So gelingen Videokonferenzen im hybriden Büro

Wenn eine hybri­de Bespre­chung nicht rund­läuft, liegt das nicht immer allein an der Soft­ware. Eine gute Ton­qua­li­tät, eine kla­re Mode­ra­ti­on und fes­te Gesprächs­re­geln sind ent­schei­dend, um alle Betei­lig­ten gleich­be­rech­tigt ein­zu­be­zie­hen. Ein Bei­trag von Sid­ney Othman.

Tech­ni­sche Pro­ble­me ent­ste­hen häu­fig durch eine Kom­bi­na­ti­on aus insta­bi­ler Ver­bin­dung, unge­eig­ne­ten Mikro­fo­nen und feh­len­der Erfah­rung mit der Kon­fe­renz­tech­nik. Beson­ders in hybri­den Bespre­chun­gen fal­len sol­che Schwie­rig­kei­ten auf, da ein Teil der Grup­pe im Raum sitzt und der ande­re Teil digi­tal teil­nimmt. Eine kur­ze Ein­füh­rung in die ver­wen­de­ten Gerä­te und Pro­gram­me schafft Sicher­heit und ver­hin­dert vie­le Stö­run­gen bereits vor Beginn des Meetings.

Zwei Aufbauten, die häufig Probleme verursachen

Bei hybri­den Video­kon­fe­ren­zen tre­ten beson­ders häu­fig zwei ungüns­ti­ge Situa­tio­nen auf. Ent­we­der sit­zen meh­re­re Per­so­nen gemein­sam vor einem Lap­top, des­sen Mikro­fon nur für einen ein­zel­nen Arbeits­platz aus­ge­legt ist, oder ledig­lich eine Per­son nimmt digi­tal an einer ansons­ten voll­stän­dig vor Ort ver­sam­mel­ten Run­de teil. Im ers­ten Fall sind Wort­bei­trä­ge aus grö­ße­rer Ent­fer­nung oft nur lei­se oder undeut­lich zu ver­ste­hen. Im zwei­ten Fall besteht die Gefahr, dass die zuge­schal­te­te Per­son im Lau­fe des Gesprächs aus dem Blick gerät und kaum noch ein­be­zo­gen wird. Ein Blick auf die Zusa­gen hilft bereits vor dem Ter­min, die vor­aus­sicht­li­che Kon­stel­la­ti­on zu erken­nen und pas­sen­de Vor­keh­run­gen zu treffen.

Sitzt eine grö­ße­re Grup­pe im Bespre­chungs­raum, braucht sie eine Audio­aus­stat­tung, die Stim­men aus allen Berei­chen zuver­läs­sig erfasst. Dazu gehö­ren geeig­ne­te Raum­mi­kro­fo­ne oder pro­fes­sio­nel­le Head­sets für ein­zel­ne Arbeits­plät­ze. Nimmt dage­gen nur eine Per­son von außer­halb teil, ist vor allem eine auf­merk­sa­me Mode­ra­ti­on gefragt. Sie soll­te Wort­mel­dun­gen aus dem digi­ta­len Raum gezielt auf­grei­fen, regel­mä­ßig nach­fra­gen und dar­auf ach­ten, dass Gesprä­che im Raum nicht an der zuge­schal­te­ten Per­son vor­bei­lau­fen. Kla­re Gesprächs­re­geln und fes­te Zustän­dig­kei­ten sor­gen zusätz­lich dafür, dass alle Betei­lig­ten gehört werden.

Guter Ton als Grundlage für Videokonferenzen

Bei der Aus­stat­tung für Video­kon­fe­ren­zen steht häu­fig die Kame­ra im Mit­tel­punkt. Für eine ver­ständ­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on ist jedoch ein guter Ton wich­ti­ger. Ein unschar­fes Bild lässt sich meist ver­kraf­ten, wäh­rend Hall, Rau­schen oder abge­hack­te Stim­men das Zuhö­ren erschwe­ren und den Gesprächs­fluss stö­ren. Ein ein­zel­ner Lap­top reicht für meh­re­re Per­so­nen an einem Kon­fe­renz­tisch sel­ten aus. Das ein­ge­bau­te Mikro­fon ist für den direk­ten Ein­satz am Arbeits­platz gedacht und nimmt bei grö­ße­rer Ent­fer­nung auch Lüf­tungs­ge­räu­sche, Tas­ta­tu­ren und Neben­ge­sprä­che auf. Zuge­schal­te­te hören dann Stim­men unter­schied­lich laut oder kön­nen ein­zel­ne Bei­trä­ge kaum verstehen.

Am Ein­zel­ar­beits­platz sorgt ein Head­set meist schnell für eine bes­se­re Sprach­qua­li­tät, da sich das Mikro­fon nah am Mund befin­det. Ein­oh­ri­ge Model­le eig­nen sich für Per­so­nen, die ihre Umge­bung wei­ter­hin wahr­neh­men müs­sen. Beid­oh­r­i­ge Vari­an­ten schir­men stär­ker ab und erleich­tern die Kon­zen­tra­ti­on in unru­hi­gen Büros. Für Bespre­chungs­räu­me sind Kon­fe­renz­mi­kro­fo­ne sinn­voll, die auf die Raum­grö­ße und die Anzahl der Teil­neh­men­den abge­stimmt sind. Ob die Aus­stat­tung aus­reicht, zeigt ein kur­zer Test vor dem ers­ten Ter­min. Dabei soll­te eine Per­son vom ent­fern­tes­ten Sitz­platz spre­chen, wäh­rend die Ton­qua­li­tät über ein zuge­schal­te­tes Gerät geprüft wird. Stim­men müs­sen auch bei lau­fen­der Lüf­tung deut­lich ankom­men, ohne dass jemand lau­ter spre­chen muss.

Sieben Regeln für Videokonferenzen im hybriden Büro

1. War­ten Sie nach jeder Fra­ge eini­ge Sekun­den, bevor jemand im Raum ant­wor­tet. So erhal­ten auch zuge­schal­te­te Per­so­nen aus­rei­chend Zeit, sich zu Wort zu melden.
2. Über­ge­ben Sie das Wort immer nament­lich. Ein Blick in eine bestimm­te Rich­tung ist für Teil­neh­men­de am Bild­schirm nicht erkennbar.
3. Ver­wen­den Sie im Bespre­chungs­raum nur ein Gerät für Mikro­fon und Laut­spre­cher. Wei­te­re Lap­tops kön­nen an der Kon­fe­renz teil­neh­men, müs­sen jedoch stumm­ge­schal­tet bleiben.
4. Begin­nen Sie mit einer kur­zen Run­de, in der die zuge­schal­te­ten Per­so­nen zuerst spre­chen. Dadurch sind sie früh­zei­tig in das Gespräch eingebunden.
5. Nut­zen Sie für Noti­zen, Abstim­mun­gen und gemein­sa­me Inhal­te aus­schließ­lich digi­ta­le Werk­zeu­ge, auf die alle Betei­lig­ten zugrei­fen kön­nen. Infor­ma­tio­nen auf einem Flip­chart blei­ben für Zuge­schal­te­te häu­fig unsichtbar.
6. Bestim­men Sie bei län­ge­ren Video­kon­fe­ren­zen eine zwei­te Per­son, die den Chat und digi­ta­le Wort­mel­dun­gen beob­ach­tet. So kann sich die Mode­ra­ti­on auf das Gespräch konzentrieren.
7. Hal­ten Sie Ent­schei­dun­gen, Zustän­dig­kei­ten und nächs­te Schrit­te in einem geteil­ten Doku­ment fest. Damit erhal­ten alle Teil­neh­men­den den­sel­ben Informationsstand.

Weniger Erschöpfung bei hybriden Meetings

Meh­re­re Video­kon­fe­ren­zen hin­ter­ein­an­der kön­nen kör­per­lich und geis­tig anstren­gend sein. Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­scher Jere­my Bai­len­son von der Stan­ford Uni­ver­si­ty beschrieb 2021 vier mög­li­che Ursa­chen. Dazu gehö­ren der inten­si­ve Blick­kon­takt auf dem Bild­schirm, die stän­di­ge Betrach­tung des eige­nen Bil­des, die ein­ge­schränk­te Bewe­gungs­frei­heit und der zusätz­li­che Auf­wand beim Sen­den und Deu­ten non­ver­ba­ler Signa­le. Auch eine Stu­die von Kris­ten Shock­ley und wei­te­ren For­schen­den weist auf den Ein­fluss ein­ge­schal­te­ter Kame­ras hin. Dafür wur­den über vier Wochen 1.408 täg­li­che Beob­ach­tun­gen von 103 Beschäf­tig­ten aus­ge­wer­tet. An Tagen mit ein­ge­schal­te­ter Kame­ra berich­te­ten die Teil­neh­men­den von stär­ke­rer Erschöp­fung. Bei Frau­en und Per­so­nen, die noch nicht lan­ge im Unter­neh­men beschäf­tigt waren, zeig­te sich die­ser Zusam­men­hang beson­ders deutlich.
Eine all­ge­mei­ne Kamerapflicht ist des­halb nicht sinn­voll. Bes­ser ist eine Rege­lung, die sich nach dem Anlass rich­tet. Bei Vor­stel­lungs­run­den und Gesprä­chen kann das ein­ge­schal­te­te Bild die per­sön­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on unter­stüt­zen. In län­ge­ren Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tun­gen soll­te es dage­gen mög­lich sein, die Kame­ra zeit­wei­se aus­zu­schal­ten. Zusätz­lich lässt sich die eige­ne Bild­vor­schau aus­blen­den, damit die stän­di­ge Selbst­be­ob­ach­tung entfällt.

Fazit zu Videokonferenzen im hybriden Büro

Erfolg­rei­che Video­kon­fe­ren­zen im hybri­den Büro brau­chen mehr als eine zuver­läs­si­ge Soft­ware. Eine ver­ständ­li­che Ton­über­tra­gung, kla­re Gesprächs­re­geln und eine auf­merk­sa­me Mode­ra­ti­on sor­gen dafür, dass zuge­schal­te­te Per­so­nen genau­so am Aus­tausch teil­neh­men kön­nen wie die Anwe­sen­den im Raum. Kur­ze Tech­nik­tests, fle­xi­ble Kame­ra­re­geln und gemein­sam genutz­te digi­ta­le Werk­zeu­ge redu­zie­ren Stö­run­gen und erleich­tern die Zusam­men­ar­beit. Wer­den außer­dem Daten­schutz und siche­re Bedie­nung berück­sich­tigt, ent­wi­ckeln sich hybri­de Mee­tings zu einem ver­läss­li­chen Bestand­teil des Arbeitsalltags.