Das Ideal der UCC: Noch keine einheitlichen Kommunikationskanäle

Uni­fied Com­mu­ni­ca­ti­on & Col­la­bo­ra­ti­on (UCC), also die Kon­so­li­die­rung sämt­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le in einer Platt­form, ist der Ide­al­zu­stand der Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on. Die Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­spe­zia­lis­ten von Snom erklä­ren, war­um die Umset­zung bis­lang oft scheitert.

Aktu­ell ist eine ein­heit­li­che UCC-Platt­form in vie­len Unter­neh­men noch Zukunfts­mu­sik. Abbil­dung: SAB, Goog­le KI

Das Kon­zept ganz­heit­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sun­gen, die Spra­che, E-Mail, Chat, Video und Kol­la­bo­ra­ti­on mit­ein­an­der ver­ei­nen, fin­det sich regel­mä­ßig in Stra­te­gie- und Mar­ke­ting­do­ku­men­ten. In den Unter­neh­men exis­tie­ren jedoch häu­fig zahl­rei­che ver­schie­de­ne Sys­te­me. So gibt es bei dem Vor­ha­ben, alle rele­van­ten Kommuni­kationskanäle sys­te­misch in einer UCC-Platt­form zu inte­grie­ren, poten­zi­ell viel Luft nach oben. Das zei­gen auch Markt­ana­ly­sen, die das Wachs­tums­po­ten­zi­al die­ses Seg­ments unter­sucht haben. Dem­nach wird der euro­päi­sche Markt für UCC-Lösun­gen auf rund 49 Mil­li­ar­den US-Dol­lar geschätzt, bei einer jähr­li­chen Wachstums­rate von rund 18 Pro­zent bis 2030 (Quel­le: Grand View Rese­arch, Euro­pe Uni­fied Com­mu­ni­ca­ti­ons & Col­la­bo­ra­ti­on Mar­ket Report 2024). Wor­an schei­tert die Implementierung?

Mögliche Stolpersteine

Die Theo­rie ver­spricht, mit einer ein­heit­li­chen UCC-Lösung sämt­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le effi­zi­ent zu bün­deln. In der Pra­xis kann dies einen tie­fen, nicht unpro­ble­ma­ti­schen Ein­griff in funk­tionierende Struk­tu­ren und Arbeits­pro­zes­se bedeu­ten, sagen die Exper­ten von Snom. Sys­te­me müs­sen kon­so­li­diert, Mit­ar­bei­ten­de geschult, Pro­zes­se ange­passt und Com­pli­ance-Fra­gen geklärt wer­den. In Euro­pa spielt zudem die Ein­hal­tung der DSGVO eine wich­ti­ge Rol­le. Für vie­le Fir­men bedeu­tet das einen enor­men zeit­li­chen und tech­ni­schen Auf­wand. Die­ser wird dar­um häu­fig auf­ge­scho­ben, da sich die erhoff­ten Effi­zi­enz­ge­win­ne erst nach Mona­ten oder Jah­ren einstellen.

Kosten Kalkulieren

Moder­ne UCC-Platt­for­men kön­nen sowohl in der Anschaf­fung als auch im Betrieb kos­ten­in­ten­siv sein. Lizen­zen, lau­fen­de Gebüh­ren, Schu­lun­gen und die not­wen­di­ge Anpas­sung der IT-Land­schaft bedeu­ten erheb­li­che Inves­ti­tio­nen. Des­halb ent­schei­den sich vie­le Unter­neh­men für eine frag­men­tier­te Lösung, bei der aus betriebs­wirtschaftlichen Grün­den bei­spiels­wei­se die IP-Tele­fo­nie getrennt von bestehen­den E-Mail- und Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools betrie­ben wird. Stu­di­en bele­gen, dass sich durch IP-Tele­fo­nie­platt­for­men – in der Cloud oder als On-Pre­mi­se-Lösung – bis zu 40 Pro­zent der Kos­ten im Ver­gleich zu klas­si­schen Tele­fon­sys­te­men ein­spa­ren las­sen (Quel­le: Veri­fied Mar­ket Rese­arch, Euro­pe IP Tele­pho­ny and UCaaS Mar­ket 2024).

Etablierte Lösungen

Vie­le Funk­tio­nen, die über eine UCC-Lösung lau­fen könn­ten, sind seit lan­ger Zeit über eta­blier­te Tools ver­füg­bar. So bleibt die E-Mail in Sys­te­men wie Micro­soft Exch­an­ge oder Goog­le Workspace, wäh­rend Chat und Kol­la­bo­ra­ti­on über Anwen­dun­gen wie Slack, Teams oder Zoom orga­ni­siert wer­den. Die­se Lösun­gen sind so weit verbrei­tet, dass sie fak­tisch zum Stan­dard gewor­den sind. Ein Wech­sel auf eine mono­li­thi­sche UCC-Platt­form schafft in vie­len Fäl­len nicht nur unnö­ti­ge Dop­pel­struk­tu­ren, son­dern ver­ur­sacht auch zusätz­li­che Kos­ten, ohne die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­qua­li­tät zu verbessern.