Drei Vorhersagen für den indirekten Einkauf

Hol­ger Der­mann ist Pro­jekt­lei­ter E-Busi­ness & Ser­vices der Hoff­mann Group, dem Mut­ter­kon­zern der E-Pro­cu­re­ment-Platt­form Simp­le Sys­tem. Er unter­stützt Unter­neh­men dabei, Pro­zes­se und Waren­flüs­se zum Bei­spiel mit­tels Beschaf­fungs­platt­for­men zu optimieren.

Erfolg­reich mit einer E-Pro­cu­re­ment-Lösung: Mit Simp­le Sys­tem kön­nen Ein­kaufs­pro­zes­se ein­fach digi­tal umge­setzt wer­den. Abbil­dung: ijeab, Freepik

Fach­kräf­te­man­gel, neu­es Lie­fer­ket­ten­ge­setz, aber auch die eher schlep­pend vor­an­schrei­ten­de Digi­ta­li­sie­rung haben Unter­neh­men 2023 in Atem und in Schach gehal­ten. Die­se The­men wer­den den indi­rek­ten Ein­kauf auch 2024 wei­ter beglei­ten. In die­sem Gast­bei­trag beschrei­be ich, wor­auf Unter­neh­men in die­sem Jahr beson­ders ach­ten soll­ten und wel­che Hand­lungs­an­sät­ze es für die ver­schie­de­nen Her­aus­for­de­run­gen geben kann.

#1 Dem Fachkräftemangel trotzen

Der Fach­kräf­te­man­gel zieht sich durch alle Unter­neh­mens­ab­tei­lun­gen und bleibt wei­ter­hin eine der größ­ten betrieb­li­chen Her­aus­for­de­run­gen – auch für den Ein­kauf. Wäh­rend Unter­neh­men nicht nur mit einem gerin­ge­ren Bewer­ber­pool zu kämp­fen haben, müs­sen auch häu­fi­ge­re Per­so­nal­wech­sel kom­pen­siert wer­den. Top-Prio­ri­tät muss es also auch in 2024 sein, Lösun­gen zu fin­den, dem ent­ge­gen­zu­wir­ken. Gro­ßes Poten­zi­al liegt hier in E-Pro­cu­re­ment-Platt­for­men wie bei­spiels­wei­se Simp­le Sys­tem, die das vor­han­de­ne Per­so­nal durch digi­ta­le und auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se direkt spür­bar ent­las­ten. So las­sen sich sonst gebun­de­ne Res­sour­cen schnell befrei­en und umver­tei­len, damit Mit­ar­bei­ten­de ihre Zeit effek­ti­ver für stra­te­gi­sche Auf­ga­ben nut­zen können.

Digi­ta­le Medi­en sind ins­ge­samt unab­ding­bar, um neu­es Per­so­nal schnellst­mög­lich in die betrieb­li­chen Abläu­fe zu inte­grie­ren. Um als Arbeit­ge­ber für die jun­ge Gene­ra­ti­on attrak­tiv zu sein und zu blei­ben, ist Digi­ta­li­sie­rung ein ent­schei­den­der Fak­tor. Es ist heu­te undenk­bar, dass Aus­zu­bil­den­de mit einem hoch­ak­ti­ven digi­ta­len Frei­zeit­le­ben im Unter­neh­men noch Zet­tel aus­fül­len müss­ten – von der Erstel­lung papier­ba­sier­ter Kata­lo­ge ganz zu schwei­gen. Daher ist ein Mini­mum an inte­grier­ten Touch-Ober­flä­chen oder Moni­to­ren ein abso­lu­tes Must-have für jedes Unter­neh­men, das Nach­wuchs­kräf­te suchen, fin­den und auch lang­fris­tig bin­den möchte.

#2 Produktivitätserhöhung gegen den Margendruck

Nicht nur der Regie­rungs­haus­halt muss Kos­ten­op­ti­mie­rung betrei­ben, auch nahe­zu jedes Unter­neh­men. Dadurch wer­den Preis­ver­hand­lun­gen immer schwie­ri­ger. Hin­zu kom­men stei­gen­de Prei­se, vor allem bei den Roh­stof­fen. Das sorgt für hohen Mar­gen­druck, der sich auch 2024 fort­set­zen wird. Unter­neh­men müs­sen sich stra­te­gisch dar­auf ein­stel­len, das Maxi­mum aus ihrer Mar­ge her­aus­zu­ho­len. Das kann nur durch Pro­zess­op­ti­mie­rung mit­tels Auto­ma­ti­sie­rung und dar­aus fol­gen­der Pro­duk­ti­vi­täts­er­hö­hung gelin­gen. Auch hier müs­sen Unter­neh­men in tech­no­lo­gi­sche Lösun­gen inves­tie­ren. In der Ein­kaufs­ab­tei­lung könn­te das die Ein­füh­rung einer E-Pro­cu­re­ment-Platt­form sein. Solan­ge der Bestell­pro­zess zu Fuß, auf Papier und die Waren- und Preis­über­sich­ten in schwer aktua­li­sier­ba­ren Kata­log­wäl­zern statt­fin­den, sind zu vie­le Mit­ar­bei­ten­de in viel zu zeit- und daher kos­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­sen gefan­gen. Und letzt­end­lich brin­gen zu hohe Pro­zess­kos­ten jede mög­li­che Mar­ge zum Schmelzen.

#3 Schnelle Einsparpotenziale realisieren

Unter­neh­men müs­sen Trans­pa­renz in ihre Ein­kaufs­pro­zes­se und den Waren­fluss brin­gen, gera­de im Bereich der C-Tei­le, um hier opti­ma­le Ein­spar­po­ten­zia­le zu iden­ti­fi­zie­ren. Maverick-Buy­ing ist einer der größ­ten Fein­de von stra­te­gisch opti­mier­tem Ein­kaufs­ver­hal­ten, weil Mit­ar­bei­ten­de dabei unkon­trol­liert Mate­ria­li­en am Ein­kauf vor­bei bestel­len. Dadurch wer­den der tat­säch­li­che Bedarf ver­schlei­ert und Stra­te­gien zu Ein­spar­po­ten­zia­len nahe­zu unmög­lich gemacht. Unter­neh­men müs­sen daher kla­re, neue Wege auf­zei­gen, zum Bei­spiel über digi­ta­le Tools, die das Ein­kaufs­ver­hal­ten inner­halb der Abtei­lun­gen in vor­de­fi­nier­te Bah­nen len­ken. Durch Berech­ti­gun­gen und Limits kann Maverick-Buy­ing unter­bun­den wer­den. In E-Pro­cu­re­ment-Sys­te­men sor­gen zusätz­lich über­sicht­li­che Preis­lis­ten dafür, dass stets im Sin­ne des bes­ten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis­ses Mate­ria­li­en ein­ge­kauft wer­den kön­nen. Ein­käu­fer müs­sen sich dann nicht durch Ber­ge von Kata­lo­gen kämp­fen und lau­fen auch nicht Gefahr, ohne Preis­check beim übli­chen Lie­fe­ran­ten im schlimms­ten Fall viel zu teu­er zu bestel­len. Im Hin­blick auf die hohen Kos­ten­fak­to­ren, die uns auch 2024 wei­ter beglei­ten wer­den, soll­ten sich vor­aus­schau­en­de Unter­neh­men auch im kom­men­den Jahr um die Bün­de­lung ihrer Ein­kaufs­po­ten­zia­le kümmern.

Mein Fazit lau­tet also: Egal ob Fach­kräf­te­man­gel, Kos­ten­sen­kun­gen oder Mar­gen­druck – der indi­rek­ten Beschaf­fung ste­hen eini­ge gro­ße Her­aus­for­de­run­gen in die­sem Jahr bevor. Doch die­se müs­sen kein Schreck­ge­spenst sein, denn sie las­sen sich mit­hil­fe von smar­ten Tech­no­lo­gien wie E-Pro­cu­re­ment-Platt­for­men, Pro­zess­op­ti­mie­rung und Digi­ta­li­sie­rung der Ein­kaufs­pro­zes­se schnell und kos­ten­ef­fi­zi­ent lösen!

Abbil­dung: Hoff­mann Group Hol­ger Der­mann, Pro­jekt­lei­ter E-Busi­ness & Services, Hoff­mann Group. hoffmann-group.com