Ein flexibler Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeitenden, sowohl im Büro als auch von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. Dafür ist die passende Ausstattung unerlässlich – von mobilen Endgeräten bis hin zu Lösungen für eine papierlose Büroorganisation. Ein Beitrag von Timo Müller.
Produktive Teams sind in der hybriden Arbeitswelt von großer Bedeutung. Abbildung Shridar Gupta, Unsplash
Das Büro der Zukunft setzt auf flexible Arbeitsplatzkonzepte, die sich an individuelle Bedürfnisse anpassen. Durch aktivitätsbasierte Zonen können Unternehmen verschiedene Nutzerprofile adressieren und optimale Arbeitsumgebungen schaffen. Diese Zonen umfassen unter anderem:
- Arbeitszonen mit Desk-Sharing für kollaboratives Arbeiten
- Ruhearbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten
- Begegnungsräume für informellen Austausch
- Verschiedene Meeting-Räume für effiziente Besprechungen
Desk-Sharing-Modelle reduzieren die Anzahl benötigter Schreibtische und nutzen den Büroraum effizienter. Wenn ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, sind feste Arbeitsplätze nicht mehr notwendig. Stattdessen teilen sich die Anwesenden die verfügbaren Tische nach Bedarf. Dieser Ansatz ermöglicht höhere Flexibilität und optimale Auslastung der Büroflächen.
Nicht nur zu Hause sollte Wert auf einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz gelegt werden, auch Unternehmen sollten darauf achten. Wie eine Finanzstudie zeigt, liegt der Grund für eine Aufnahme eines Kredits für „Möbel/Einrichtung“ und für „Technik“ auf Platz drei und Platz vier. Man kann davon ausgehen, dass in diese Kategorien auch die Finanzierung für die Ausstattung von Arbeitsplätzen fällt.
Abbildung: Finanzcheck
Mobile Endgeräte und digitale Tools für nahtlose Kollaboration
Mobile Endgeräte sind im modernen Büro zentral für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden vor Ort und im Homeoffice. Laptops, Tablets und Smartphones bilden die Basis einer flexiblen Arbeitsumgebung. Wichtig ist, dass jeder Arbeitsplatz mit hochwertigen Webcams, separaten Bildschirmen und komfortablen Headsets ausgestattet ist, um optimale Kommunikation zu gewährleisten.
Software wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom ermöglicht Echtzeitkommunikation, Dateiaustausch und gemeinsames Arbeiten an Projekten, unabhängig vom Standort. Virtuelle Meetings werden durch diese Tools vereinfacht, da sie stabile Verbindungen gewährleisten.
Digitale Tools zur Optimierung der Arbeitsabläufe
Um die Vorteile moderner Arbeitsmodelle voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen über die Bereitstellung eines PCs mit Internetanschluss hinausgehen. Digitale Tools und Anwendungen sollten jederzeit verfügbar sein, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Hier kommen Cloud-Dienstleistungen ins Spiel, die in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen haben.
Kollaborationssoftware und andere digitale Tools spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Arbeitsabläufen. Beispiele sind:
- Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana
- Kommunikationsplattformen wie Slack oder Microsoft Teams
- Dokumentenbearbeitungs- und Speicherlösungen wie Google Drive oder Dropbox
- Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Skype
Der gezielte Einsatz dieser Tools strafft Arbeitsabläufe, verbessert die Kommunikation und steigert die Produktivität. Es ist wichtig, die richtigen Tools auszuwählen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Papierlose Büroorganisation: Nachhaltigkeit und Effizienz
In der heutigen Geschäftswelt gewinnen papierlose Büroorganisation und digitale Prozesse an Bedeutung. Unternehmen, die auf nachhaltige und effiziente Arbeitsweise setzen, profitieren nicht nur von einer Reduzierung des Papierverbrauchs, sondern auch von optimierten Arbeitsabläufen und besserer Kollaboration.
Smart-Building-Konzepte spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Intelligente Technologien steuern Beleuchtung, Klimatisierung und andere Bürosysteme bedarfsgerecht. Sensorgesteuerte Beleuchtung beleuchtet nur genutzte Bereiche, während ungenutzte Flächen dunkel bleiben. Ähnlich verhält es sich mit der Klimatisierung: Die Temperatur in verschiedenen Bürobereichen wird gezielt reguliert, um den Energieverbrauch zu senken.
Sensorgesteuerte Beleuchtung beleuchtet nur genutzte Bereiche, während ungenutzte Flächen dunkel bleiben. Abbildung: Toa Heftiba, Unsplash
Digitale Prozesse tragen maßgeblich zu einer papierlosen Büroorganisation bei. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme und digitale Unterschriften reduzieren den Papierverbrauch drastisch. Zudem ermöglichen digitale Tools eine effizientere Zusammenarbeit, da Dokumente in Echtzeit bearbeitet und geteilt werden können, was Zeit spart und unnötige Ausdrucke vermeidet.
Ergonomie am Arbeitsplatz
Die Gesundheit am Arbeitsplatz spielt bei der Einrichtung eines modernen Büros eine zentrale Rolle. Ergonomische Arbeitsplätze reduzieren körperliche Beschwerden und steigern die Produktivität. Höhenverstellbare Schreibtische ermöglichen es, die Arbeitshaltung regelmäßig zu wechseln und so Rückenproblemen vorzubeugen. Ergonomische Bürostühle mit verstellbarer Rückenlehne, Sitztiefe und Armlehnen unterstützen eine gesunde Körperhaltung und verringern die Belastung der Wirbelsäule.
Das Active-Office-Konzept fördert Bewegung am Arbeitsplatz. Sitzbälle, Wackelunterlagen oder höhenverstellbare Stehpulte ermutigen Mitarbeitende, ihre Position häufiger zu wechseln. Diese dynamischen Sitzgelegenheiten stärken die Rückenmuskulatur und verbessern die Durchblutung. Auch Bewegungselemente wie Tischtennisplatten oder Kicker im Büro tragen dazu bei, dass sich Mitarbeitende in kurzen Pausen aktiv bewegen und mental abschalten können.
Büroausstattung finanzieren: Welche Möglichkeiten gibt es?
Die Umstellung auf eine moderne Büroausstattung im Zuge von New-Work-Initiativen erfordert sorgfältige Planung und Budgetierung. Um die Kosten im Rahmen zu halten, empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen und verschiedene Finanzierungsoptionen zu prüfen. Eine kostengünstige Alternative zu herkömmlichen PCs sind Cloud-Monitore wie Thin Clients. Diese ermöglichen flexibles Arbeiten und erleichtern die Zusammenarbeit, ohne das Budget übermäßig zu belasten.
Frühzeitige Planung und Evaluierung verschiedener Optionen sind wichtig, um die Büroausstattung zu finanzieren. Leasing-Modelle, bei denen die Ausrüstung über einen längeren Zeitraum angemietet wird, oder Förderprogramme für die Digitalisierung von Arbeitsplätzen sind mögliche Optionen. Durch eine umsichtige Herangehensweise können Unternehmen ihre Büros zukunftsfähig gestalten, ohne finanziell überfordert zu sein.
