Niemand wünscht es sich, aber viele haben es schon erlebt: Mitarbeitende kämpfen sich durch Berge an Dokumenten und suchen verzweifelt nach wichtigen Daten. Solche Szenarien sind frustrierend und ein klares Zeichen für dringenden Handlungsbedarf, wissen auch die Experten von Canon.
Enterprise Content Management-Lösungen von Canon ermöglichen mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen. Abbildung: Canon
In einer Zeit, in der der professionelle Umgang mit großen Datenmengen geschäftskritisch ist, müssen Unternehmen ihre Informationsprozesse anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Effiziente Workflows, Datenschutz und Barrierefreiheit sind dabei entscheidend. Ein intelligentes Informationsmanagement ist daher unverzichtbar. Es sollte sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen einfügen und Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Informationen müssen strategisch gemanagt werden, damit sie jederzeit abrufbar und datensicher sind.
Aktuelle Herausforderungen im digitalen Umfeld
Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ verfügen 72 Prozent der deutschen Unternehmen über keine zentrale Strategie zur digitalen Transformation. 53 Prozent haben Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung, und nur 32 Prozent sehen sich als Vorreiter. Diese Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit effizienter Lösungen, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen die Möglichkeit haben, von überall aus mit leistungsstarken Tools zu arbeiten. Abbildung: Canon
Ab Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) Unternehmen zudem zur Einhaltung neuer Standards. Digitale Dokumente müssen dann so strukturiert und aufbereitet sein, dass sie für alle zugänglich sind – unabhängig von körperlichen, sensorischen oder kognitiven Einschränkungen.
Barrierefreiheit im Fokus
Mit dem BFSG stehen viele Unternehmen vor einer neuen Herausforderung. Technisch erfordert der künftig verpflichtende PDF/UA-Standard die Verwendung von Tags, die die semantische Struktur eines Dokuments abbilden. Intelligente Lösungen wie PDF-Tagging-Software sind unerlässlich, um die Automatisierung zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen inhaltliche Anpassungen vorgenommen werden, wie das Hinzufügen von Alternativtexten für Bilder und die Spezifizierung der Dokumentenstruktur und -sprache. Auch bestehende PDF-Dokumente müssen auf den PDF/UA-Standard gebracht werden.
Das BFSG markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer inklusiveren digitalen Welt. Dies erfordert Investitionen und Anpassungen, bringt jedoch auch Vorteile für Unternehmen. Barrierefreie digitale Angebote können die Zielgruppe erweitern, das Nutzererlebnis verbessern und die Suchmaschinenoptimierung (SEO) positiv beeinflussen.
Smarte Prozesse für mehr Effizienz
Mit über 30 Jahren Erfahrung bietet Canon umfassende Expertise und maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation und die Umsetzung des neuen PDF/UA-Standards. Bereits mehr als 2.700 Unternehmen in Europa nutzen Canon Information Management Solutions. Die Lösungen ermöglichen durch Automatisierung eine höhere Effizienz in der Dokumentenerstellung und -verarbeitung und reduzieren manuelle Fehler. Canon-Lösungen zur zentralen Verwaltung und digitalen Integration aller eingehenden Dokumente sind zudem so ausgelegt, dass sie sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren lassen.
Die spezialisierten Systeme zur Datenerfassung und -verteilung reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Abbildung: Canon
Ermöglicht wird das unter anderem durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Poststelle. Im Bereich der Kundenkommunikation bietet Canon mit seinem Customer Communication Management (CCM) innovative Lösungen zur Omnichannel-Integration und optimierten Dokumentengestaltung. Sie ermöglichen konsistente und personalisierte Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg. Innovative und automatisierte Tagging- und Prüfprozesse der Canon Information Management Solutions unterstützen dabei die Einhaltung von PDF/UA-Standards.
Excellence in Quality: Maßgeschneiderte Lösungen
Canon steht für „Excellence in Quality“ – ein Anspruch, der sich nicht nur in Technologie und Produkten, sondern auch in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Kunden widerspiegelt. Unternehmen profitieren von einem ganzheitlichen Ansatz, der von der ersten Prozessanalyse über die Implementierung bis hin zur begleitenden Optimierung reicht. Die digitale Transformation ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Prozess.
Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglichen eine höhere Produktivität und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Abbildung: Canon
Digitale Transformation mit einem starken Partner
Intelligente Workflows sind heute der Schlüssel zu mehr Produktivität. Unternehmen brauchen Lösungen, die Informationen nicht nur digitalisieren, sondern aktiv steuern und optimieren. Die Frage ist nicht mehr, ob Unternehmen ihre Prozesse modernisieren sollten – sondern wie. Wer auf effiziente Informationssteuerung setzt, schafft die Grundlage für eine zukunftssichere, produktive und sichere Arbeitsweise. Mit Canon haben Unternehmen einen Partner, der sie mit maßgeschneiderten Lösungen, erstklassiger Qualität und einem klaren Blick für die Anforderungen der digitalen Zukunft begleitet.
