Tipps für die Rückkehr der Mitarbeitenden ins Büro

Nach fast drei Jahren des von der Pandemie geprägten Arbeitens, meist im Homeoffice, kommt die Sehnsucht nach dem Arbeitsplatz im Büro langsam wieder zurück. Ist aber nicht übermäßig groß. Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird, hat daher fünf Tipps, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden zur Rückkehr motivieren können.

Back to the office: Kollaboration im Corporate Office stärkt das Teamgefühl. Abbildung: deskbird, Envato

Einer im August 2022 durchgeführten Studie von FlexJobs zufolge wünschen sich nur drei Prozent der befragten Beschäftigten eine vollständige Rückkehr ins Büro. Für Unternehmen ist es jedoch oft schwierig einzuschätzen, ob und wann ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro kommen. Häufig werden unnötig große Büroflächen gemietet, was hohe Strom- und Heizkosten zur Folge hat. Wie sorgen Unternehmen nun dafür, dass sich die Belegschaft im Corporate Office wohlfühlt und gleichzeitig dort produktiv sein kann? Mit diesen fünf Tipps gelingt’s.

#1 Workplace-Management-Tools nutzen

Bieten Unternehmen Hybridarbeit an, sind die Mitarbeitenden erwiesenermaßen bis zu 40 Prozent produktiver und 20 Prozent zufriedener. Für eine optimale Koordination sind Workplace-Management-Tools wie von deskbird hilfreich. Damit geben Mitarbeitende schnell und einfach an, wann sie im Büro arbeiten wollen – indem sie einen Arbeitsplatz buchen. Kollegen sehen die Buchungen in Echtzeit und können projektbezogen gemeinsame Office-Tage planen.

#2 Mit optimierter Büronutzung Kosten einsparen

Solche Tools helfen nicht nur dabei, die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern, sondern auch Kosten im Unternehmen zu senken. Aus den Buchungsdaten können Führungskräfte schließen, welche Büroflächen Mitarbeitende wann nutzen. Auf Basis dieser automatisierten Analysen können sie dann planen, wo sie Flächen und damit Ressourcen reduzieren können und so bis zu 30 Prozent ihrer Kosten einsparen.

Koordinierte Hybridarbeit ist ein Gamechanger, der das Büro zu einem Ort der Kollaboration macht. Abbildung: deskbird, Envato

#3 Desk-Sharing einführen

Desk-Sharing bedeutet, dass es keine fixen Büroplätze gibt und sich Mitarbeitende jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz aussuchen. Ohne richtige Planung kann dies schnell in Chaos enden, doch mit einer einfachen und effektiven Arbeitsplatzmanagement-App beschränkt sich der Aufwand auf zwei Klicks pro Tag. Außerdem bietet Desk-Sharing eine Reihe von Vorteilen für das gesamte Unternehmen. Wenn nicht jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch hat, kommt es häufiger vor, dass man neben neuen Leuten sitzt, mit denen man sonst weniger Kontakt hat. Das macht den Arbeitsalltag abwechslungsreich und sowohl Informationsfluss als auch Zusammenarbeit werden aufgrund der ständig wechselnden Sitznachbarn verbessert – ein großes Plus für das Büro.

#4 Passende Tools für Hybrid Work einführen

Um die Attraktivität des Büros weiter zu steigern, eignen sich neben Workplace-Management-Apps verschiedene Tools für Kommunikation, Meetings oder auch das Projektmanagement. Damit können Mitarbeitende synchron oder asynchron kommunizieren, hybride Meetings abhalten und haben über einen Cloud-Speicher jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen. Das erleichtert die Kollaboration und Mitarbeitende können sich bei hohem Work-Load gegenseitig entlasten. Auf diese Weise erleichtern die Tools auch die Rückkehr ins Büro, da langwierige Abstimmungsprozesse in persona entfallen und vor Ort mehr Zeit für die eigentliche produktive Zusammenarbeit und den kreativen Austausch bleibt.

#5 Den richtigen Führungsstil finden

Auch wenn der Einsatz verschiedener Tools auf die Attraktivität des Büros einzahlt, sollten Führungskräfte Soft Skills nicht aus den Augen verlieren. Besonders in Unternehmen mit hybridem Arbeitsmodell müssen Manager den passenden Führungsstil finden. Für viele Führungskräfte kann es schwierig sein, wenn sie ihre Mitarbeitenden nicht mehr jeden Tag im Büro sehen. Um Mikromanagement und damit Stress, Demotivation oder auch Kündigungen der Mitarbeitenden zu vermeiden, eignet sich ein personenzentrierter Führungsstil besonders. Im „War for Talents“ ist das essenziell.

Mitarbeiterzufriedenheit als Schlüssel zum Erfolg

Wenn Führungskräfte und Mitarbeitende wissen, wer wann im Büro ist, erhöht das sowohl die Zufriedenheit der Belegschaft als auch die Planungssicherheit und Effizienz von Unternehmen. Koordinierte Hybridarbeit ist dabei ein Gamechanger, der die zunächst zwangsweise verlassenen Büros wieder zu „geliebten Büros“ macht. Zu einem Ort der Zusammenarbeit. Um die Rückkehr so angenehm wie möglich zu gestalten, lohnt sich der Einsatz verschiedener Tools und Methoden, die koordinierte Hybridarbeit erleichtern. Gepaart mit einem personenzentrierten Managementstil, gehen Unternehmen damit wichtige Schritte in Richtung „Future of Work“.