Bereits in den 1970er-Jahren begannen die Menschen, vom papierlosen Büro zu träumen. Doch selbst jetzt, in den durchoptimierten Arbeitsmethoden des 21. Jahrhunderts, ist Papier nicht vollständig wegzudenken, weiß Myrko Rudolph, Geschäftsführer der Exapture GmbH.
Das Dokument selbst wird zum intelligenten Teil des gesamten Prozesses. Abbildung: Dirk Pagels, Exapture GmbH
Schon allein aufgrund gesetzlicher Vorgaben, aber auch oft genug wegen der besseren Handhabung benötigen Unternehmen immer noch Ausdrucke verschiedenster Art. Die große Aufgabe besteht darin, diese wieder in digitale Prozesse zu überführen. Als Schnittstelle zwischen der analogen Welt und jener aus Einsen und Nullen dienen Multifunktionsgeräte (MFP), die ausgestattet mit intelligenten Scanlösungen eine reibungslose Weiterverarbeitung gewährleisten können.
Automatisierungsgrad in unternehmenseigener Hand
Papier wieder in die Digitalität zu überführen, vereinfacht die alltägliche Arbeit oft schon erheblich. Sollte der Prozess, der hinter dem eigentlichen Scanvorgang steht, jedoch komplexer ausfallen, setzen Unternehmen häufig immer noch auf den menschlichen Faktor – bei der Sortierung und Ablage der Dokumente.
Solange weiterführende Prozesse stets festgelegten Regeln folgen, lassen sie sich automatisieren. Dies gelingt durch die direkte Miteinbeziehung der Dokumente selbst: Hausinterne und somit selbst erstellte Papiere lassen sich nach Belieben modifizieren und beispielsweise mit Barcodes ausstatten – Grad und Art der Automatisierung liegen vollends in der eigenen Hand.
Digitale Intelligenz mit Barcode und Scansoftware
Intelligente Software liest diese Barcodes bereits im Scanvorgang aus und führt darin enthaltene Befehle nach zuvor festgelegten Regeln aus. Mit der Servicestation MFP als Tool legt sich das intelligente Dokument quasi eigenständig an der richtigen Stelle im jeweiligen System ab oder begibt sich in die Verarbeitung durch weiterführende Prozesse. Digitalisierung, Benennung und Archivierung bzw. Weiterverarbeitung lassen sich so in einem einzigen automatisierten Schritt zusammenfassen.
Mit der automatisierten Weiterverarbeitung entledigen sich Unternehmen nicht nur zeitintensiver Aufgaben, sondern auch großer Fehlerquellen. Bei der größten handelt es sich immer noch um den Faktor Mensch. Egal wie komplex die Aufgaben ausfallen, vor die die Software gestellt wird: Solange sie einem klaren Muster folgen, lässt sich die Software – getriggert durch den Befehl auf dem intelligenten Dokument – zu jeder noch so komplizierten Handlung im Rahmen der IT-gegebenen Parameter programmieren.
Menschlicher Part bleibt unverzichtbar
Den Menschen vollständig zu ersetzen, vermag allerdings weder die beste Software noch das intelligenteste Dokument. Spontane, abgewogene Entscheidungen trifft das menschliche Gehirn immer noch uneingeschränkt am besten. Das Ziel, diese Fähigkeit im vollen Umfang zu adaptieren oder zu emulieren, liegt noch in weiter Ferne.
Softwarelösungen im Scanbereich dienen in Kombination mit der passenden Hardware und den nach eigenen Anforderungen erstellten intelligenten Dokumenten vor allem der Erleichterung, weniger als Ersatz. In fast jedem Prozess stecken Potenziale zur Verbesserung. Mit der direkten Einbeziehung von Dokumenten in die alltäglichen Abläufe haben wir zumindest einen weiteren blinden Fleck erschlossen.
Myrko Rudolph, Geschäftsführer, |
