Zehnmal produktiver: Wie KI bei Tabellenkalkulationen helfen kann

Mühsames Eintippen von Daten und komplexen Formeln: In vielen Büros steht Microsoft Excel sinnbildlich für monotone Aufgaben mit hohem Zeitaufwand. Produktiver wird‘s in Kombination mit KI. Wie ChatGPT Excel-Anwender unterstützen kann, weiß Junus Ergin, Geschäftsführer der Developer Akademie.

ChatGPT kann nicht nur Texte erstellen, sondern auch Tabellen. Abbildung: Rawpixel, Freepik

Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich zeitaufwendige Aufgaben in dem weitverbreiteten Tabellenkalkulationsprogramm etwa zehnmal so schnell erledigen wie ohne. Beispielsweise kann ChatGPT in Sekundenschnelle sowohl komplexe Formeln als auch Listen mit Testdaten generieren – sofern der Prompt stimmt, also die Anweisung an das KI-Tool in Textform.

Höhere Effizienz

Ein Vorteil von ChatGPT: Es spricht dieselbe Sprache wie die Menschen, die es nutzen. Mit nur einem Prompt greift die KI auf unzählige Quellen zu, um eine optimale Antwort zu finden. Das hilft auch bei der Arbeit mit Excel – hier vier Anwendungsfälle:

#1 Testdaten

Testläufe mit neu erstellten Tabellen brauchen ausreichend Daten, um die Funktionalität der Formeln zu überprüfen. Aus Datenschutzgründen dürfen keine realen Kundendaten genutzt werden. ChatGPT löst dieses Dilemma: Werden Testdaten angefordert, gibt die KI beliebig viele Ergebnisse aus – in einem Format, das sofort in Excel eingefügt werden kann.

#2 Komplexe Formeln

Selbst bei der SVERWEIS-Funktion, die Daten aus einer anderen Tabelle abfragt, ist ChatGPT eine Hilfe. Die KI kann dazu aufgefordert werden, eine Funktion zu generieren, die Preise aus einer Tabelle in eine andere überträgt. Hierbei gleicht die Funktion die Artikelnamen in der ersten Tabelle mit denen in der Preis-Tabelle ab und fügt den dazugehörigen Preis aus der nächsten Spalte in das jeweilige Feld ein.

#3 VBA und Makros

Genau wie Funktionen innerhalb von Excel kann ChatGPT benutzerdefinierte Makros erstellen, die verschiedene Microsoft-Office-Anwendungen verbinden. Dies ermöglicht es unter anderem, Tabellendaten automatisch in E-Mail-Vorlagen einzufügen oder den Sendungsstatus in Excel zu aktualisieren. Dafür muss von der KI nur ein Benutzerskript in Visual Basic for Applications (VBA) angefordert werden.

#4 Schritt-für-Schritt-Anleitung

Oft müssen Tabellendaten in exakt dem richtigen Format und der korrekten Anordnung vorliegen, um sie beispielsweise in CSVDateien zu konvertieren. Dabei kann ChatGPT nicht direkt helfen, aber sehr wohl aus den online verfügbaren Informationen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Nutzer generieren.

Resultate Kontrollieren

ChatGPT kann also im gesamten Arbeitsprozess mit Excel äußerst hilfreich sein. Dennoch sind die Ergebnisse nicht immer fehlerfrei. Nutzer sollten also selbst genug Excel- und Programmierkenntnisse besitzen, um potenzielle Probleme mit dem Code aufzuspüren. Ebenso will die Arbeit mit ChatGPT gelernt sein. Nur wer einwandfreie Prompts schreibt, kann auch perfekte Ergebnisse erwarten.