In großen Unternehmen verbringen Führungskräfte durchschnittlich etwa zwei Arbeitstage pro Woche in Meetings. Das mag auf den normalen Büroangestellten nicht zutreffen, Fakt ist aber, dass mit Meetings viel Arbeitszeit verschwendet wird. Mit diesen Tipps gestalten Sie Besprechungen effektiv und erfolgreich. Gerrit Krämer berichtet.
Zur Klärung wichtiger Sachverhalte muss nicht immer das ganze Team einbestellt werden. Oft reicht ein Gespräch unter vier Augen. Foto: Pixabay
Pünktlichkeit ist Pflicht in jedem Meeting. Sie sollten immer explizit auf den Start des Meetings verweisen. Foto: Pixabay
Es muss nicht immer der graue Konferenzraum sein. Moderne Meetingzonen schaffen eine entspannte Atmosphäre, die die Kreativität fördern kann. Foto: Pixabay
Meeting-Tipp #1: Meeting vermeiden
Die erste Frage sollte stets sein: Braucht es dieses Meeting überhaupt? Denn viele Besprechungen finden nur aus reiner Routine statt. Manchmal auch nur, weil „jemand“ nicht klar sagen kann, was er möchte, oder sich zwei Personen nicht miteinander verständigt haben.
Meeting-Tipp #2: Nur mit Ziel und Agenda
Viele Besprechungen finden ohne konkretes Ziel statt. Klassischer Anlass: „Wir müssen uns mal zusammensetzen.“ Dann können Sie es auch getrost sein lassen, denn solche Meetings bleiben oft ergebnislos und sind letztendlich pure Zeitverschwendung. Wenn schon, dann immer mit Ziel und Agenda!
Meeting-Tipp #3: Teilnehmerzahl auf das Nötigste begrenzen
Laden Sie nur diejenigen Mitarbeiter ein, die direkt zur Problemlösung oder dem Projekt beitragen. Versuchen Sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum zu reduzieren. So können Sie schneller und effizienter arbeiten. Bei längeren Meetings kann es sinnvoll sein, einige Teilnehmer nur zu bestimmten Tagesordnungspunkten einzuladen. Vermeiden Sie aber ein ständiges Rein und Raus.
Meeting-Tipp #4: Gründliche Vorbereitung ist das A und O
„Failing to prepare = prepare to fail“ – ungenügende Vorbereitung ist die Wurzel allen Übels. Bei Amazon Deutschland zum Beispiel begannen Meetings eine Zeit lang mit dem gemeinsamen, stillen Lesen der Tischvorlage. Nur so schaffte man es dort offenbar, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet waren.
Die Befragung „Unternehmenssteuerung 2016“ der Unternehmensberater Kampmann, Berg & Partner unter 250 Führungskräften hat gezeigt, dass in 47 Prozent der Fälle schlechte Vorbereitung der Grund für das Scheitern eines Meetings ist. Eine Alternative, die Profis bei nicht gemachten Hausaufgaben empfehlen, ist der sofortige Abbruch der Besprechung.
Gut vorbereitet sollte natürlich vor allem der Meetingleiter sein. Erstellen Sie als solcher eine Tagesordnung (Agenda), schreiben Sie dort explizit die Ziele, Themen und Tagesordnungspunkte auf, die Ihnen wichtig sind, und setzen Sie diese in einen Zeitrahmen. Vermeiden Sie unbedingt Tagesordnungspunkte wie „Sonstiges“, die nur zu unnötiger Verwirrung führen.
Meeting-Tipp #5: Erstellen Sie Einladungen und Notfallpläne
Wenn Sie Einladungen verschicken, sorgen Sie dafür, dass alle Punkte klar und verständlich aufgelistet sind und die Gäste früh genug über den Zeitplan informiert werden. Sprechen Sie diejenigen Teilnehmer gesondert an, die besondere Aufgaben haben, beispielsweise Protokollanten, Abteilungsleiter oder Projektmanager.
Erstellen Sie vorab auch einen Notfallplan, um sich auf verschiedene Szenarien wie zu viele Fragen oder unnötig lange Sprecher vorzubereiten und diese gegebenenfalls von vornherein verhindern zu können.
Meeting-Tipp #6: Pünktliches Erscheinen ist Pflicht
Des Soldaten Pünktlichkeit ist fünf Minuten vor der Zeit. Das gilt für alle Meetingteilnehmer. Zuspätkommen signalisiert eine Geringschätzung der anderen Teilnehmer. Sollten Sie aber doch mal zu spät sein, entschuldigen Sie sich kurz beim Betreten des Raumes; bitte auf keinen Fall lange Ausführungen: Das glaubt Ihnen sowieso keiner.
Sind Sie selbst der Organisator des Meetings, sollten mündliche wie schriftliche Einladungen zu Meetings oder anderen Veranstaltungen immer explizit darauf hinweisen, dass pünktliches Erscheinen gefordert wird: „Das Meeting beginnt pünktlich um 10:00 Uhr“.
Meeting-Tipp #7: Der Umgang mit unpünktlichen Mitarbeitern
Ist ein Mitarbeiter des Öfteren unpünktlich, dürfen Sie ihn als Meetingleiter vor versammelter Belegschaft nach dem Grund seines Zuspätkommens fragen. Das ist meistens unangenehm und sollte dazu motivieren, in Zukunft pünktlich zu sein. Der radikalste Schritt: Schließen Sie den verspäteten Mitarbeiter vom Meeting aus.
Führungskräfte haben hier besondere Vorbildfunktion. Als Vorgesetzte sollten sie nie zu spät kommen. Denn dies geht auf Kosten der Glaubwürdigkeit. Verwandte No-Gos zum Zuspätkommen: zwischendurch raus- und früher wegmüssen.
Meeting-Tipp #8: Die Technik beherrschen
Moderne Präsentationstechnik (etwa digitale Whiteboards) und Konferenzlösungen (zum Beispiel entsprechende Apps und Collaboration-Hubs) bieten vielfältige Möglichkeiten für interaktive Meetings. Wenn Sie sie einsetzen möchten, müssen Sie diese aber auch beherrschen. Kein: „Kennt sich jemand damit aus?“ oder „Kann mal jemand? Ich habe keine Ahnung, wie das funktioniert.“ Lassen Sie sich kompetent einweisen oder besuchen Sie entsprechende Seminare.
Meeting-Tipp #9: Die Technik vorher prüfen
Laut einer Umfrage des IT-Anbieters Barco von 2016 haben neun von zehn Büroangestellten während Besprechungen Stress mit der Technik. Dieser Stress ist leider oft das Ergebnis schlechter technischer Vorbereitung. WLAN, Beamer, digitales Whiteboard, Presenter, Kompatibilitäten usw. sollten stets vorher getestet werden.
Meeting-Tipp #10: Bei Technik-GAU Pause
Falls die Technik dann dennoch streiken sollte, bleiben Sie ruhig und machen Sie nicht die Panne zum Thema des Meetings. Machen Sie ohne Technik weiter, indem Sie ggf. auf analoge Hilfsmittel wie Flipcharts zurückgreifen, oder setzen Sie eine Pause an, in der Sie das Problem lösen.
Meeting-Tipp #11: Ablenkung durch Smartphones vermeiden
In einigen Unternehmen ist das Mitbringen von mobilen Geräten zu Meetings grundsätzlich verboten. Rund 40 Prozent aller Meetingexperten sollen sich ein generelles Verbot für Smartphones und Tablets in Besprechungen wünschen. Besonders in kleineren Meetings versteht es sich von selbst, nicht nebenbei die Mails zu checken. Ab einer Anzahl von etwa zwölf Personen hat sich mittlerweile die Duldung von Blicken aufs Smartphone durchgesetzt, solange der Ablauf davon nicht gestört wird. Guter Stil ist das trotzdem nicht. Denn dafür gibt es Pausen.
Meeting-Tipp #12: Smartphones sinnvoll einsetzen
Smartphones lassen sich allerdings auch sehr gut als flexible Helfer im Meeting nutzen. Es existieren einige Apps, die beim Präsentieren, Notieren und Aufnehmen hilfreich sein können. Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf Adressdaten, Kalendereinträge und Notizen macht das Smartphone für viele Nutzer zum nützlichen Tool in Besprechungen. Kommunizieren Sie als Meetingleiter deshalb gleich zu Beginn klare Regeln für die Nutzung von Smartphones.
Meeting-Tipp #13: Interaktion ist Trumpf
Als Präsentierender sollten Sie immer mit den Teilnehmern interagieren. „Touch, turn, talk“ – sprechen Sie zu den Teilnehmern, nicht zur Wand. Suchen Sie Augenkontakt und schauen Sie freundlich. Reden Sie möglichst frei. Folgen Sie nicht Ihren Folien, sondern nutzen Sie diese zur Veranschaulichung des von Ihnen Gesagten. Sie können das Meeting auch auflockern, indem Sie, falls nötig, auf kommunikationsfördernde Hilfsmittel zurückgreifen, wie beispielsweise das Wurfmikrofon Catchbox. Einiges lässt sich sogar – man glaubt es kaum – am besten ohne jede Technik sagen.
Meeting-Tipp #14: Aktivierende Möbel und Räume
Wenn Sie es nicht schaffen sollten, das Meeting interessant und zielführend zu gestalten, könnte das auch an den Räumlichkeiten oder der Möblierung Ihres Büros liegen. Dabei gibt es mittlerweile wirklich viele hilfreiche Einrichtungselemente wie Konferenztische, die in Stehhöhe hochgefahren werden können, Meetingtische, die sich zur Tischtennisplatte umbauen lassen, bewegungsfördernde Konferenzstühle, Steh-Sitze oder Counterstühle.
Überlegen Sie ebenfalls, ob Sie Meetings zu besonderen Anlässen nicht auch an besonderen Orten stattfinden lassen können.
Meeting-Tipp #15: Im Stehen und/oder an der frischen Luft
Ein einfacher und sehr wirkungsvoller Tipp gegen Meetingmüdigkeit: Halten Sie sie im Stehen ab. Das fördert nicht nur die Konzentration und wirkt sich positiv auf den Austausch von Gedanken aus. In der Regel dauern die Besprechungen dann auch nicht so lange. Durch die zunehmende Verbreitung von höhenverstellbaren Konferenztischen sind Meetings im Stehen kein Problem mehr. Bei gutem Wetter können Sie das Meeting auch nach draußen verlegen. Die frische Luft regt ebenfalls den Stoffwechsel und die Kreativität an.
Meeting-Tipp #16: In der Kürze liegt die Würze
Bereits nach einer guten Viertelstunde ist der größte Teil der Konzentration dahin. Licht-, Sauerstoff- und Bewegungsmangel machen träge. Die Teilnehmer werden unruhig, rutschen auf ihren Stühlen herum und zücken ihre Smartphones. Eine Studie der Personalberater Rochus Mummert hat gezeigt, dass 32 Prozent der Arbeitnehmer ihre Meetings für viel zu lang halten.
Empfehlenswert für erfolgreiche Meetings sind die Vorschläge der TED-Konferenzen (Technology, Entertainment and Design). Die für ihre Power-Vorträge bekannten Organisatoren der TED-Konferenzen legen die maximale und optimale Länge für Ansprachen auf höchstens 18 Minuten fest. Das ist die Zeitspanne, in der das menschliche Gehirn mühelos und konzentriert Informationen aufnehmen kann. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel.
Aus dem gleichen Grund haben große Unternehmen wie Yahoo und Percolate Obergrenzen von 10 bzw. 15 Minuten eingeführt.
Aber egal, wie lange das Meeting letztendlich dauert, nach spätestens 90 Minuten sollten Sie für eine Erholungspause sorgen.
Meeting-Tipp #17: Etwas Humor kann nicht schaden
Sie sollten immer wieder versuchen, Ihre Meetings, wenn es angebracht ist, mit einem Schuss Humor zu würzen. Der ein oder andere Lacher beugt Schläfrigkeit vor und sorgt für gute Stimmung. Aber übertreiben Sie es nicht.
Meeting-Tipp #18: Zu lange Meetings kosten Geld
Wenn Sie genau wissen wollen, was Ihr Meeting Sie kostet bzw. wie viel Geld Sie gerade in einer unnützen Besprechung verschwenden, können Sie dies mit dem Meeting-Ticker tun. Allerdings ohne Gewähr für die Richtigkeit der Angaben von unserer Seite.
Vergegenwärtigen Sie sich in diesem Zusammenhang auch: Während Sie in endlosen Besprechungen sitzen, machen Ihre Mitbewerber ihren Job.
Meeting-Tipp #19: Ergebnisse im Protokoll festhalten
Was nützen Entscheidungen, wenn sie nicht festgehalten werden? Noch vor dem eigentlichen Meeting sollten Sie einen Protokollanten bestimmen. Dieser darf auf keinen Fall fachfremd oder unvorbereitet sein. Außerdem sollten ihm grundlegende Informationen des Meetings wie Datum, Teilnehmer und deren E-Mail-Adressen, Themen und Tagesordnungspunkte bereits bekannt sein, damit nicht schon gleich zu Anfang Komplikationen und Verzögerungen auftreten und der Protokollant später nicht hinterherkommt.
Meeting-Tipp #20: Nutzen Sie Vorlagen und digitale Sofortprotokolle
Vorlagen und Templates können die Arbeit des Protokollanten erheblich vereinfachen. Mit einem digitalen Sofortprotokoll und entsprechender App können die Ergebnisse zum Beispiel direkt auf Ihrem Smartphone oder Tablet festgehalten werden. Ein weiterer Vorteil: Die Umsetzung lässt sich mit der gleichen Software im nächsten Meeting direkt kontrollieren.
Meeting-Tipp #21: 10 Finger, Handschrift oder Smartpen
Kommen solche Hilfsmittel nicht infrage, müssen Sie mitschreiben oder -tippen. Wenn Sie die Zehn-Finger-Tipptechnik beherrschen, können Sie getrost Ihren Laptop nutzen. Für alle anderen empfehlen wir ein handschriftliches Protokoll, da man beim Mittippen dazu neigt, Fehler direkt beheben zu wollen, was wiederum Zeit und Aufmerksamkeit kostet. Die Mitschrift können Sie dann später digitalisieren.
Wenn Sie sich den Schritt des Übertragens sparen wollen, können Sie auch einen Smartpen benutzen, der Ihre Handschrift direkt digitalisiert und speichert.
Meeting-Tipp #22: Protokoll zeitnah zur Verfügung stellen
Das Protokoll sollte so bald wie möglich nach dem Meeting fertiggestellt und bereitgestellt werden. Lassen Sie es am besten noch vorher absegnen. Wenn Sie sich in einem Punkt unsicher sind, fragen Sie bei anderen Teilnehmern nach.
Meeting-Tipp #23: Kontrollieren Sie die Umsetzung der Maßnahmen
Was nützen festgehaltene Entscheidungen, wenn sie nicht umgesetzt werden? Die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen muss spätestens beim nächsten Meeting kontrolliert werden. Sollte der Termin für die Umsetzung in weiter Ferne liegen, sorgen Sie dafür, dass über den Fortschritt der Maßnahmen informiert wird. Dies kann anhand von handschriftlichen Vermerken oder nachträglichen digitalen Zusatzbemerkungen im Protokoll erfolgen oder aber über die oben genannten Apps. Alternativ können Sie auch einen Außenstehenden als Controller beauftragen. Dies ist jedoch in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden, die Sie bei sorgfältiger Planung und Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen vermeiden können.
