Datenschutz bei Multifunktionsgeräten

Auch wenn PCs geschützt und Papierdokumente geschreddert sind, ist Datenschutz im Büro noch ein Thema. Torsten Bechler von Sharp erläutert, inwiefern auch Multifunktionsdrucker ein Risiko darstellen.

Auch Multifunktionsgeräte müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Foto: Sharp

Oft befinden sich auf den Festplatten von Multifunktionsgeräten sensible Daten. Foto: Sharp

Firmenrechner mit Netzwerkzugriff sind standardmäßig vor unbefugtem Zugriff geschützt – meist mit einem Passwort. Diese Sicherheitsvorkehrungen sollten gleichermaßen für Multifunktionsgeräte, wie zum Beispiel Bürodrucker, gelten. Schließlich können diese ebenso auf das Firmennetzwerk zugreifen. Sie verfügen wie ein Rechner über eine Festplatte, auf der nicht selten sensible Daten gespeichert werden. Dazu genügt schon ein einfacher Kopiervorgang, bei dem ein Mitarbeiter beispielsweise Kontoauszüge kopiert. Fehlen entsprechende Sicherheitsmechanismen, die das Gerät vor unbefugtem Zugriff schützen, haben Hacker leichtes Spiel.

Risikofaktoren: Datendiebstahl und ungelöschte Festplatten

Dabei ist der Datendiebstahl während des Einsatzes des Geräts nur eines der Probleme, dem sich beispielsweise mit dem Einsatz eines IP-Filters begegnen lässt. Administratoren können dabei Zugriffsberechtigungen für bestimmte IP-Adressen genau festlegen. Ein anderes, sehr weit verbreitetes Problem entsteht bei der Rückgabe gebrauchter Geräte. Häufig befinden sich dann noch Daten auf der Festplatte, die, meist aus Unwissenheit, nicht oder nur unvollständig gelöscht wurden. Das können gescannte Bilder, Druckaufträge, Systemeinstellungen, Benutzerkonten sowie Dokumente aller Art in der Druckablage sein.

Digitale Sicherheitsvorkehrung: Rücksetzen auf Werkseinstellung

Verhindern lässt sich dies durch eine eingebaute Funktion, mit deren Hilfe Benutzerdaten nicht mehr manuell gelöscht werden müssen. Die neueste Generation der Multifunktionsgeräte von Sharp enthält einen Sicherheitsmechanismus, mit dem sie nach Ablauf der Leasing-Frist automatisch auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt werden. Das beinhaltet auch alle IT-Settings, die Festplatte wird vollständig gelöscht. So las

Analoge Sicherheitsvorkehrung: Papier schreddern

Auch die Papierausgabe von Multifunktionsprodukten birgt eine nicht zu unterschätzende Gefahr. Gedruckte Daten können ganz einfach – auch unbeabsichtigt – entwendet werden und gelangen schnell in falsche Hände. So fischen sogenannte Mülltaucher gezielt nach weggeworfenen Dokumenten. Daher sollte jedes Büro auch einen herkömmlichen Schredder einsetzen.

Der Sicherheitsmechanismus

Daten, die auf der internen Festplatte gespeichert sind, werden automatisch verschlüsselt und können durch zehnmaliges Überschreiben mit Zufallsdaten sicher gelöscht werden. Der Vorgang dauert circa 30 Minuten und stellt sicher, dass keinerlei interne Informationen auf dem Gerät zurückbleiben. Das Löschen der Daten erfolgt automatisch nach Ablauf einer bestimmten Frist, kann aber auch manuell ausgelöst werden.