Bürogestaltung: Open Space muss man lernen

Pla­nen Unter­neh­men neue Büros, ent­schei­den sie sich oft für offe­ne Büro­land­schaf­ten, Open Space genannt. War­um eigent­lich? Wir spra­chen mit Nick Krat­zer vom ISF Mün­chen über deren Nut­zen und Nachteile.

OFFICE ROXX: Herr Kratzer, warum wählen Unternehmen Open Spaces als Büroform?

Nick Krat­zer: Einer­seits spielt sicher eine Rol­le, dass der Open Space gera­de als DIE moder­ne Büro­form gilt. Aber es gibt natür­lich auch funk­tio­na­le Grün­de. Der Open Space gilt als adäqua­te Ant­wort auf die Anfor­de­run­gen, aber auch Mög­lich­kei­ten (Stich­wort: Digi­ta­li­sie­rung) der gegen­wär­ti­gen Arbeits­welt. Es sind meist meh­re­re Zie­le, die gleich­zei­tig erreicht wer­den sol­len: Am wei­tes­ten ver­brei­tet sind öko­no­mi­sche Moti­ve, also Kos­ten­vor­tei­le durch eine effi­zi­en­te­re Nut­zung der Flä­chen. Dann kom­men etwa gleich­auf die Ver­bes­se­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­on, die Schaf­fung einer attrak­ti­ve­ren Arbeits­um­ge­bung, die bei Mit­ar­bei­ter­bin­dung und -rekru­tie­rung hel­fen soll, sowie eine Erhö­hung der Fle­xi­bi­li­tät. Ein fünf­tes Motiv könn­te man Demo­kra­ti­sie­rung nen­nen: Der Open Space gilt dann als räum­li­che Umset­zung fla­cher Hier­ar­chien und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on und zielt auch auf ver­än­der­te Füh­rungs­struk­tu­ren und -kulturen.

Einige der Ziele wirken widersprüchlich …

Der Open Space wirkt hier wie eine Ver­hei­ßung: Man hat vie­le Zie­le, und es gibt eine Lösung: den Open Space. In der Pra­xis sieht es aber eher so aus, dass sich die­se Zie­le durch­aus wider­spre­chen kön­nen. Wenn zum Bei­spiel aus Kos­ten­grün­den an der Attrak­ti­vi­tät gespart wer­den muss oder wenn die höhe­re Flä­chen­ef­fi­zi­enz mit Pro­duk­ti­vi­täts­ver­lus­ten durch Lärm oder Stö­run­gen ein­her­geht. Wie sich die Vor- und Nach­tei­le eines Open Space letzt­lich dar­stel­len und ob und wie die genann­ten Zie­le dann auch wirk­lich erreicht wer­den, muss erst noch erforscht werden.

Wie empfinden Mitarbeiter den Umzug in den Open Space?

Dass die Arbeits­um­ge­bung eine ganz wich­ti­ge Rol­le für das Wohl­be­fin­den, aber auch die Arbeits­wei­se spielt, merkt man ganz deut­lich, wenn sich die Arbeits­um­ge­bung ver­än­dert. Die Ver­än­de­rung der Arbeits­um­ge­bung ist immer eine Her­aus­for­de­rung und auch eine Belas­tung. Es gibt Begeis­ter­te, aber auch viel Skep­sis bis hin zur Ableh­nung. Dabei exis­tie­ren durch­aus posi­ti­ve Erwar­tun­gen und zwar ins­be­son­de­re an eine Ver­bes­se­rung der Kom­mu­ni­ka­ti­on, mehr Trans­pa­renz sowie eine moder­ne­re und attrak­ti­ve­re Arbeits­um­ge­bung. Befürch­tet wer­den akus­ti­sche Belas­tun­gen, Stö­run­gen und auch ein Ver­lust an Pri­vat­heit und Rückzugsmöglichkeiten.

Wie sieht es dann nach dem Umzug aus?

Inter­es­sant ist, dass sich nach dem Umzug sowohl die posi­ti­ven als auch die nega­ti­ven Erwar­tun­gen rela­ti­vie­ren. Ers­te Erkennt­nis für uns: Wie jede Büro­form hat halt auch der Open Space Vor- und Nach­tei­le. Zwei­te Erkennt­nis: Grund für die Rela­ti­vie­rung ist nicht nur die sozu­sa­gen pas­si­ve Gewöh­nung, son­dern auch die akti­ve Aneig­nung: Man muss sich mit dem Open Space arran­gie­ren, braucht Regeln, lernt, den Raum zu nut­zen, aber auch sich abzu­schot­ten usw. Es ist kei­ne Büro­form, die man ein­fach so kann, Open Space muss man ler­nen (oder sich zumin­dest dar­an gewöhnen).

Wie wirken sich Open-Space-Büros auf das Wohlbefinden und die Gesundheit aus?

Das lässt sich noch nicht abschlie­ßend sagen, weil es an Unter­su­chun­gen man­gelt, die das kom­ple­xe Zusam­men­wir­ken von Orga­ni­sa­ti­on, Kul­tur, Arbeits­wei­sen, per­sön­li­chen Bedürf­nis­sen und Raum­merk­ma­len in den Blick neh­men. Die meis­ten Unter­su­chun­gen kon­zen­trie­ren sich auf nur eine oder weni­ge Dimen­sio­nen. Da sind wir mit unse­rem For­schungs­pro­jekt PRÄGEWELT dran.

In welche Richtung wird es gehen?

Was sich jetzt schon sagen lässt: Ers­tens deu­tet sich an, dass sich die aus Stu­di­en zu Groß­raum­bü­ros bekann­ten Pro­ble­me offe­ner Räu­me auch im Open Space zei­gen, also Pro­ble­me mit Licht, Luft und Lärm. Zwei­tens war sehr inter­es­sant, dass die mög­li­chen psy­chi­schen Anfor­de­run­gen und Belas­tun­gen bei der Ent­schei­dung nur wenig berück­sich­tigt wur­den und die Ent­schei­der nur recht vage Vor­stel­lun­gen davon haben, wie der Open Space wirkt. Es wird schlicht ver­mu­tet, dass eine ange­neh­me Arbeits­um­ge­bung irgend­wie gut für das Wohl­be­fin­den und ein gutes Wohl­be­fin­den irgend­wie gut für die Gesund­heit ist. Das ist wohl auch nicht falsch, aber ange­sichts der gro­ßen Bedeu­tung der Arbeits­um­ge­bung für Wohl­be­fin­den und Gesund­heit und der hohen Kos­ten, die mit neu­en Büros ver­bun­den sind, fan­den wir es ein wenig schwach.

Was können Unternehmen tun, damit der Umzug in den Open Space gelingt?

Wir haben vier Erfolgs­fak­to­ren her­aus­ge­ar­bei­tet. Den ers­ten Erfolgs­fak­tor haben wir Hal­tung genannt. Die Akzep­tanz ist dann am größ­ten, wenn Unter­neh­men bereit und in der Lage sind, den Ver­än­de­rungs­pro­zess kon­se­quent zu ver­fol­gen und glaub­wür­dig zu ver­tre­ten. Die Glaub­wür­dig­keit ist am höchs­ten, wenn wirk­lich alle mit­ma­chen (müs­sen), also auch Manage­ment und Füh­rungs­kräf­te. Und wenn nicht dau­ernd über qua­li­ta­ti­ve Zie­le gere­det wird, es am Ende aber doch nur um die Kos­ten geht. Zwei­tens: Betei­li­gung. Betriebs- oder Per­so­nal­rä­te sind eben­so ein­zu­be­zie­hen wie die Mit­ar­bei­ter und die Füh­rungs­kräf­te. Betei­li­gung erhöht die Akzep­tanz, stellt sicher, dass alle Inter­es­sen zumin­dest gehört wer­den, und ist Teil des Aneig­nungs­pro­zes­ses. Der drit­te Erfolgs­fak­tor ist Kom­pe­tenz. Man muss das Wis­sen aller rele­van­ten Akteu­re ein­be­zie­hen, braucht eine Ana­ly­se des tat­säch­li­chen Bedarfs, und auch exter­ne Bera­tung hat sich als posi­tiv erwie­sen. Vier­tens: Steue­rung. Erfolg­reich sind Ein­füh­rungs­pro­zes­se dann, wenn sie als Chan­ge-Pro­zess ver­stan­den und ent­spre­chend beglei­tet wer­den, und wenn es ein kom­pe­ten­tes, inter­dis­zi­pli­nä­res Steue­rungs­gre­mi­um gibt, an dem alle Stake­hol­der betei­ligt sind.

Werden Open-Space-Büros in zehn, 15 Jahren immer noch als Wundermittel gelten?

Also, als Wun­der­mit­tel sicher nicht, son­dern ent­we­der als eta­blier­te Büro­form oder als Irr­weg der Ver­gan­gen­heit. Sicher scheint, dass in Zukunft der Arbeits­platz ein indi­vi­du­el­les, fle­xi­bles Arran­ge­ment ver­schie­de­ner Arbeits­or­te sein wird: Betrieb, Home-Office, ande­re Orte. Das betrieb­li­che Büro wird dabei, da waren sich auch fast alle Exper­ten einig, wei­ter­hin eine wich­ti­ge Rol­le spie­len und in einer zuneh­mend vir­tu­el­len Arbeits­welt wohl sogar eine noch wich­ti­ge­re Rol­le. Und zwar, so nen­nen wir das, als Hub und Home: als Kno­ten­punkt von Infor­ma­tio­nen und Ent­schei­dun­gen und als der Ort, an dem sich ein Unter­neh­men mate­ria­li­siert, eine Far­be, einen Geruch, eine Iden­ti­tät erhält. Und es spricht viel dafür, dass das dann ein Open Space ist, ver­mut­lich aber einer mit vie­len Rückzugsmöglichkeiten.

Vie­len Dank für das Gespräch.

Die Fra­gen stell­te Sebas­ti­an Klöß.

Dr. Nick Krat­zer ist Wis­sen­schaft­ler am Insti­tut für Sozi­al­wis­sen­schaft­li­che For­schung Mün­chen e. V. (ISF Mün­chen) und Koor­di­na­tor des Pro­jekts PRÄGEWELT – Prä­ven­ti­ons­ori­en­tier­te Gestal­tung neu­er Arbeitswelten.