Zurück ins Einzelbüro? Interview mit Prof. Dr. Marcel Hülsbeck

Groß­raum­bü­ros sind für eine bes­se­re Zusam­men­ar­beit gemacht. Das galt lan­ge als unum­strit­ten. Eine Über­sichts­stu­die der Hoch­schu­le Mün­chen kam nun zu einem ande­ren Ergeb­nis. Wir spra­chen mit Prof. Dr. Mar­cel Hüls­beck, Initia­tor der Stu­die, über die neu­en Erkennt­nis­se und über idea­le Büroumgebungen.

OFFICE ROXX: Prof. Dr. Hülsbeck, was zählt für Sie zu den wichtigsten Erkenntnissen Ihrer Studie?

Mar­cel Hüls­beck: In unse­rer Über­sichts­ar­beit „Die Pro­duk­ti­vi­täts­steu­er der neu­en Büro­kon­zep­te“ haben wir uns inten­siv mit ver­schie­de­nen Büro­kon­zep­ten aus­ein­an­der­ge­setzt. Einer der wich­tigs­ten Punk­te ist, dass Open-Plan-Büros, also Groß­raum­bü­ros, zwar anfangs Geld ein­spa­ren kön­nen, aber auf lan­ge Sicht die Pro­duk­ti­vi­tät und Zufrie­den­heit der Mit­ar­bei­ten­den beein­träch­ti­gen. Wir nen­nen das eine „Pro­duk­ti­vi­täts­steu­er“. Das heißt, die anfäng­li­chen Ein­spa­run­gen wer­den durch die nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen auf die Arbeits­leis­tung wie­der zunich­te­ge­macht. Dage­gen kön­nen Acti­vi­ty-Based-Working-Umge­bun­gen die Zusam­men­ar­beit und Kom­mu­ni­ka­ti­on för­dern. Aller­dings ist hier ent­schei­dend, wie gut das Manage­ment die­se Arbeits­wei­se unter­stützt und umsetzt. Am bes­ten abge­schnit­ten in unse­rer Stu­die haben jedoch Ein­zel­bü­ros. Sie bie­ten Rück­zugs­mög­lich­kei­ten und die nöti­ge Ruhe, um kon­zen­triert und effi­zi­ent zu arbeiten.

Welche konkreten Faktoren verursachen im Großraumbüro Produktivitätsverluste?

Einer der Haupt­fak­to­ren ist die Geräusch­ku­lis­se. Die stän­di­gen Hin­ter­grund­ge­räu­sche wie Gesprä­che und Tele­fo­na­te kön­nen die Kon­zen­tra­ti­on erheb­lich stö­ren. Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist der Man­gel an Pri­vat­sphä­re. In Groß­raum­bü­ros füh­len sich vie­le Mit­ar­bei­ten­de beob­ach­tet, was den Stress erhö­hen kann. Auch visu­el­le Ablen­kun­gen spie­len eine Rol­le. Das stän­di­ge Kom­men und Gehen von Kol­le­gen kann sehr ablen­kend sein. Ein oft unter­schätz­ter Fak­tor ist die Tem­pe­ra­tur­re­ge­lung. In einem Groß­raum­bü­ro eine für alle ange­neh­me Tem­pe­ra­tur zu fin­den, ist eine Her­aus­for­de­rung. Zu war­me oder zu kal­te Tem­pe­ra­tu­ren kön­nen Unbe­ha­gen ver­ur­sa­chen. Hin­zu kommt, dass in Groß­raum­bü­ros das Risi­ko der Krank­heits­über­tra­gung höher ist, was zu ver­mehr­ten Fehl­zei­ten füh­ren kann.

Wie sieht eine ideale Büroumgebung für Sie aus?

Eine idea­le Büro­um­ge­bung ist eine, die Fle­xi­bi­li­tät und Viel­falt bie­tet. Sie soll­te ver­schie­de­ne Arbeits­be­rei­che für unter­schied­li­che Auf­ga­ben und Bedürf­nis­se umfas­sen. Für kon­zen­trier­tes, unge­stör­tes Arbei­ten sind ruhi­ge Berei­che oder Ein­zel­bü­ros wich­tig. Für Team­ar­beit und krea­ti­ven Aus­tausch soll­ten offe­ne, gemein­schaft­li­che Berei­che vor­han­den sein. Ergo­no­mi­sche Möbel und eine gute Beleuch­tung sind ent­schei­dend für den phy­si­schen Kom­fort. Eben­falls wich­tig: eine ange­neh­me Raum­tem­pe­ra­tur und aus­rei­chen­de Belüf­tung. Zudem soll­ten Pau­sen­räu­me und Berei­che für infor­mel­len Aus­tausch zur Ver­fü­gung ste­hen, um das Wohl­be­fin­den und die sozia­le Inter­ak­ti­on zu fördern.

In der Studie ist die Rede von einem optimalen Mix aus ruhigen Bereichen und Raum für Zusammenarbeit. Wie lässt sich dieser erreichen?

Um die­sen opti­ma­len Mix zu errei­chen, ist eine durch­dach­te Büro­ge­stal­tung erfor­der­lich. Für kon­zen­trier­tes Arbei­ten soll­ten spe­zi­el­le Zonen geschaf­fen wer­den, die akus­tisch und räum­lich von beleb­te­ren Berei­chen getrennt sind. Schall­ab­sor­bie­ren­de Mate­ria­li­en, Trenn­wän­de oder schall­dich­te Kabi­nen kön­nen dabei hel­fen, Stö­run­gen zu mini­mie­ren. In den offe­nen, fle­xi­blen Berei­chen sind bei­spiels­wei­se varia­ble Sitz­ge­le­gen­hei­ten für Mee­tings und krea­ti­ven Aus­tausch wich­tig. Aber auch eine kla­re Kenn­zeich­nung und Rege­lung der Nut­zung die­ser Berei­che unter­stützt das rei­bungs­lo­se Zusammenspiel.

Haben Sie konkrete Tipps für Unternehmen, die ihr Bürokonzept überarbeiten wollen?

Unter­neh­men, die ihr Büro­kon­zept über­ar­bei­ten wol­len, emp­feh­le ich einen prag­ma­ti­schen und schritt­wei­sen Ansatz. Zunächst gilt es, die bestehen­de Büro­si­tua­ti­on zu ana­ly­sie­ren. Man muss ver­ste­hen, was gut funk­tio­niert und was ver­bes­sert wer­den kann. Im zwei­ten Schritt soll­ten die Mit­ar­bei­ten­den per Umfra­ge oder Work­shop zu ihren Bedürf­nis­sen und Wün­schen befragt wer­den. Auf Basis die­ser Infor­ma­tio­nen wird ein detail­lier­tes Kon­zept ent­wi­ckelt, das ver­schie­de­ne Arbeits­be­rei­che wie Ruhe- und Gemein­schafts­zo­nen umfasst. Wich­tig dabei: Mit­ar­bei­ten­de wäh­rend des gesam­ten Pla­nungs­pro­zes­ses ein­be­zie­hen, um deren Akzep­tanz und Zufrie­den­heit zu sichern. Nach der Fer­tig­stel­lung des Kon­zepts gilt es, regel­mä­ßi­ges Feed­back ein­zu­sam­meln und dar­auf auf­bau­en­de Anpas­sun­gen vor­zu­neh­men. So ent­steht ein dyna­mi­scher Pro­zess, der das Büro­kon­zept kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sert und an neue Bedürf­nis­se angepasst.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Chris­ti­an Marx.