Welcher Drucker ist der richtige fürs Office? Ein wichtiger Anhaltspunkt ist hier das Nutzungsverhalten. Denn in der Buchhaltung, im Verkauf und im Marketing wird oft mehr gedruckt als in der IT-Abteilung. Diese zehn Tipps sollen bei der Anschaffung helfen. Von Christian Marx.
Ein Drucker sollte zum Arbeitsplatz und den Aufgaben passen. Abbildung: Evelyn Geissler, Unsplash
#1 Laser oder Tinte
Tintendrucker haben beim Kaufpreis die Nase vorn. Laserdrucker sind dafür etwas schneller im Druck und auch für höhere Druckvolumina geeignet. Weiterer Vorteil: Laser haben geringere Druckkosten pro Seite. Doch der Austausch von Verschleißteilen (Fototrommel, Transfereinheit) erhöht die Wartungskosten. Das entfällt bei Tintenstrahlern, hier sind nur die Patronen zu wechseln.
#2 Printer oder MFP
Als Basisgerät zum Ausdrucken von Dokumenten reicht ein Modell ohne Sonderfunktionen. Die bessere Wahl für Büros sind aber Multifunktionsgeräte (MFPs): Sie drucken, kopieren, scannen und – wenn unbedingt erforderlich – faxen. Manche Geräte verfügen über Zusatzfunktionen wie Broschürendruck, Falzen, Heften, Lochen etc.
#3 Farbe oder Schwarz-weiss
Egal, ob Tinte oder Laser: Mit den entsprechenden Patronen oder Kartuschen drucken die Geräte beides. Die Kosten für den farbigen Druck sind in der Regel höher. Geschäftliche Schriftverkehr lässt sich aber meist in Schwarz-Weiß abbilden. Unser Spartipp: SW-Druck als Standard speichern, Farbdruck optional nutzen.
#4 Papierkapazität
Um ein häufiges Nachfüllen der Papierfächer zu vermeiden, sollte das Fassungsvermögen hoch genug sein. Als Richtwert für Unternehmen gilt: mindestens 250 Blatt Papier pro Fach. Vieldrucker erhöhen die Kapazität durch Erweiterung der Papierzufuhrfächer. Damit steigt natürlich der Platzbedarf und aus einem Tischdrucker wird schnell ein Standdrucker.
#5 Geschwindigkeit
Wer viel druckt, sollte die Wartezeiten kurzhalten. Eine Druckgeschwindigkeit von mindestens 20 Seiten pro Minute ist empfehlenswert. Das beugt auch einem Mitarbeiterstau am Gerät vor.
#6 Lautstärke
Drucker arbeiten nicht geräuschlos. Daher sollten nur Geräte angeschafft werden, die die Akustik-Normen ISO 7779 und ISO 9296 erfüllen. Aktuelle Modelle verfügen oft über einen Leise-Druck- oder Nacht-Modus. Daher: aktivieren und den Ohren etwas Gutes tun.
#7 Konnektivität
Office-Printer sollten über WLAN oder einen Ethernet-Anschluss verfügen. Das macht den Aufstellungsort flexibler. Zudem ist in Zeiten der Digitalisierung eine schnelle Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) gefragt. Das verbessert den Workflow.
#8 Kosten
Zum Drucken gehört Verbrauchsmaterial, eventuell auch ein Wartungsvertrag. Diese langfristigen Zusatzkosten sollten bei der Auswahl des Druckers beachtet werden. Unser Tipp: Duplexdruck als Standard einstellen. Doppelseitiges Drucken spart Papier und kommt der Umwelt zugute.
#9 Leasen, mieten, kaufen
Wer sich für ein Miet- oder Leasingmodell entscheidet, schont bei großen und teuren Drucksystemen seine Liquidität. Eventuell ist dann sogar ein Servicevertrag inklusive. Für kleinere Geräte, die selbst gewartet werden können, ist die Kaufoption ratsam.
#10 Sicherheit
Die Anbindung moderner Bürodrucker, zum Beispiel an DMS oder Cloud-Printing, erfordert eine spezielle Sicherheitsstrategie. Wichtige Aspekte sind dabei die Zugriffs- und Netzwerksicherheit sowie die Sicherheit von Massenspeichern.
