Flex-Space und Coworking gelten als Inbegriff von Unkompliziertheit. Doch der erste Vertragsentwurf ist selten das beste Angebot. Unser Coworking-Experte Christoph Fahle weiß: Wer die richtigen Hebel kennt, kann nicht nur den Preis, sondern auch die Ausstattung entscheidend optimieren.
Christoph Fahle hat in über 17 Jahren mehr als 100.000 Unternehmen beim Umstieg auf Flex-Spaces begleitet. Seit 2022 ist der einstige Co-Founder und CEO der Coworking-Kette betahaus, die sich aus dem ersten größeren Coworking-Space in Deutschland heraus entwickelt hat, Co-Founder und CEO von One Coworking, dem führenden Coworking & Flex Space Marketplace in Deutschland. Abbildung: Sara Herrlander
Die Verhandlung beginnt nicht erst am Konferenztisch, sondern bereits bei der Auswahl der Standorte. Statt sich vorschnell in eine Location zu verlieben, sollten drei bis fünf verschiedene Anbieter besichtigt werden. Erst der direkte Vergleich offenbart, wie stark sich die Angebote wirklich unterscheiden. Auf Hochglanzfotos sehen viele Büros identisch aus, doch die Realität ist oft eine andere: Sind die Räume klimatisiert und nach DIN schallgeschützt? Gibt es Sitz-Steh-Tische? Oder wurde an der Ausstattung gespart, während die Lounge-Bereiche beeindrucken?
Hier kann die Hilfe eines Flex-Space-Profis enorm viel Arbeit ersparen. Ein Experte kennt den Markt, filtert die passenden Optionen vor und stellt sicher, dass nur relevante und qualitativ hochwertige Spaces besichtigt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern schärft auch den Blick für das Wesentliche.
Auch Kleinigkeiten sollten nicht unterschätzt werden. Manchmal machen sie im Arbeitsalltag einen großen Unterschied. An die folgenden Punkte sollte gedacht werden. Telefonbox: Wie weit ist die nächste entfernt? Meetingräume: Wie kompliziert ist die Buchung? Service: Gibt es einen Hausmeister, der bei technischen Problemen oder kleinen Handgriffen schnell zur Stelle ist? Komfort: Stehen ausreichend Park-und Fahrradstellplätze zur Verfügung? Pendler und Sportler: Sind Duschen für sie vorhanden? Amenities: Sind Getränke und Snacks im Preis enthalten oder müssen bestimmte Dinge extra gebucht werden? Zugang & Gäste: Wie flexibel ist die Gästepolitik bzw. was kosten zusätzliche Zugangskarten für hybride Teammitglieder und gibt es hier Limits?
Diese Punkte wirken anfangs nebensächlich, entscheiden aber darüber, ob ein Büro gut oder exzellent ist. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt sich eine Vergleichstabelle. Oder ein Berater fertigt eine professionelle Gegenüberstellung an. So lässt sich schnell erkennen, welches Angebot nur auf den ersten Blick überzeugt und wo ein höherer Preis durch echten Mehrwert gerechtfertigt ist.
Auch beim Preis ist ein systematisches Vorgehen entscheidend. Verträge mit Laufzeiten von sechs bis zwölf Monaten sind üblich. Die Faustregel lautet: Je länger die Laufzeit, desto höher der Rabatt. Besonders in Phasen schwacher Nachfrage sind Anbieter oft zu deutlichen Nachlässen bereit. Aber Vorsicht: Man sollte auf Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerungen vorbereitet sein. Ein echter Geheimtipp sind Neueröffnungen. Betreiber locken zum Start oft mit hohen Einführungsrabatten von bis zu 50 Prozent. Dieses Zeitfenster schließt sich jedoch schnell.
Man sollte sich also nicht nur auf die reinen Zahlen konzentrieren. Viele Anbieter sind bereit, wertvolle Extras in den Vertrag aufzunehmen, wenn gezielt danach gefragt wird. Zusätzliche Schreibtische, eine Milchglaswand für mehr Privatsphäre oder sogar eine eigene Telefonbox lassen sich oft ohne erhebliche Mehrkosten integrieren.
Die Verhandlungsposition eines potenziellen Members ist stärker, als er denkt. Ein Profi an der Seite kann den entscheidenden Vorteil sichern. Experten wie One Coworking kennen die marktüblichen Preise, wissen, welche Anbieter gerade unter Druck stehen, Flächen zu füllen, und welche Zugeständnisse realistisch sind. Sie übernehmen die Verhandlung und sorgen dafür, dass man den besten Deal erhält, oft weit unter dem Listenpreis. Man muss nicht aggressiv auftreten – das Insiderwissen und die Erfahrung eines Beraters reichen aus, um das Maximum herauszuholen.
Oder kurz: Ein Flex-Space-Vertrag ist kein starres Produkt, sondern ein verhandelbarer Ausgangspunkt. Wer sorgfältig vergleicht und die Marktsituation versteht, kann viel erreichen. Noch einfacher und effektiver wird es mit einem Experten an der Seite.
