Auch wenn PCs geschützt und Papier­do­ku­men­te geschred­dert sind, ist Daten­schutz im Büro noch ein The­ma. Tors­ten Bech­ler von Sharp erläu­tert, inwie­fern auch Mul­ti­funk­ti­ons­dru­cker ein Risi­ko dar­stel­len.

Auch Multifunktionsgeräte müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.  Foto: Sharp

Auch Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te müs­sen vor unbe­rech­tig­tem Zugriff geschützt wer­den. Foto: Sharp

Oft befinden sich auf den Festplatten von Multifunktionsgeräten sensible Daten. Foto: Sharp

Oft befin­den sich auf den Fest­plat­ten von Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten sen­si­ble Daten. Foto: Sharp

Fir­men­rech­ner mit Netz­werk­zu­griff sind stan­dard­mä­ßig vor unbe­fug­tem Zugriff geschützt – meist mit einem Pass­wort. Die­se Sicher­heits­vor­keh­run­gen soll­ten glei­cher­ma­ßen für Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te, wie zum Bei­spiel Büro­dru­cker, gel­ten. Schließ­lich kön­nen die­se eben­so auf das Fir­men­netz­werk zugrei­fen. Sie ver­fü­gen wie ein Rech­ner über eine Fest­plat­te, auf der nicht sel­ten sen­si­ble Daten gespei­chert wer­den. Dazu genügt schon ein ein­fa­cher Kopier­vor­gang, bei dem ein Mit­ar­bei­ter bei­spiels­wei­se Kon­to­aus­zü­ge kopiert. Feh­len ent­spre­chen­de Sicher­heits­me­cha­nis­men, die das Gerät vor unbe­fug­tem Zugriff schüt­zen, haben Hacker leich­tes Spiel.

Risikofaktoren: Datendiebstahl und ungelöschte Festplatten

Dabei ist der Daten­dieb­stahl wäh­rend des Ein­sat­zes des Geräts nur eines der Pro­ble­me, dem sich bei­spiels­wei­se mit dem Ein­satz eines IP-Fil­ters begeg­nen lässt. Admi­nis­tra­to­ren kön­nen dabei Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen für bestimm­te IP-Adres­sen genau fest­le­gen. Ein ande­res, sehr weit ver­brei­te­tes Pro­blem ent­steht bei der Rück­ga­be gebrauch­ter Gerä­te. Häu­fig befin­den sich dann noch Daten auf der Fest­plat­te, die, meist aus Unwis­sen­heit, nicht oder nur unvoll­stän­dig gelöscht wur­den. Das kön­nen gescann­te Bil­der, Druck­auf­trä­ge, Sys­tem­ein­stel­lun­gen, Benut­zer­kon­ten sowie Doku­men­te aller Art in der Druck­ab­la­ge sein.

Digitale Sicherheitsvorkehrung: Rücksetzen auf Werkseinstellung

Ver­hin­dern lässt sich dies durch eine ein­ge­bau­te Funk­ti­on, mit deren Hil­fe Benut­zer­da­ten nicht mehr manu­ell gelöscht wer­den müs­sen. Die neu­es­te Genera­ti­on der Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te von Sharp ent­hält einen Sicher­heits­me­cha­nis­mus, mit dem sie nach Ablauf der Lea­sing-Frist auto­ma­tisch auf die Werks­ein­stel­lun­gen zurück­ge­setzt wer­den. Das beinhal­tet auch alle IT-Set­tings, die Fest­plat­te wird voll­stän­dig gelöscht. So las

Analoge Sicherheitsvorkehrung: Papier schreddern

Auch die Papier­aus­ga­be von Mul­ti­funk­ti­ons­pro­duk­ten birgt eine nicht zu unter­schät­zen­de Gefahr. Gedruck­te Daten kön­nen ganz ein­fach – auch unbe­ab­sich­tigt – ent­wen­det wer­den und gelan­gen schnell in fal­sche Hän­de. So fischen soge­nann­te Müll­tau­cher gezielt nach weg­ge­wor­fe­nen Doku­men­ten. Daher soll­te jedes Büro auch einen her­kömm­li­chen Schred­der ein­set­zen.

Der Sicherheitsmechanismus

Daten, die auf der inter­nen Fest­plat­te gespei­chert sind, wer­den auto­ma­tisch ver­schlüs­selt und kön­nen durch zehn­ma­li­ges Über­schrei­ben mit Zufalls­da­ten sicher gelöscht wer­den. Der Vor­gang dau­ert cir­ca 30 Minu­ten und stellt sicher, dass kei­ner­lei inter­ne Infor­ma­tio­nen auf dem Gerät zurück­blei­ben. Das Löschen der Daten erfolgt auto­ma­tisch nach Ablauf einer bestimm­ten Frist, kann aber auch manu­ell aus­ge­löst wer­den.

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