Leere Schreibtische, belegte Besprechungsräume: Wenn die Fläche nicht zu den Arbeitsweisen passt, wird sie teuer. Auf der Orgatec 2026 zeigt der schwedische Büroeinrichtungsspezialist Kinnarps, wie sich dieser Fehler vermeiden lässt.
Erst erfassen, dann planen. Abbildung: Kinnarps
Der Vorgang wiederholt sich in vielen Unternehmen mehrmals am Tag. Vier Leute wollen eine halbe Stunde zusammensitzen und finden keinen Raum. Sie weichen in die Teeküche aus oder einen Bereich, in dem andere konzentriert arbeiten wollen. Zwanzig Meter weiter steht eine Reihe Schreibtische, an denen an diesem Tag niemand sitzt. Sieben von zehn Beschäftigten finden im Büro keinen freien Besprechungsraum. Fünf von zehn können sich dort nicht gut konzentrieren. Die Fläche für beides ist vorhanden. Sie ist nur anders verteilt, als die Arbeit es verlangt.
Woran sich ein Flächenproblem zeigt
Die Anzeichen zeigen sich im Alltag. Zwei Personen belegen dauerhaft große Besprechungsräume, weil kleinere fehlen. Beschäftigte tragen im Großraum Kopfhörer, um arbeiten zu können. Videokonferenzen finden am Schreibtisch statt und stören die Umgebung. Wer einen Rückzugsort sucht, geht in den Aufenthaltsraum, ins Treppenhaus oder gar nicht erst ins Büro. Jedes dieser Anzeichen deutet auf dieselbe Ursache hin. Die Grundrisse stammen aus einer Zeit, in der jeder Beschäftigte einen festen Platz brauchte und Besprechungen die Ausnahme waren. Heute wechseln sich fokussierte Arbeit, Zusammenarbeit und Meetings ab. Die Fläche folgt diesem Wechsel in den seltensten Fällen.
Henrik Axell, Leiter Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps, beschreibt es so: „Viele Büros sind ungeeignet. Es gibt große Räume, die nicht genutzt werden. Sie stehen leer, weil sich die Arbeitsmethoden geändert haben. Gleichzeitig fehlt es oft an Besprechungsräumen, Sozialräumen und Umgebungen für konzentriertes Arbeiten.“ Wie die Analyse solcher falsch geplanten Flächen beginnt, lässt sich Ende Oktober auf der Orgatec in Köln durchspielen.
Was eine Arbeitsplatzanalyse sichtbar macht
Mit der Next Office®-Arbeitsplatzanalyse untersucht Kinnarps, wie eine Fläche tatsächlich genutzt wird. Die dokumentierte Erfahrung umfasst mehr als 500 abgeschlossene Analysen, über 50.000 Teilnehmende an Web-Umfragen, mehr als 3.500 befragte Beschäftigte und über 2.500 befragte Führungskräfte. Die Analyse verbindet zwei Perspektiven, die in Planungsprozessen meist getrennt bleiben: Was das Management erreichen will und wie die Beschäftigten arbeiten. Dazu kommt die Betrachtung der bestehenden Raumstruktur, also welche Raumtypen es gibt, wie sie ausgestattet sind und wie sich die Quadratmeter auf sie verteilen. Sichtbar wird daraus dreierlei: Welche Räume die Arbeit unterstützen, wo Bedarf und tatsächliche Nutzung auseinanderfallen und an welchen Stellen Fläche anders eingesetzt werden kann.
Geplant für eine Anwesenheit, die es nicht mehr gibt. Abbildung: Kinnarps
1. Analyse: Ziele und Nutzung erfassen
Zunächst klärt Kinnarps mit dem Management die Ziele und den finanziellen Rahmen. Die Arbeitsweisen der Beschäftigten werden über Workshops und eine Befragung erfasst. Das Ergebnis zeigt, wie die Fläche genutzt wird, welche Bedingungen Konzentration und Zusammenarbeit fördern und wo die bestehende Umgebung die tägliche Arbeit behindert. Damit lassen sich Umbau, Verdichtung, Zusammenlegung oder Anmietung auf einer gemeinsamen Grundlage bewerten.
2. Einrichtungslösung: Ein passender Raum-Mix
Aus den Ergebnissen entsteht ein Layout, das zu den erfassten Tätigkeiten passt. Fläche wird dort anders genutzt, wo Räume für Besprechungen, Rückzug, hybride Meetings oder Teamarbeit fehlen. Pauschal weniger Schreibtische aufzustellen, führt selten zum Ziel. Kinnarps übersetzt die Bedarfsanalyse in Designkonzept, Raumplanung und Zeichnung. Ergonomie, Funktionalität und Nachhaltigkeit fließen dabei ein. Aus Nutzungsdaten werden konkrete Entscheidungen: Wo sich Fläche effizienter einsetzen lässt und welche Investition dafür sinnvoll ist.
3. Implementierung: Die Fläche arbeitsfähig machen
Eine neue Raumaufteilung funktioniert nicht allein durch verschobene Möbel. Beschäftigte müssen wissen, wofür die Bereiche gedacht sind und wie sie genutzt werden. Kinnarps begleitet die Einführung, erklärt die neue Umgebung und übt die Nutzung ein. So wird aus der Planung ein nutzbares Büro.
Zeigen Sie uns Ihren Grundriss in Köln. Abbildung: Kinnarps
4. Nach der Umsetzung: Nutzung prüfen
Werden die Fokusbereiche angenommen? Ob Besprechungsräume weiterhin ein Engpass sind und wie sich Anwesenheit und Arbeitsweisen entwickeln, zeigt sich erst im Betrieb. Die Prüfung nach der Umsetzung macht aus der Flächenplanung einen fortlaufenden Prozess statt einer einmaligen Schätzung.
Der nächste Schritt ist die eigene Fläche
Wie viele Quadratmeter braucht das Büro tatsächlich, welche Räume fehlen und was ist die Umstellung wert? Facility Management, Personalabteilung und Einkauf beantworten diese Fragen aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
Erste Antworten lassen sich auf der Orgatec gewinnen. Vom 27. bis 30. Oktober ist Kinnarps in Köln, Halle 06.1, Stand C040. Bringen Sie Ihren Grundriss mit. Im Schnellcheck gehen die Kinnarps-Experten mit Ihnen durch, wo Fläche ungenutzt bleibt, wo sie fehlt und wo die Stellschrauben für die Kosteneffizienz liegen, bevor Sie über Umbau, neue Flächen oder Einrichtung entscheiden müssen. Hier können Sie einen Termin vormerken.
