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Für Homeoffice und Büro: Tools für Teamarbeit

In die­sem Jahr arbei­ten mehr Men­schen im Home­of­fice als je zuvor. Damit die Zusam­men­ar­beit wei­ter­hin rei­bungs­los klappt, set­zen vie­le Unter­neh­men auf Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools. Sogar bei der Bud­get­pla­nung kön­nen Micro­soft Teams & Co. hilf­reich sein.

Digitale Kollaborationstools erleichtern die Zusammenarbeit und verbessern die Kommunikation. Abbildung: Karolina Grabowska, Pexels

Digi­ta­le Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools erleich­tern die Zusam­men­ar­beit und ver­bes­sern die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Abbil­dung: Karo­li­na Gra­bow­s­ka, Pexels

Herbst und Win­ter sind nicht nur wet­ter­be­dingt unge­müt­lich, auch beruf­lich ste­hen unlieb­sa­me Auf­ga­ben auf der To-do-Lis­te. Zum Bei­spiel die Bud­get­pla­nung: Ein kom­ple­xer Pro­zess, der eine gut koor­di­nier­te Zusam­men­ar­beit zwi­schen Con­trol­ling und den Fach­ab­tei­lun­gen erfor­dert. Doch gibt es wirk­lich kei­ne bes­se­re Lösung, als unzäh­li­ge E-Mails hin- und her­zu­schi­cken? Nur um spä­ter fest­zu­stel­len, dass die bear­bei­te­ten Datei­en schon ver­al­tet waren?

Effizienter dank Kollaborationstools

Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools kön­nen die­se inef­fi­zi­en­ten Pro­zes­se opti­mie­ren. Mit Micro­soft Teams ist es zum Bei­spiel mög­lich, Doku­men­te gemein­sam und gleich­zei­tig zu bear­bei­ten. Das funk­tio­niert zusam­men mit Kol­le­gen, aber auch mit Exter­nen wie Free­lan­cern oder Dienst­leis­tern. So kön­nen selbst Unter­neh­men, die ihr Bud­get klas­sisch mit Excel pla­nen, die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern. Ob Bud­get­pla­nung oder all­täg­li­che Pro­jekt­ar­beit: In Grup­pen- oder Ein­zel­chats tau­schen sich Mit­ar­bei­ter ein­fach und schnell aus – auch im Homeoffice.

Beliebt sind auch Audio- und Video­kon­fe­ren­zen, zu denen eben­falls Exter­ne ein­ge­la­den wer­den kön­nen. Die­se kön­nen teil­neh­men, ohne dass sie das Tool selbst instal­lie­ren müs­sen. Prak­tisch: In Micro­soft Teams las­sen sich Bespre­chun­gen auf­zeich­nen und sogar Live-Unter­ti­tel ein­blen­den. Mit Funk­tio­nen wie Micro­soft White­board wer­den die Video­mee­tings noch effi­zi­en­ter. Auf einer digi­ta­len Lein­wand kön­nen so etwa in Brain­stor­ming-Grup­pen Ideen sam­meln oder Abläu­fe skiz­ziert werden.

Test: Microsoft Teams bestes Tool für Videotelefonie

In einem Test der Stif­tung Waren­test liegt Teams beim The­ma Video­kon­fe­ren­zen vorn. Die Lösung liegt knapp vor Sky­pe und punk­tet bei opti­ma­ler Ver­bin­dung mit sehr guten Ergeb­nis­sen in Bild und Ton. Zudem gelingt Teams die Unter­drü­ckung von Neben­ge­räu­schen sehr gut. Im Bereich Ton erreicht das Tool selbst bei schwa­cher Inter­net­ver­bin­dung noch ein gutes Ergebnis.

Aus öko­lo­gi­schen Gesichts­punk­ten sind Video­kon­fe­ren­zen ohne­hin unver­zicht­bar gewor­den. Unter­neh­men kön­nen dank der Tech­no­lo­gie auf zahl­rei­che Geschäfts­rei­sen ver­zich­ten und die Umwelt scho­nen. Neben­bei pro­fi­tie­ren sie von teils enor­men Ein­spa­run­gen. Deut­sche Kon­zer­ne wie die Deut­sche Tele­kom oder Zalan­do haben bereits ange­kün­digt, dass Dienst­rei­sen auch nach dem Ende der Coro­na-Pan­de­mie nicht mehr so statt­fin­den wer­den wie zuvor. Laut einer aktu­el­len Stu­die im Auf­trag des Digi­tal­ver­bands Bit­kom kann die Arbeit im Home­of­fice mess­bar zum Kli­ma­schutz bei­tra­gen. Dem­nach haben 2019 nur zwölf Pro­zent der Berufs­tä­ti­gen in Deutsch­land im Schnitt zwei Tage pro Woche im Home­of­fice gear­bei­tet. Die­ser Wert errei­che im Jahr 2030 bei einer mode­ra­ten Ent­wick­lung 48 Pro­zent – und 55 Pro­zent bei einer beschleu­nig­ten Digi­ta­li­sie­rung. Laut Bit­kom fal­len auch der Ersatz von Dienst­rei­sen durch Video­kon­fe­ren­zen sowie klei­ne­re Büro­flä­chen ins Gewicht. So könn­ten bis 2030 zwi­schen zehn und zwölf Mega­ton­nen CO2 ein­ge­spart werden.

Collaboration-Tools: Stark steigende Nutzerzahlen

Die Nut­zer­zah­len von Micro­soft Teams schnell­ten zuletzt in die Höhe. Im Okto­ber 2020 nutz­ten das Tool laut Micro­soft bereits 115 Mil­lio­nen User täg­lich. Sechs Mona­te zuvor waren es noch rund 75 Mil­lio­nen. Teams ist im Kom­plett­pa­ket Micro­soft 365 bereits inte­griert – und steht zahl­rei­chen Unter­neh­men prak­tisch auto­ma­tisch zur Ver­fü­gung. Die Ver­brei­tung geht auch des­halb so zügig von­stat­ten, weil sich das Tool ein­fach bedie­nen lässt.

Dar­über hin­aus lässt sich Micro­soft Teams mit zahl­rei­chen Apps erwei­tern. Der Out­look-Kalen­der ist stan­dard­mä­ßig inte­griert. Aber auch Apps für das Pro­jekt­ma­nage­ment – zum Bei­spiel die Orga­ni­sa­ti­ons-Tools Trel­lo, Micro­soft Plan­ner, Asa­na oder Wri­ke – las­sen sich ein­fach hin­zu­fü­gen. Anwen­der müs­sen die Anwen­dung nur noch sel­ten ver­las­sen, weil sie vie­le Apps an einem Ort ver­ei­nen kön­nen. Nütz­lich sind zudem Umfra­ge­tools wie Pol­ly oder Micro­soft Forms. In den Teams-Kanä­len las­sen sich so inner­halb weni­ger Minu­ten Umfra­gen erstel­len und auto­ma­tisch aus­wer­ten. Und natür­lich feh­len hier kei­ne Pro­gram­me, die eben­falls aus dem Hau­se Micro­soft stam­men. Auf One­Dri­ve for Busi­ness oder Share­Point Online grei­fen Anwen­der somit direkt über Micro­soft Teams zu.

App für die Budgetplanung in Teams

An Apps für spe­zi­el­le Auf­ga­ben man­gelt es eben­falls nicht. Für die Bud­get­pla­nung kön­nen Unter­neh­men etwa Micro­soft Dyna­mics 365 in Teams inte­grie­ren, um dort direkt auf wich­ti­ge Daten zuzu­grei­fen. Die­se las­sen sich von allen berech­tig­ten Mit­ar­bei­tern bear­bei­ten. Mit Micro­soft Dyna­mics 365 Finan­ce kön­nen Unter­neh­men zum Bei­spiel Bud­get­plä­ne erstel­len und die­se für ver­schie­de­ne Sze­na­ri­en ana­ly­sie­ren und aktua­li­sie­ren. Die Bud­get­plä­ne las­sen sich auto­ma­tisch zusam­men mit Arbeits­blät­tern, Begrün­dungs­do­ku­men­ten zur Prü­fung und Geneh­mi­gung weiterleiten.

Um die pas­sen­den Lösun­gen von Micro­soft zu fin­den, kön­nen Unter­neh­men die Hil­fe der Tele­kom in Anspruch neh­men. Der Bon­ner Kon­zern bie­tet zum Bei­spiel einen Ein­rich­tungs­ser­vice für Micro­soft 365. Dar­über hin­aus sind auch Migra­ti­ons­ser­vices sowie Sup­port im lau­fen­den Betrieb erhältlich.

 

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