom­men, da wir beim ers­ten Pro­to­typ immer jeman­den am Fahr­rad haben muss­ten, der die Wert­sa­chen sichert. Die größ­te Erkennt­nis war, dass wir von einem zunächst rea­li­sier­ten Drei­rad auch eine Ver­si­on auf Basis eines zwei­räd­ri­gen Las­ten­rads ablei­ten konn­ten. Vor­tei­le sind hier­bei nicht nur die höhe­re Wen­dig­keit und die leich­te­re Hand­ha­bung – das Modell ist ein soge­nann­tes Long­tail und fährt sich wie ein ganz nor­ma­les Fahr­rad. Auch den Preis konn­ten wir so um mehr als fünf­zig Pro­zent redu­zie­ren, bei nahe­zu glei­cher Aus­stat­tung. Und wir haben den Auf­bau als Box kon­zi­piert, die man aus dem Gepäck­teil des Las­ten­rads ein­fach mit bei­den Hän­den her­aus­he­ben kann, wenn man das Fahr­rad zu ande­ren Zwe­cken als zu Work­a­ti­ons ein­set­zen möchte.

Hast du noch Tipps für Flying Meetings?

Wir haben wäh­rend des mobi­len Arbei­tens gemerkt, dass sich vie­le Din­ge, die man im Office mit dem Rech­ner erle­digt, drau­ßen meist bes­ser mit dem Smart­phone machen las­sen: Zum Bei­spiel nut­zen wir bei Wal­king Mee­tings regel­mä­ßig die Speech-to-Text-Funk­ti­on unse­rer Han­dys, um Zusam­men­fas­sun­gen des Gesprächs oder Ent­schei­dun­gen schnell schrift­lich fest­zu­hal­ten. Seit eini­ger Zeit gibt es auch die Mög­lich­keit, mit den übli­chen KI-Chat­bots via Sprach­ein­ga­be zu inter­agie­ren – da kön­nen wir dann nicht nur Din­ge fest­hal­ten, son­dern sogar Ana­ly­sen oder Ver­glei­che erstel­len las­sen. Auch hybri­de Mee­tings sind super rea­li­sier­bar: Zwei Per­so­nen machen ein Wal­king Mee­ting und eine Drit­te schal­tet sich über das Tele­fon dazu.

Davon abge­se­hen nut­zen wir für Brain­stor­mings spe­zi­el­le magne­ti­sche Notiz­zet­tel, soge­nann­te Fly­notes, die der Wind drau­ßen nicht weg­we­hen kann. Die hal­ten dann bei jedem Wet­ter an unse­ren fle­xi­blen White­boards, den Fly­frames, die sich wie­der­um per Klett­ver­schluss an jedem Baum oder Pfahl befes­ti­gen und wie­der abzie­hen las­sen. Das sind alles Eigen­ent­wick­lun­gen von uns, die mitt­ler­wei­le von unse­rem Part­ner Inter­stuhl ins Pro­gramm genom­men wor­den sind.

Wie und wo kann ich das Flying Office nutzen?

Aktu­ell las­sen sich zwei Fly­ing Offices bei uns in Ber­lin aus­lei­hen. Unser Büro mit miet­ba­ren Räu­men für krea­ti­ve Team­ar­beit liegt an einem Grün­gür­tel, von dem man in weni­gen Minu­ten an die Spree oder den Land­wehr­ka­nal fah­ren kann. Und direkt vor der Haus­tür haben wir das Engel­be­cken, einen his­to­ri­schen Park mit klei­nem Teich, an dem sich auch tol­le Work­a­ti­ons mit­ten in der Groß­stadt machen las­sen. Für unse­re Umge­bung hal­ten wir spe­zi­el­le Kar­ten bereit, die zei­gen, wo es die schöns­ten Spots zum Mee­ten, Essen und Trin­ken gibt. Auf ein­ge­zeich­ne­ten Lauf­rou­ten kann man dann sogar Wal­king Mee­tings unter­schied­li­cher Dau­er aus­pro­bie­ren, jeweils mit Zwi­schen­stopp an einem klei­nen Café oder einer ande­ren Restau­ra­ti­on. Wir suchen aktu­ell noch nach neu­en Stand­or­ten für das Fly­ing Office jen­seits von Ber­lin. Mit der Deut­schen Tele­kom in Bonn und der Tech­ni­schen Hoch­schu­le in Nürn­berg gibt es zwar mitt­ler­wei­le ins­ge­samt vier/fünf Fly­ing Offices in Deutsch­land, aber wir fän­den es span­nend, wenn mal ein Betrei­ber eines Tagungs­ho­tels bezie­hungs­wei­se Cowor­king Spaces in natur­na­her Lage Lust dar­auf hät­te, sei­nen Gäs­ten ein Fly­ing Office als Erwei­te­rung der Indoor-Mee­ting-Mög­lich­kei­ten anzubieten.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Robert Nehring.