Das digi­ta­le Büro ohne Papier ist in vie­len Unter­neh­men noch Zukunfts­mu­sik. Ob Mate­ri­alschei­ne, Stun­den­zet­tel oder Rech­nun­gen – zahl­rei­che betrieb­li­che Abläu­fe wer­den noch immer auf Papier gere­gelt. Dabei böte das digi­ta­le Büro gro­ße Chan­cen, zeigt Nils Brit­ze vom Digi­tal­ver­band Bit­kom.

Mit der pas­sen­den Soft­ware las­sen sich vie­le Pro­zes­se ohne Papier abwi­ckeln. Abbil­dung: Pixabay

In drei Vier­teln aller Unter­neh­men läuft die Hälf­te der Pro­zes­se oder mehr papier­ba­siert ab, bei rund jedem fünf­ten erfol­gen sogar noch alle Pro­zes­se auf Basis von Papier­do­ku­men­ten. Das ist das Ergeb­nis einer reprä­sen­ta­ti­ven Umfra­ge unter 755 Unter­neh­men in Deutsch­land im Auf­trag des Digi­tal­ver­bands Bit­kom. Dabei ist es rich­tig und wich­tig, das Papier aus dem Büro zu ver­ban­nen und auf Lösun­gen für die digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung zu set­zen. Das ana­lo­ge Büro wird in Zukunft mehr und mehr Wett­be­werbs­nach­tei­le haben. Neue digi­ta­le Geschäfts­mo­del­le einer­seits, ein ana­lo­ges Manage­ment und Doku­men­te auf Papier ande­rer­seits, das passt nicht zusam­men.

Nachholbedarf im Mittelstand

Das digi­ta­le Büro ist die Steu­er­zen­tra­le der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on in jedem Unter­neh­men. Doch aktu­ell herrscht zumin­dest im brei­ten Mit­tel­stand noch das ana­lo­ge Büro vor. So nutzt gera­de ein­mal jeder drit­te Mit­tel­ständ­ler eine digi­ta­le Doku­men­ten­ver­wal­tung, etwa für die Archi­vie­rung, den Post­ein­gang oder das Tei­len von Infor­ma­tio­nen im Unter­neh­men. Bei den Groß­un­ter­neh­men mit 500 oder mehr Mit­ar­bei­tern sind es dage­gen 90 Pro­zent. Man könn­te auch sagen: Der Mit­tel­stand hat einen haus­ge­mach­ten Wett­be­werbs­nach­teil gegen­über den Gro­ßen, wenn es um die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on geht. „Digi­tal first“ muss nicht nur für das Ange­bot des Unter­neh­mens auf dem Markt gel­ten, es muss das Leit­mo­tiv des gesam­ten Unter­neh­mens sein. Der­zeit domi­nie­ren im Mit­tel­stand aber noch Insel­lö­sun­gen für ein­zel­ne Abtei­lun­gen. Die Fol­ge ist, dass Groß­un­ter­neh­men, die auf das digi­ta­le Büro set­zen, einen sehr viel höhe­ren Nut­zen dar­aus zie­hen als die Mit­tel­ständ­ler. Doch immer­hin fast jeder fünf­te Mit­tel­ständ­ler will künf­tig ins digi­ta­le Büro inves­tie­ren.

Neue Formen des Austauschs

Digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on macht vie­le Arbeits­we­ge schnel­ler und fle­xi­bler. So nut­zen drei von fünf Unter­neh­men zur inter­nen und exter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on bereits häu­fig das Han­dy oder Smart­pho­ne. Auch die Nut­zung ande­rer digi­ta­ler Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le ist gestie­gen, etwa von Online­mee­tings und Video­kon­fe­ren­zen, Kun­den- oder Mit­ar­bei­ter­por­ta­len. Jedes fünf­te Unter­neh­men kom­mu­ni­ziert über sozia­le Netz­wer­ke. 2016 war erst jedes sieb­te auf Face­book, Xing und Co. unter­wegs.

Das digitale Büro ohne Papier

Indem zum Bei­spiel Brief­post durch digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ersetzt wird, kön­nen Unter­neh­men ihren Papier­ver­brauch redu­zie­ren. Auch die Digi­ta­li­sie­rung von neue­ren Papier­ak­ten trägt dazu bei. Vie­le Pro­zes­se inner­halb eines Unter­neh­mens las­sen sich dank digi­ta­ler Tech­no­lo­gi­en und der rich­ti­gen Soft­ware voll­stän­dig ohne Papier abwi­ckeln. Sei es, ganz ein­fach E-Mails zu ver­schi­cken statt Brie­fe, die Arbeits­zeit per App zu erfas­sen oder Rech­nun­gen elek­tro­nisch zu ver­wal­ten. Indem sie von Papier auf digi­ta­le Doku­men­te umstei­gen, kön­nen Unter­neh­men ihre Geschäfts­pro­zes­se sehr viel schnel­ler und effi­zi­en­ter gestal­ten. Damit spa­ren sie Geld – und scho­nen auch noch die Umwelt. Das zeigt: Das digi­ta­le Büro bie­tet Vor­tei­le, die sich nie­mand ent­ge­hen las­sen soll­te.

Nils Brit­ze,

Refe­rent Digi­ta­le Geschäfts­pro­zes­se.

Bit­kom e. V.