SaaS-Management in Unternehmen nicht klar definiert

Soft­ware as a Ser­vice, kurz SaaS, erobert die Geschäfts­welt in rasan­tem Tem­po. Doch trotz der star­ken Nach­fra­ge offen­bart eine inter­na­tio­na­le Stu­die im Auf­trag des SaaS-Anbie­ters Lea­nIX enor­me Her­aus­for­de­run­gen im Umgang mit ent­spre­chen­den Tools.

Weder sind Ein­kaufs­pro­zes­se an die spe­zi­fi­schen SaaS-Vor­tei­le ange­passt, noch wer­den geeig­ne­te Tools in grö­ße­rem Maße ein­ge­setzt. In vie­len Fäl­len sind wei­ter­hin Excel-Tabel­len das Mit­tel der Wahl. Das ist ein Kern­er­geb­nis des „Lea­nIX SaaS Manage­ment Sur­vey 2021“. Für die Stu­die wur­den im Som­mer 2021 ins­ge­samt 105 Enter­pri­se-Archi­tec­tu­re-Spe­zia­lis­ten inter­na­tio­na­ler Unter­neh­men zum The­ma SaaS-Manage­ment befragt.

Eines ist sicher: SaaS wächst

Knapp 70 Pro­zent der befrag­ten Spe­zia­lis­ten für die IT-Land­schaft haben ange­ge­ben, dass die Anzahl an SaaS-Anwen­dun­gen in ihren Unter­neh­men in den letz­ten bei­den Jah­ren stark gestie­gen ist oder sich sogar ver­dop­pelt hat. In 58 Pro­zent der Unter­neh­men liegt der SaaS-Anteil an der IT-Land­schaft der­zeit noch bei unter einem Vier­tel. Aber knapp 20 Pro­zent der Orga­ni­sa­tio­nen geben schon jetzt an, dass SaaS mehr als die Hälf­te aller Anwen­dun­gen ausmacht.

Dass SaaS in zukünf­ti­gen IT-Land­schaf­ten eine grö­ße­re Rol­le spie­len wird, bestä­tigt auch der Blick in die USA, wo neue Tech­no­lo­gien gene­rell schnel­ler adap­tiert wer­den: Hier liegt der SaaS-Anteil bei der Mehr­heit der Unter­neh­men (61 Pro­zent) schon jetzt über einem Vier­tel, wäh­rend das in Euro­pa nur bei 35 Pro­zent der Fir­men der Fall ist.

Traditionelle Herangehensweise bestimmt Umgang mit SaaS

Als ein wich­ti­ger Vor­teil von SaaS wird der schnel­le und ein­fa­che Zugang zur Soft­ware beschrie­ben. Die­se Mög­lich­keit scheint jedoch nicht aus­ge­schöpft zu wer­den: In nur 18 Pro­zent der Unter­neh­men wer­den Ent­schei­dun­gen über den SaaS-Ein­kauf über­wie­gend dezen­tral getroffen.

So tra­di­tio­nell wie der Beschaf­fungs­pro­zess gere­gelt ist, so tra­di­tio­nell mutet auch die Wahl der ver­wen­de­ten Tools für das SaaS-Manage­ment an. In den meis­ten Unter­neh­men sind dafür meh­re­re Tools im Ein­satz. Am häu­figs­ten wird die vor­han­de­ne Lösung für die Enter­pri­se-Archi­tek­tur (76 Pro­zent) genutzt, auch IT- und Soft­ware-Manage­ment-Tools wer­den oft ein­ge­setzt (51 Pro­zent). An zwei­ter Stel­le der Nen­nun­gen ran­gie­ren mit 57 Pro­zent aller­dings Excel-Tabellen.

Das ist offen­bar auch den Befrag­ten bewusst: 64 Pro­zent der IT-Spe­zia­lis­ten sagen, Auto­ma­ti­sie­rung sei für SaaS-Manage­ment wich­tig oder sogar not­wen­dig. Den­noch wer­den moder­ne SaaS-Manage­ment-Platt­for­men – die die­se Mög­lich­keit bie­ten – in den Unter­neh­men bis­lang so gut wie gar nicht eingesetzt.

Es über­rascht daher nicht, dass fast drei Vier­tel der befrag­ten Enter­pri­se-Archi­tek­ten die Her­aus­for­de­run­gen durch SaaS als hoch rele­vant oder rele­vant für ihre Arbeit beschrei­ben. Dazu zäh­len zum Bei­spiel das Auf­fin­den von dezen­tral ein­ge­kauf­ten SaaS-Appli­ka­tio­nen und die Bereit­stel­lung von Infor­ma­tio­nen über Anzahl und Arten von Lizen­zen oder die ver­ur­sach­ten Kosten.

Viele Abteilungen sind in SaaS-Management involviert

Wenn es um SaaS-Manage­ment geht, reden in gro­ßen Unter­neh­men vie­le mit. In über 80 Pro­zent der befrag­ten Fir­men sind vier und mehr Abtei­lun­gen an die­sem Pro­zess beteiligt.

Befragt nach der ver­ant­wort­li­chen Abtei­lung ant­wor­ten die IT-Exper­ten, dass die­se Rol­le in Unter­neh­men von ver­schie­de­nen Teams wahr­ge­nom­men wird. In gut einem Drit­tel der Fir­men sind die Enter­pri­se-Archi­tek­ten ver­ant­wort­lich, in 31 Pro­zent das IT-/Soft­ware-Asset-Manage­ment, wei­te­re 24 Pro­zent ver­tei­len sich auf ande­re Abtei­lun­gen. Bemer­kens­wert ist, dass elf Pro­zent der Befrag­ten nicht wis­sen, wer das SaaS-Manage­ment verantwortet.

Große Mehrheit spricht sich für SaaS Center of Excellence aus

Dass so vie­le Abtei­lun­gen in das SaaS-Manage­ment invol­viert sind, spricht für das Kon­zept eines SaaS Cen­ters of Excel­lence. Die Mehr­heit der Befrag­ten befür­wor­tet die­se Idee von mul­ti­dis­zi­pli­nä­ren Teams zur enge­ren Ver­zah­nung von Busi­ness und IT – ver­gleich­bar mit dem schon stär­ker eta­blier­ten Cloud Cen­ter of Excellence.

Nur 22 Pro­zent der befrag­ten IT-Spe­zia­lis­ten hal­ten ein sol­ches Kom­pe­tenz-Team für nicht not­wen­dig. Mehr als die Hälf­te denkt, ihr Unter­neh­men wür­de davon pro­fi­tie­ren – doch das Kon­zept wird bis­lang nicht in Erwä­gung gezo­gen. Nur in 21 Pro­zent der Fir­men ist ein SaaS Cen­ter of Excel­lence bereits in Pla­nung oder bereits etabliert.

Unternehmen müssen beim SaaS-Management umdenken

Der Markt für SaaS-Anwen­dun­gen wird wei­ter­wach­sen – dar­in sind sich die Exper­ten einig und auch die Ergeb­nis­se der vor­lie­gen­den Stu­die bele­gen die­sen Trend. Die Unter­su­chung hat aber auch gezeigt, dass die spe­zi­fi­schen Beson­der­hei­ten von SaaS bis­lang weder im Ein­kaufs­pro­zess noch bei der Ver­wal­tung und Steue­rung sol­cher Appli­ka­tio­nen berück­sich­tigt wer­den. Lea­nIX-CEO André Christ sagt dazu: „Wer ein funk­tio­nie­ren­des SaaS-Manage­ment eta­bliert, hat jeder­zeit Zugriff auf detail­lier­te und umfang­rei­che Infor­ma­tio­nen zu den Anwen­dun­gen und kann daten­ba­sier­te Ent­schei­dun­gen tref­fen. Das wirkt sich gleich dop­pelt aus: Zum einen las­sen sich dadurch Sicher­heits- und Com­pli­ance-Pro­ble­me ver­hin­dern, zum ande­ren kann man nur so die beson­de­ren Vor­tei­le von SaaS wirk­lich nutzen.“

Er erklärt, war­um Unter­neh­men jetzt aktiv wer­den soll­ten: „Wir sehen, dass Orga­ni­sa­tio­nen auf die neu­en Her­aus­for­de­run­gen durch SaaS noch nicht vor­be­rei­tet sind. Das kann zum Pro­blem wer­den. Der berühm­te Satz ‚Soft­ware ist eating the world‘ muss inzwi­schen ergänzt wer­den, näm­lich zu ‚SaaS is eating soft­ware‘. Die­se Ent­wick­lung ist nicht auf­zu­hal­ten. Wer jetzt umdenkt, stellt die rich­ti­gen Wei­chen für das Manage­ment der IT-Land­schaft der Zukunft.“