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Aktenordner sind einer der Klassiker des Bürobedarfs - heimisch in jedem Office und auch trotz Digitalisierung noch ein vertrauter Anblick. Doch es gibt Unterschiede - welche dies sind und worauf beim Ordnerkauf geachtet werden sollte, erläutert dieser Ratgeber.
Ordner und Ringbücher sind trotz Digitalisierung weiterhin ein vertrauter Anblick in den Büros.
Der Klassiker: In solche grauen Pappordner hat sicher fast jeder schon einmal etwas abgeheftet.
Für Ordner gibt es verschiedene Hebelmechaniken wie etwa die Zwei-Hebel-Mechanik.
Gegen die Langeweile im Regal: Ordner mit knalligen Motiven.
Es muss nicht immer nur grau sein: Farbige Ordner sind nicht nur schick, sondern helfen auch bei der Orientierung im vollen Ordnerregal.
Ob Rechnungen, Verträge, Dokumente oder einfach nur Textsammlungen - soll Ordnung in ein Papierchaos gebracht werden, sind Ordner unverzichtbare Hilfsmittel. Je nach Anwendungsbereich gibt es jedoch unterschiedliche Kriterien für die passende Wahl, etwa Format oder Typ des Ordners sowie die Art des Rückenschilds. Und warum haben Ordner eigentlich ein Loch im Rücken?
Format und Breite
Die verbreitetste Ordnergröße in Deutschland ist für DIN A4 ausgelegt. Ordner, die diesem Format entsprechen, sind etwas größer als DIN A4, damit die Unterlagen in ihnen bequem Platz finden und nicht an den Rändern herausstehen. Neben diesem Standardformat, in dem die meisten Dokumente abgelegt werden können, gibt es noch eine Vielzahl an besonderen Formaten, etwa A3 quer, A5 hoch oder A6 quer.
Auch im Hinblick auf die sogenannte Rückenbreite haben sich Standards etabliert: Die meisten Ordner sind 5 cm oder 8 cm breit. Weitere übliche Rückenbreiten liegen zwischen 3,5 cm und 8,5 cm, wobei natürlich gilt: je breiter der Ordner, desto mehr Dokumente können in ihm abgelegt werden.
Ordnertypen
Pappordner sind in den heimischen Büros am häufigsten vertreten. Daneben haben sich aber auch längst Kunststoffordner etabliert. Doch wo liegen die jeweiligen Vorteile?
Erstere werden aus Altpapier oder Pappe hergestellt und sind dadurch sowohl robust als auch umweltfreundlich. Den Klassiker stellt die Variante mit einem Überzug aus grau-schwarz marmoriertem Papier dar, dem sogenannten Wolkenmarmor. Der Rücken von Pappordnern ist häufig farbig gestaltet, sodass sie schon auf den ersten Blick voneinander unterschieden werden können, selbst wenn sie dicht nebeneinandergedrängt im Regal stehen. Für noch mehr Übersichtlichkeit kann gesorgt werden, indem jeder Farbe eine Kategorie zugeordnet wird, etwa Rot den unbezahlten Rechnungen. Kunststoffordner werden vollständig aus Kunststoff gefertigt und sind dadurch noch robuster, länger haltbar und sogar abwaschbar, zudem trumpfen sie mit einer großen Farbpalette auf. Viele Vorteile – allerdings müssen sie sich in puncto Nachhaltigkeit deutlich ihren Pappkollegen geschlagen geben.
Neben diesen beiden Hauptvertretern ihrer Zunft gibt es noch viele weitere Ordnertypen, die meist für einen ganz bestimmten Zweck konzipiert wurden.
Kleinformatordner zum Beispiel sind meist für A5 oder A6 ausgelegt und eignen sich daher besonders für Dokumente wie Lieferscheine. Bankordner sind Kleinformatordner speziell für die Ablage von Kontoauszügen – üblicherweise im Querformat A5 oder A6 ziert ihren Ordnerrücken das Wort Bank. Präsentationsordner sind deshalb ideal für Präsentationen, da sie mit zusätzlichen Innen- und Außentaschen ausgestattet sind, in denen etwa Inhaltsverzeichnisse oder Handouts für die Zuhörer Platz findet. Motivordner hingegen dienen keiner besonderen Funktion, sondern unterscheiden sich von den herkömmlichen Ordnern durch ihre bunten Motive, mit denen Tristesse im Ordnerregal passé ist.
Rückenschild
Um den Überblick über den abgelegten Inhalt zu behalten, besitzen viele Ordner auf dem Rücken eine Folientasche mit einem auswechselbaren Rückenschild, auf dem der Ordnerinhalt notiert werden kann. So lassen sich die Ordner jahrelang immer wieder neu befüllen, ohne dass die Übersicht verloren geht. Ordner ohne solche Folientaschen können mit Ordneretiketten, also selbstklebenden Rückenschildern, beklebt werden.
Hebelmechaniken
Das Herzstück eines jeden Ordners. Mit ihrer Hilfe lassen sich die Inhalte abheften und wieder entnehmen. Auch hier gibt es kleine, aber feine Unterschiede.
Die meisten Ordner sind mit der Qualitäts-Hebelmechanik ausgestattet. Sie eignet sich vor allem deshalb für den alltäglichen Gebrauch, da die stabile Mechanik neben Zuverlässigkeit auch mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwarten kann.
Die Zwei-Hebelmechanik findet in Doppelordnern Verwendung, die zur Ablage von Dokumenten im DIN A5-Querformat geeignet sind. So lassen sich etwa die Auszüge zweier Konten separat auf zwei Stapeln, aber in einem Ordner abheften.
Die Leitz 180-Grad-Mechanik ist eine besondere Konstruktion der Firma Leitz. Der Vorteil: Dokumente lassen sich von beiden Seiten in den Ordner einlegen, da der Hebel um 180 Grad umgelegt und die Klammer weiter geöffnet werden kann. Ein weiteres Plus ist die sehr gute Verarbeitung dieser Mechanik.
Die Präzisions-Hebelmechanik punktet ebenfalls mit sehr guter Verarbeitung und stellt eine hochwertigere Variante der Qualitäts-Hebelmechanik dar. Ordner, die mit dieser Mechanik ausgestattet wurden, sind sehr langlebig und eignen sich besonders für die tägliche Mehrfachnutzung. Kleiner Wehrmutstropfen ist der höhere Preis, allerdings zahlt sich dieser auf lange Sicht aus.
Schon gewusst?
Raumsparschlitze – damit sind die Aussparungen auf den Ordneroberseiten gemeint, durch die die Hebelbügel ragen. Mit ihrer Hilfe können die Ordner keilförmig zusammengeklappt werden und erhalten so mehr Stabilität auch bei geringer Füllmenge.
Vor allem in Deutschland sind die meisten Ordner mit Metallstreifen an Ecken und Rändern versehen – dem Kantenschutz, der auch bei häufiger Entnahme des Ordners etwa aus dem Regal ein Abnutzen der Kanten verhindert.
Warum haben Ordner ein Loch im Rücken? Damit sie mit nur einem Finger aus dem Regal entnommen werden können, selbst wenn die Ordner sehr eng beieinander oder in schwer erreichbaren Höhen stehen.
Der kleine, schmale Verwandte des Ordners ist das Ringbuch und erfüllt mit der Ablage von Dokumenten den gleichen Zweck. Allerdings sind Ringbücher schmaler und besitzen statt einer Hebel- eine Ringmechanik, mit deren Hilfe sich die Seiten schneller umblättern lassen. Fazit: Ordner eignen sich für die langfristige Archivierung, Ringbücher für die kurze Aufbewahrung und häufiges Mitnehmen.
Wer hat’s erfunden?
Als ordnungsliebendes, bürokratisches Volk natürlich die Deutschen. Namentlich Friedrich Soenecken im Jahr 1886 in Bonn. Praktischerweise hat er auch noch gleich den Locher erfunden.
Wo Ordner ordern?
Eine große Auswahl an Ordnern (und natürlich auch Ringbüchern) gibt es bei office discount. Neben verschiedenen Marken bietet der Bürodiscounter auch Bedarfsartikel unter seiner eigenen Hausmarke an.
