Der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen wird immer smarter. Die Digitalisierung machts möglich. Autorin Nicole Pfeiffer zeigt, wie dabei Tablets als multifunktionale Steuerzentralen fungieren und verschiedene Bereiche der Büroorganisation beeinflussen können.
Durch die Integration entsprechender Apps und Softwarelösungen lassen sich über ein Tablet zahlreiche Funktionen steuern. Abbildung: Drobotdean, Freepik
Der Trend hin zum Smart Office ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsumgebungen effizienter und komfortabler zu gestalten. Hierfür können neben anderen Geräten auch Tablets in den Arbeitsalltag integriert werden.
Tablets als Steuerzentrale im Smart Office
In einem Smart Office können Tablets als zentrale Schaltstelle für verschiedene Systeme dienen. Durch die Integration entsprechender Apps und Softwarelösungen lassen sich über ein Tablet zahlreiche Funktionen steuern, die sonst über separate Bedienfelder oder Geräte geregelt werden müssten. Dazu zählen unter anderem:
- Lichtsteuerung: Tablets lassen eine unkomplizierte Regelung von Beleuchtungssystemen zu. Mitarbeitende können mit wenigen Fingerbewegungen die Helligkeit, Lichtfarbe oder spezifische Beleuchtungsmodi anpassen, um so eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
- Klimaregulierung: Temperatur- und Belüftungssysteme lassen sich über das Tablet steuern. Das ist besonders in Großraumbüros von Vorteil, in denen eine präzise Klimatisierung unterschiedlicher Arbeitsbereiche erforderlich ist.
- Sicherheit: Auch Sicherheitsfunktionen wie der Zugang zu bestimmten Bereichen oder das Schließen von Türen können in die Steuerung integriert werden. Dadurch wird das Smart Office zu einem sichereren und besser kontrollierten Arbeitsumfeld.
Die Zusammenführung verschiedener Steuerungsfunktionen über ein Tablet erhöht die Effizienz und Flexibilität im Büroalltag und reduziert gleichzeitig den technischen Aufwand. Besonders praktisch ist es, wenn das Tablet an der Wand befestigt ist, da alle Systeme so für die Mitarbeitenden leicht zugänglich und als Steuerzentrale übersichtlich an einem Ort gebündelt sind.
Einsatz in Konferenzräumen
In großen Büros oder Unternehmen mit vielen Meeting- und Konferenzräumen ist die Verwaltung dieser Räume nicht selten eine Herausforderung. Tablets dienen hier als praktische Lösung, indem sie als digitale Türschilder genutzt werden. Diese Tablets zeigen in Echtzeit an, ob ein Raum aktuell belegt ist oder für einen späteren Zeitpunkt reserviert wurde. Zudem können Mitarbeitende über das Tablet sehen, wann ein Raum wieder frei ist, und so spontane Meetings besser planen.
Dank Kalenderintegrationen lassen sich Buchungen und Belegungen sofort im System erfassen und synchronisieren, was zu einer effizienteren Nutzung der Büroflächen beiträgt. Auch Änderungen, wie eine spontane Verlängerung des Meetings, können direkt auf dem Tablet eingegeben und sofort aktualisiert werden. Das reduziert die Kommunikationswege und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf.
Vertrags- und Dokumentenmanagement
Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich von Tablets im Smart Office ist das Vertrags- und Dokumentenmanagement. Tablets erleichtern den schnellen Zugriff auf digitale Vertragsunterlagen oder Dokumente, ohne dass physische Akten durch das Büro transportiert werden müssen. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern oder Dokumentenverlusten. Zudem dient es auch als nachhaltige Maßnahme im Büro, wenn Dokumente nicht erst ausgedruckt werden müssen. Insbesondere für Abteilungen wie den Vertrieb, die oft direkten Zugang zu wichtigen Dokumenten benötigen, sind Tablets ein wertvolles Tool.
Zudem können Verträge und Dokumente direkt auf dem Tablet signiert werden, was den gesamten Prozess des Dokumentenmanagements weiter beschleunigt. Die direkte Integration in cloudbasierte Managementsysteme gewährt einen ortsunabhängigen Zugriff, was die Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb des Unternehmens fördert.
Ein wichtiger Einsatzbereich von Tablets im Smart Office ist das Vertrags- und Dokumentenmanagement. Abbildung: Freepik
Inventar- und Bestandsmanagement
Über speziell entwickelte Apps können Mitarbeitende jederzeit auf die Bestandsdaten zugreifen und den aktuellen Status von Büromaterialien oder technischen Geräten überprüfen. Eine direkte Synchronisation mit dem zentralen System sorgt dafür, dass Bestände in Echtzeit aktualisiert werden. Beispielsweise können neue Bestellungen direkt über das Tablet ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes Produkt zur Neige geht. Das reduziert Engpässe im Betrieb und erleichtert die Budgetplanung und -kontrolle.
Unterstützung im Kundengespräch und Außendienst
Vertriebsmitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf Präsentationen, Produktinformationen und Vertragsunterlagen, die sie dem Kunden sofort zeigen können. Dies erhöht die Flexibilität im Gespräch und ermöglicht eine schnelle Anpassung an individuelle Kundenbedürfnisse. Zusätzlich können Angebote oder Verträge direkt im Kundengespräch erstellt und auf dem Tablet unterzeichnet werden, was den gesamten Prozess beschleunigt und Fehlerquellen minimiert. Für Unternehmen, die oft im Außendienst tätig sind, stellt das Tablet somit ein unentbehrliches Werkzeug dar, um den professionellen Auftritt und die Effizienz zu verbessern.
