E-Mails landen in den Posteingängen falscher Empfänger und vertrauliche Arbeitsdokumente werden offen liegengelassen. Laut einer Fellowes-Umfrage unter deutschen Büroangestellten sehen noch 43 Prozent der Büromitarbeiter vertrauliche oder personenbezogene Informationen herumliegen.
Datensicherheit fängt bei jedem einzelnen Angestellten an. Abbildung: Fellowes
Die wichtigsten Ergebnisse der Fellowes-Umfrage unter 7.000 Büroangestellten. Abbildung: Fellowes
Microshred-Aktenvernichter zerkleinern ein A4-Blatt in mehr als 2.000 winzige Stücke. Abbildung: Fellowes
Neben passwortgesicherten Computern und geschredderten Dokumenten sind dies Aspekte, die bezüglich der Datensicherheit höchste Aufmerksamkeit im Büroalltag bekommen sollten. Man könnte fast sagen, dass Menschen ein höheres Risikopotenzial bezüglich vertraulicher Daten bergen als Computer.
Immer die Anderen
Die Einführung der DSGVO vor fünf Monaten hat nicht gleichzeitig bedeutet, dass Angestellte ein klares Verständnis dieser Gesetze haben oder sich deren Tragweite bewusst sind. Außerdem stellt sich vielen die Frage, wer die Verantwortlichkeit für die Umsetzung dieser neuen Gesetze trägt. Erstaunlicherweise teilen nur knapp ein Drittel der Angestellten die Meinung, dass jeder Einzelne eine Mitverantwortung bezüglich der DSGVO hat. Die Umfrage hat ergeben, dass sich knapp 70 Prozent der Befragten nicht sicher sind, wer für die DSGVO verantwortlich ist. So wird schnell die Verantwortung von einem selbst weggeschoben und letztendlich will keiner Schuld an Sicherheitslücken haben. Der Rest schiebt die Verantwortung auf das Management oder die Datenschutzbeauftragten. Was bei Nichteinhalten der Gesetzte hier auf das Unternehmen zukommen kann ist kein Zuckerschlecken.
Jeder Einzelne birgt ein Risiko
Schon mit diesen Differenzen bezüglich des Verantwortungsbewusstseins sollte im täglichen Umgang mit vertraulichen Daten darauf geachtet werden, die Wichtigkeit eines sicheren Umgangs mit verschiedensten Formen von Dokumenten zu verstehen. Es ist sehr interessant, dass, obwohl 83 Prozent der Büroarbeiter glauben, der Schutz personenbezogener Daten sei wichtig und Unternehmen sollten sich an die Vorschriften halten, viele Mitarbeiter trotzdem sehr unvorsichtig mit Daten umgehen. So haben 34 Prozent der Befragten angegeben, sie hätten schon mal Papiere auf einem Drucker liegengelassen. Eine von sieben Personen hat sogar schon mal einen USB-Stick mit vertraulichen Daten versehentlich öffentlich zugänglich liegengelassen. Dieser Unterschied zeigt deutlich, dass sich viele der Angestellten nicht darüber im Klaren sind, was passieren kann, wenn sie Dokumente unbeaufsichtigt zurücklassen.
Goldgrube für Datenräuber
Auch ist das Vernichten von Dokumenten ein unterschätzter Faktor, denn vernichten ist nicht gleich vernichten. Das einfache Zerreißen macht ein Dokument nicht unlesbar. Das größte Problem daran ist, dass Dokumente ohne jegliche Sicherheitsvorkehrungen entsorgt werden. So können sie zu wahren Datenfundgruben für Menschen mit böswilligen Absichten werden.
Obacht beim E-Mail-Versand
Nicht nur der passwortgesicherte Computer und die geschredderten Dokumente sind essentiell für die Datensicherheit im Büro. Auch beim Versenden von Daten und Informationen sollte mit höchster Vorsicht gehandelt werden. Außerdem hat sich herausgestellt, dass das Senden von E-Mails ebenfalls hohe Risiken birgt. Mit 49 Prozent hat fast die Hälfte der Mitarbeiter bereits eine E-Mail an die falsche Person gesendet. Sogar 53 Prozent haben eine E-Mail empfangen, die nicht für sie bestimmt war. Die Nutzung von CC und BCC erfordert ebenfalls mehr Aufmerksamkeit, da die BCC (nicht sichtbare Kopie) wichtige Kontaktdetails der Empfänger verbirgt, was bei CC (Kopie) nicht der Fall ist. Oft genug erreichen uns im Büroalltag aber genau diese E-Mails mit Kontaktdetails fremder Personen, was laut DSGVO allerdings einer Datenschutzverletzung gleichkommt und mit hohen Strafen geahndet werden kann.
Es bleibt vertraulich
Der tägliche Umgang mit Daten fordert höchste Aufmerksamkeit jedes Einzelnen. Besonders die Büroarbeit birgt – bei Unachtsamkeit – große Risiken. Ein sehr überraschender und besorgniserregender Fakt ist, dass viele Angestellte sich in den Nichtigkeiten des Büroalltags verlieren. So ist es zum Beispiel für 21 Prozent der Angestellten wichtiger, ob der Geschirrspüler ausgeräumt wurde als den vergleichbaren sieben Prozent, denen es wichtig ist, ob vertraulich mit Dokumenten und Daten umgegangen wird. Dementsprechend ist das Verantwortungsbewusstsein jedes Einzelnen einer der wichtigsten Faktoren, der in Bezug auf Datensicherheit von jedem Büroangestellten in den Fokus gerückt werden sollte. Außerdem sollte das Vernichten nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da dies ebenfalls große Sicherheitslücken birgt. Hier kommt es auf die richtige Technik an – auch das einfache Zerreißen macht ein Dokument nicht unlesbar. 24 Prozent der Büroangestellten entsorgen vertrauliche Dokumente sogar ganz ohne jegliche Sicherheitsvorkehrungen, sei es durch zerreißen oder schreddern der Dokumente.
Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage wird ganz klar deutlich, dass die Möglichkeit, Daten sicher zu handhaben auch nach Inkrafttreten der DSGVO nicht gleichzeitig Datensicherheit bedeutet. Zumindest für den Umgang mit vertraulichen Daten in Papierform ist und bleibt ein Aktenschredder die einfachste Methode, diese sicher zu vernichten. Hierfür eignen sich Fellowes-Aktenvernichter, „die stärksten Aktenvernichter der Welt“. Wählen Sie zum Beispiel einen Aktenvernichter der 100-Prozent-Staufrei-Serie, die selbst die härtesten Jobs schaffen. Sie vernichten ein Blatt in kleine, sogenannte Kreuzschnittpartikel (Sicherheitsstufe P3 oder P4). Noch besser fahren Sie mit einem Mikroschnittmodell, welches ein A4-Blatt in bis zu 2000 Teile schreddert.
Bei einem Kauf eines Fellowes-Aktenvernichters gibt es bis zu 50 € Cashback auf ausgewählte Modelle.
