Die eSignatur: Der Turbo für Ihre digitalen Workflows

Die Ver­gan­gen­heit war von Stift und Papier, zeit­lich auf­wen­di­gen Brief­wech­seln, lokal gebun­de­nen Pro­zes­sen und res­sour­cen­ver­geu­den­den Druck­vor­gän­gen geprägt. Doch unse­re Arbeits­wei­sen haben sich ver­än­dert, weiß Whit­ney Bouck von Hel­lo­Sign. Heu­te kön­nen wir papier­los, digi­ta­ler, schnel­ler und nach­hal­ti­ger arbeiten!

Wo papier­ge­bun­de­nes Pro­ze­de­re sei­nen Opfern tage- oder gar wochen­lang zur Last fällt, ist der­sel­be Vor­gang digi­tal, mit­hil­fe einer elek­tro­ni­schen Signa­tur, mit nur weni­gen Klicks zu erle­di­gen. Bin­nen Minu­ten kön­nen Unter­schrift, Kopie und Abla­ge erfol­gen. Genau aus dem Grund haben sich im ver­gan­ge­nen Jahr mehr und mehr Unter­neh­men ent­schie­den, auf eSi­gna­tur-Lösun­gen umzusteigen.

Wahrgewordene Vision

Mit der welt­wei­ten Ver­füg­bar­keit von Hel­lo­Sign in 21 Spra­chen wird das The­ma der elek­tro­ni­schen Signa­tur für Unter­neh­men auf der gan­zen Welt leicht zugäng­lich. Unter­neh­men, die ihre Unter­schrif­ten- und Frei­ga­be­pro­zes­se nicht digi­ta­li­sie­ren, wer­den zurückbleiben.

Bis 2020 war die kon­takt­lo­se elek­tro­ni­sche Signa­tur nicht viel mehr als ein net­tes Tool, um vor allem inter­na­tio­nal schnell zu rechts­ver­bind­li­chen Abschlüs­sen zu gelan­gen, doch nach dem Früh­jahr 2020 wur­de sie zu einem der geschäfts­kri­ti­schen Tools. Allei­ne wäh­rend der Mona­te März und April 2020 stie­gen die eSi­gna­tu­re-Anfra­gen über Hel­lo­Sign, einem Unter­neh­men von Drop­box, im Ver­gleich zu den bei­den Vor­mo­na­ten um das Drei­fa­che an. Ent­schei­der wuss­ten die Mög­lich­kei­ten eines sol­chen Werk­zeu­ges für rei­bungs­lo­se Arbeits­ab­läu­fe nun voll­um­fäng­lich zu schätzen.

Von Arbeitsvertrag bis Zertifizierung

In jedem Unter­neh­men müs­sen täg­lich eine Viel­zahl an Doku­men­ten unter­schrie­ben wer­den: Ver­kaufs­ver­trä­ge, Ange­bo­te, Arbeits­nach­wei­se, Ver­trau­lich­keits­ver­ein­ba­run­gen, Com­pli­ance-Doku­men­te, Finanz­do­ku­men­te und vie­les mehr. Hel­lo­Sign wur­de ent­wi­ckelt, um den gesam­ten Pro­zess ein­fach, schnell und rechts­si­cher zu gestal­ten. Für jeman­den, der zögert, auf digi­tal umzu­stei­gen, soll­te die ers­te Fra­ge „War­um?“ lau­ten. Wenn es um die Angst geht, dass digi­ta­les Signie­ren viel­leicht nicht so sicher ist wie eine Unter­schrift auf Papier, las­sen sich die­se Vor­be­hal­te leicht aus dem Weg räu­men. Denn Papier kann schnell ver­lo­ren gehen, wird auf dem vol­len Schreib­tisch ver­ges­sen oder wan­dert nur lang­sam von Per­son zu Person.

Die elek­tro­ni­sche Unter­schrift über­win­det die­se Hin­der­nis­se und bie­tet ein recht­lich ver­tret­ba­re­res Ergeb­nis, da jede Ansicht, jede Unter­schrift und jedes Datum auf detail­lier­te Wei­se in einem Prüf­pfad ver­folgt wird. Hel­lo­Sign bie­tet mit der qua­li­fi­zier­ten eSi­gna­tur (QES) den höchs­ten Stan­dard rechts­ver­bind­li­cher elek­tro­ni­scher Signa­tu­ren. Im Gegen­satz dazu sieht der Fax­ver­kehr alt aus: Sobald eine eigen­hän­di­ge Unter­schrift erfor­der­lich ist, rei­chen Über­mitt­lun­gen per Fax – selbst mit ein­ge­scann­ter Unter­schrift – nicht aus. Faxe sind weder rechts­si­cher noch tra­gen sie zu einer nach­hal­ti­ge­ren, papier­lo­sen Zukunft bei. Die eSi­gna­tu­ren schaf­fen hin­ge­gen Rechts­si­cher­heit und geben jeder­zeit mit­tels Zeit­stem­pel trans­pa­rent Aus­kunft über die Ver­än­de­rungs­his­to­rie. So haben Ver­trags­part­ner immer umfas­sen­den Ein­blick in die Vor­gän­ge, den Papier gar nicht leis­ten kann.

Erfolgversprechende Vorteile

Doch damit nicht genug. Gegen­über müh­sa­men Papier­pro­zes­sen bie­ten eSi­gna­tu­ren neben der kli­ma­freund­li­chen und rechts­si­che­ren Unter­schrift vie­le wei­te­re Vorteile:

• Orts­un­ge­bun­den­heit: Egal ob Home­of­fice, Stadt oder Land, Geschäfts­rei­sen oder ver­schie­de­ne Unter­neh­mens­stand­or­te, Hel­lo­Sign schafft eine orts­un­ab­hän­gi­ge, rechts­gül­ti­ge und siche­re Mög­lich­keit für zügi­ge Ver­trags­ab­schlüs­se, ganz ohne Post- oder Anreiseweg.
• Ver­ein­fa­chung und Beschleu­ni­gung beim Ein­stel­lungs­pro­zess von neu­em Per­so­nal: Hel­lo­Sign ver­spricht einen drei­mal schnel­le­ren, ein­fa­che­ren Weg beim Onboar­ding von Mitarbeitenden.
• Ein­fa­che Inte­gra­ti­on: Die dazu­ge­hö­ri­ge API (Appli­ca­ti­on Pro­gramming Inter­face) erlaubt es, Hel­lo­Sign voll­stän­dig in die Anwen­dun­gen, Web­sites und Arbeits­ab­läu­fe des eige­nen Unter­neh­mens – sogar unter dem eige­nen Bran­ding und Mar­ken-CI – einzubetten.
• Hohe Geschwin­dig­keit: Durch die orts­un­ab­hän­gi­ge Lösung Hel­lo­Sign wer­den Geschäfts­ab­schlüs­se in Stun­den statt Tagen möglich.
• Unter­stüt­zung bei der Umset­zung: Mit dem Web­cast in Zusam­men­ar­beit mit Com­pu­ter­wo­che fällt der Umstieg noch leichter.

Exporo baut auf HelloSign

Ein gutes Bei­spiel gibt das 2014 in Ham­burg gegrün­de­te Expo­ro, Deutsch­lands füh­ren­der Anbie­ter für digi­ta­le Immo­bi­li­en­in­vest­ments, das der­zeit rund 200 Mit­ar­bei­ten­de beschäf­tigt. Expo­ro stand anfangs vor der Her­aus­for­de­rung, alle inter­nen und exter­nen Stake­hol­der auf einer Platt­form zu ver­net­zen. Ein smar­ter Arbeits­platz war gefragt, der alle Daten, Doku­men­te, Tools und Teams an einem Ort zusam­men­führt, um die Zusam­men­ar­beit so ein­fach, aber effek­tiv und schnell wie mög­lich zu gestal­ten. Erfolg und Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit, die Mög­lich­keit zum ver­teil­ten Arbei­ten, fle­xi­ble Arbeits­mo­del­le und -zei­ten waren Grund­la­ge aller Über­le­gun­gen. Intern bei­spiels­wei­se bei Onboar­ding-Pro­zes­sen oder extern – im Daten­aus­tausch mit Kun­den und exter­nen Mit­ar­bei­tern – waren kur­ze Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge Gebot. Zeit­auf­wen­di­ges und kost­spie­li­ges Ver­sen­den Tau­sen­der von Papier­do­ku­men­ten (kurz­um, so vie­le papier­ba­sier­te Work­flows wie über­haupt mög­lich) soll­ten der Ver­gan­gen­heit angehören.

Die zu Drop­box gehö­ren­de eSi­gna­tur-Lösung Hel­lo­Sign sorgt heu­te für eine unkom­pli­zier­te und schnel­le Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen, die im Immo­bi­li­en-Geschäft unab­ding­bar sind. In weni­ger als vier Stun­den kön­nen bei­spiels­wei­se über 2.500 unter­schrifts­ge­bun­de­ne Doku­men­te aus dem Kun­den­ma­nage­ment direkt über die Sales­force-Inte­gra­ti­on ver­sen­det wer­den. Statt Unmen­gen an Unter­schrifts­map­pen mit Ver­ein­ba­run­gen und Ver­trä­gen auf den Schreib­ti­schen zu sta­peln, wer­den unter­schrifts­be­zo­ge­ne Arbeits­pro­zes­se bei Expo­ro dank Hel­lo­Sign ein­fach, sicher und schnel­ler digi­tal umgesetzt.

Ich bin über­zeugt, wer ein­mal die elek­tro­ni­sche Signa­tur ken­nen­ler­nen durf­te, kehrt nie wie­der auf den qual­vol­len Weg des Aus­dru­ckens, Unter­schrei­bens, und Ein­scan­nens zurück. Die ent­spre­chen­den eSi­gna­tu­ren-Tools sind benut­zer­freund­lich, auf­wand­los zu imple­men­tie­ren und hel­fen mit wei­te­ren Bene­fits wie der Mög­lich­keit zur Erstel­lung von Tem­pla­tes dabei, Unter­schrifts­pro­zes­se noch effi­zi­en­ter zu gestal­ten. API-Schnitt­stel­len ermög­li­chen die Inte­gra­ti­on in bestehen­de Tools wie Sales­force. Umfas­sen­de White-Label-Optio­nen ermög­li­chen es, das Tool naht­los in die eige­ne Cor­po­ra­te Iden­ti­ty zu inte­grie­ren, was auch bei den letz­ten skep­ti­schen Per­so­nen Ver­trau­en schafft.

Abbil­dung Dropbox Whit­ney Bouck, Chief Ope­ra­ting Offi­cer (COO), HelloSign. hellosign.com