Korrespondenz: Entrümpeln Sie Ihre Korrespondenz

Die Schreib­trai­ne­rin Astrid Rust ver­rät an die­ser Stel­le Knif­fe zu Recht­schrei­bung und Kor­re­spon­denz. Der vier­zehn­te Teil der Serie zeigt, wie Sie Ihre Kor­re­spon­denz ent­rüm­peln und die Les­bar­keit erhöhen.

Sie schrei­ben Ihre Brie­fe jetzt Sie-ori­en­tiert und mit der AKTIV-For­mel? Sie spre­chen Ihre Emp­fän­ger direkt an – doch Hand aufs Herz: Sind die­se Sät­ze schon von allen Las­ten befreit oder könn­ten Sie noch mehr strei­chen, um sie noch kna­cki­ger zu for­mu­lie­ren? Ohne über­flüs­si­ge Aus­drü­cke wird Ihr Text kür­zer, prä­gnan­ter und damit lese­freund­li­cher. Ver­su­chen Sie, Ihre Tex­te so weit wie mög­lich zu ent­flos­keln. Als wich­tigs­te Regel müs­sen Sie sich mer­ken (viel­leicht nicht nur für Ihre Korrespondenz?).

Adjektive

Es gibt vie­le Din­ge, die wir mit Eigen­schafts­wör­tern ver­se­hen, die aber oft über­flüs­sig sind und im Haupt­wort schon drin­ste­cken. Das gilt nicht nur für hohe Wol­ken­krat­zer oder lee­re Wort­hül­sen: Wenn ich mich auf ein (geführ­tes) Tele­fon­ge­spräch bezie­he, hat es schon statt­ge­fun­den. Das Glei­che gilt für (statt­ge­fun­de­ne) Ver­an­stal­tun­gen und (geleis­te­te) Arbeit. Ein (unter­lau­fe­ner) Irr­tum ist immer erst ein­mal unter­lau­fen, schrift­li­che Kor­re­spon­denz gibt es nicht anders …

Manch­mal schiebt man gan­ze Halb­sät­ze zwi­schen Arti­kel und Sub­stan­tiv, um mög­lichst kurz Eigen­schaf­ten zuzu­wei­sen. Die­se For­mu­lie­run­gen sind nicht nur umständ­lich und schwer ver­ständ­lich, son­dern meis­tens überflüssig:

• Die uns von Ihnen am 12.02.2018 über­sand­ten Unterlagen ...

Das Datum soll­te oben im Betreff ste­hen. Dass der Emp­fän­ger sie uns geschickt hat, ist logisch und daher über­flüs­sig. Es blei­ben also die Unter­la­gen übrig. Wenn ich dar­aus Ihre Unter­la­gen mache, habe ich wie­der einen per­sön­li­chen Bezug, der mei­nen Emp­fän­ger direkt anspricht. Falls die­se Ein­schü­be wirk­lich ein­mal wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen haben, ist es immer bes­ser, mit einem zusätz­li­chen Neben­satz zu arbeiten:

Statt Die auf dem Foto im Vor­der­grund ste­hen­de Frau … schrei­ben Sie bes­ser: Die Frau, die auf dem Foto im Vor­der­grund steht, …

Synonyme

Sie wol­len einer Kun­din unter­schied­li­che Optio­nen zei­gen und bie­ten ihr Alter­na­tiv­mög­lich­kei­ten an? Das klingt nach gro­ßer Aus­wahl, ist aber streng genom­men dop­pelt gemop­pel­ter Unsinn: Sie hat ent­we­der Alter­na­ti­ven oder Mög­lich­kei­ten.

Zusammensetzungen

War­um macht man aus einer ein­fa­chen Fra­ge eine Fra­ge­stel­lung? Ist eine Rück­fra­ge nicht eine (wei­te­re) Fra­ge? Dann schrei­ben Sie auch: Bei wei­te­ren Fra­gen sind wir ger­ne für Sie da. Ist eine Zah­lungs­leis­tung mehr als eine ein­fa­che Zah­lung? Ist eine Auf­ga­ben­stel­lung her­aus­for­dern­der als eine ein­fa­che Auf­ga­be? Schrei­ben Sie einfach!

Übergenaue Vorsilben

Auch ein­fa­che Ver­ben kön­nen wir mit Vor­sil­ben auf­blä­hen, doch ist das wirk­lich notwendig?

• einen Saal anmieten
• eine Fra­ge abklären

Über­le­gen Sie, ob Vor­sil­ben wirk­lich immer not­wen­dig sind. Sie wol­len jeman­dem etwas zukom­men las­sen: über­sen­den Sie Unter­la­gen oder sen­den Sie dem Emp­fän­ger zu? Oder sen­den Sie sie ganz ein­fach – ohne zu und über?

• Wie bespro­chen sen­de ich Ihnen die Unterlagen.

Vorreiter

Vor­rei­ter sind Sät­ze, die ihrem Inhalt vor­an­rei­ten, ohne selbst aber zu viel Aus­sa­ge zu haben. Dazu gehören:

• Wir tei­len Ihnen mit, dass sich unse­re Prei­se geän­dert haben.
• Wir machen Sie dar­auf auf­merk­sam, dass unser Ver­trag ver­trau­lich zu behan­deln ist.
• Wir bit­ten Sie, den Ver­trag ver­trau­lich zu behandeln.

Die­se Vor­rei­ter wider­spre­chen einer unaus­ge­spro­che­nen Regel:

Haupt­sät­ze ste­hen im Haupt­satz, Neben­sät­ze ste­hen im Nebensatz.

Bei unse­ren Bei­spiel­sät­zen ist es genau das Gegen­teil der Fall: Das, was wir mit­tei­len, wor­auf wir auf­merk­sam machen, wor­auf wir ver­wei­sen – das ist wich­tig. Das, um was es eigent­lich geht, ist Neben­sa­che. Die­se Vor­rei­ter kön­nen Sie nor­ma­ler­wei­se ersatz­los strei­chen. Sagen Sie ein­fach, was (Haupt-)Sache ist oder schrei­ben Sie Ihrem Emp­fän­ger direkt, was er (bit­te) tun soll:

• Unse­re Prei­se haben sich geändert.
• Bit­te behan­deln Sie unse­ren Ver­trag vertraulich.
• Bit­te behan­deln Sie unse­ren Ver­trag vertraulich.
• Der ein­zi­ge sinn­vol­le Vor­rei­ter ist
• Bit­te beach­ten Sie, dass …

Die­ser Vor­rei­ter zeigt dem Emp­fän­ger, dass er auf etwas auf­pas­sen muss und – dass er die Ver­ant­wor­tung dafür trägt.

Füllwörter

Füll­wör­ter klin­gen nach Füll­ma­te­ri­al. Sie sagen nicht aus, son­dern pols­tern nur die Wör­ter ab:

• Hier­mit über­sen­den wir Ihnen, …
• Hier­mit kün­di­gen wir den Vertrag.

Die­ses hier­mit stammt noch aus einer Zeit, in der wir gelernt haben, dass wir kei­ne Sät­ze mit ich oder wir begin­nen soll. Doch: Wenn nicht hier­mit, womit sonst? Wir schrei­ben also direkt:

• Wir über­sen­den Ihnen …
• Wir kün­di­gen den Vertrag.

Die­se Sät­ze klin­gen Ihnen zu direkt? Dann grei­fen wir ein­fach in die Trick­kis­te. Wenn wir etwas über­sen­den, kam vor­her oft eine Anfra­ge. Es klingt daher viel ser­vice-ori­en­tier­ter und part­ner­schaft­li­cher, wenn wir auf die­se Anfra­ge eingehen:

• Vie­len Dank für Ihre Anfra­ge. Wie gewünscht sen­den wir Ihnen …

Auch bei der Ver­trags­kün­di­gung kön­nen Sie vor­her erklä­ren, war­um Sie kün­di­gen wol­len. Schrei­ben Sie dann:

• … Bit­te haben Sie Ver­ständ­nis, dass ich den Ver­trag daher kündige.

Es gibt immer ande­re Wen­dun­gen, um unse­re alten Flos­keln zu ver­mei­den! Sei­en Sie kreativ!

 

Astrid Rust, Trai­ne­rin für neue Recht­schrei­bung und moder­ne Korrespondenz. deutschplus.de