E-Rechnung: Wie KI und innovativer Datenaustausch den Alltag erleichtern

Mit der digi­ta­len Rech­nung geht Deutsch­land einen wich­ti­gen Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung und ent­las­tet Unter­neh­men durch den ver­rin­ger­ten Per­so­nal­auf­wand und sin­ken­de Kos­ten. Autor Chris­ti­an Her­bert gibt einen Aus­blick auf die Zukunft der Unternehmensverwaltung.

Die elek­tro­ni­sche Rech­nung ist bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 für bestimm­te Berei­che Pflicht. Seit­her müs­sen alle Rech­nungs­stel­ler elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an Auf­trag­ge­ber des Bun­des aus­stel­len und übermitteln.

Elektronische Rechnung: Der aktuelle Stand

Ab dem 1. Janu­ar 2025 besteht für alle Unter­neh­men die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nung gemäß dem euro­päi­schen Stan­dard EN 16931. Die bei­den fol­gen­den Daten­stan­dards haben sich etabliert:

• ZUGFeRD ist ein hybri­des Rech­nungs­for­mat, wel­ches sowohl maschi­nell als auch mensch­lich les­ba­re Infor­ma­tio­nen kom­bi­niert und in Deutsch­land weit­ver­brei­tet ist. Es inte­griert ein XML-Daten­mo­dell in ein klas­si­sches PDF-Doku­ment, wodurch die Rech­nung visu­ell und elek­tro­nisch geprüft wer­den kann. Die neu­es­te Ver­si­on ZUGFeRD 2.1 stellt eine Ver­ein­heit­li­chung mit Fac­tur-X dar.
• Fac­tur-X ist ein inter­na­tio­na­ler Stan­dard zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­über­mitt­lung und weist eine ähn­li­che, hybri­de Struk­tur wie ZUGFeRD auf.

Um die elek­tro­ni­sche Rech­nung ver­ar­bei­ten zu kön­nen, benö­ti­gen Unter­neh­men eine ganz­heit­li­che Buch­hal­tungs­soft­ware, wel­che es mög­lich macht, digi­ta­le Rech­nun­gen zu erhal­ten, abzu­spei­chern und selbst aus­zu­stel­len. Moder­ne Soft­ware­lö­sun­gen bie­ten wich­ti­ge Funk­tio­nen wie eine auto­ma­ti­sier­te Rech­nungs­er­fas­sung, elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung und Com­pli­ance-Über­wa­chung. Künst­li­che Intel­li­genz spielt in der Rech­nungs­er­fas­sung und -zuord­nung eine gro­ße Rol­le. Die Ver­wal­tung von Bele­gen kann so auto­ma­ti­siert wer­den, das Per­so­nal hat in ers­ter Linie eine Überwachungsaufgabe.

Trends im elektronischen Datenaustausch (EDI)

Frü­her galt die EDI-Tech­no­lo­gie als Luxus, wel­cher den gro­ßen Kon­zer­nen vor­be­hal­ten war. Mit immer schnel­len vor­an­schrei­ten­den tech­ni­schen Ent­wick­lun­gen ist EDI heu­te für alle Betrie­be erschwing­lich – und vor allem not­wen­dig, um wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben. Durch EDI-Sys­te­me kön­nen gro­ße Daten­men­gen zwi­schen Unter­neh­men unkom­pli­ziert und schnell aus­ge­tauscht werden …

Ein wei­te­rer auf­stre­ben­der Trend ist die Nut­zung der Block­chain-Tech­no­lo­gie, um unver­än­der­li­che und ver­trau­ens­wür­di­ge Auf­zeich­nun­gen von Trans­ak­tio­nen anzu­fer­ti­gen. Laut einer IFO-Stu­die nut­zen bereits jetzt rund sie­ben Pro­zent der Unter­neh­men eine dezen­tra­le Block­chain-Struk­tur, um Daten trans­pa­rent zu verwalten.

Kein Unter­neh­men kommt mit nur einer Soft­ware aus. Um den Daten­aus­tausch zwi­schen ver­schie­de­nen Pro­gram­men zu erleich­tern, nut­zen die meis­ten Betrie­be bereits jetzt APIs (Appli­ca­ti­on Pro­gramming Inter­faces), wel­che eine naht­lo­se Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen den Unter­neh­mens­be­rei­chen ermöglichen.

Überblick über die Vorteile durch technologische Trends

Eine DIHK-Umfra­ge aus 2023 zeigt, dass 76,5 Pro­zent der befrag­ten Unter­neh­men ihren Digi­ta­li­sie­rungs­grad als sehr gut bezeich­nen wür­den. Für die Ver­wen­dung moder­ner Tech­no­lo­gien spre­chen vor­wie­gend die­se Vorteile:

• Effi­zi­enz­stei­ge­rung: Vie­le wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben wie die Sor­tie­rung von Rech­nun­gen kön­nen auto­ma­ti­siert und schnel­ler erle­digt wer­den. Das Per­so­nal hat in ers­ter Linie eine Kontrollaufgabe.
• Kos­ten­re­duk­ti­on: Kos­ten durch büro­kra­ti­schen Auf­wand sowie Per­so­nal­kos­ten wer­den ver­rin­gert, da vie­le Daten elek­tro­nisch erfasst und ver­ar­bei­tet wer­den können.

Aber: Die Digi­ta­li­sie­rung muss Schritt-für-Schritt im Unter­neh­men umge­setzt wer­den. Ein zu schnel­ler Umstieg auf digi­ta­le Sys­te­me führt zu Ver­wir­rung und Unzu­frie­den­heit bei den Mit­ar­bei­tern und kann mit tech­ni­schen Pro­ble­men einhergehen.

Ein Ausblick in die Zukunft

In Zukunft sol­len Stan­dards wie ZUGFeRD und EDI noch effi­zi­en­ter, schnel­ler und viel­sei­ti­ger wer­den. Durch künst­li­che Intel­li­genz ler­nen Pro­gram­me, wor­auf es bei der Erfas­sung und Aus­stel­lung von Doku­men­ten ankommt und sen­ken die Feh­ler­quo­ten. Im inter­na­tio­na­len Bereich ste­hen Unter­neh­men vor der Her­aus­for­de­rung, die unter­schied­li­chen recht­li­chen Anfor­de­run­gen der Län­der zu ver­ei­nen und zu erfül­len – mit Fac­tur-X ist hier bereits ein effi­zi­en­ter Stan­dard geschaffen.

Unter­neh­men, wel­che digi­ta­le Lösun­gen erfolg­reich in ihren All­tag inte­griert haben, pro­fi­tier­ten laut dem Wirt­schafts­prü­fungs­un­ter­neh­men Ernst & Young von rei­bungs­lo­sen Geschäfts­pro­zes­sen und einer umfas­sen­de­ren Auto­ma­ti­sie­rung. Zudem kön­nen hohe Per­so­nal­kos­ten in der Ver­wal­tung ein­ge­spart werden.

Zusam­men­fas­send lässt sich sagen, dass digi­ta­le Stan­dards zur Daten­über­mitt­lung die Zukunft der effi­zi­en­ten Ver­wal­tung in Unter­neh­men dar­stel­len. Sie sind ein effek­ti­ves Mit­tel gegen zuneh­men­den Fach­kräf­te­man­gel und redu­zie­ren den Ver­wal­tungs­auf­wand enorm. Eine kon­stan­te Über­prü­fung der genutz­ten Tech­no­lo­gien ist ent­schei­dend, um von tech­no­lo­gi­schen Trends und Neue­run­gen zu pro­fi­tie­ren und auf dem neu­es­ten Stand zu bleiben.