Secure Printing im Shared Office: Simon Klopp von Elatec im Interview

Bei moder­nen Workspace-Kon­zep­ten endet die Zugangs­kon­trol­le nicht an der Büro­tür, sie setzt sich bis zum Dru­cker fort. Secu­re Prin­ting ist das Stich­wort. Wir spra­chen mit Simon Klopp von Ela­tec dar­über, wie die RFID-Tech­no­lo­gie eine siche­re Authen­ti­fi­zie­rung in fle­xi­blen Arbeits­wel­ten ermöglicht.

OFFICE ROXX: Herr Klopp, wie verändern moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Coworking-Spaces, Hot Desking oder hybride Teams die Anforderungen an Druckumgebungen?

Simon Klopp: Der Arbeits­all­tag spielt sich heu­te oft in zen­tra­len Groß­raum­bü­ros, Cowor­king-Spaces oder unter­wegs ab. In vie­len Orga­ni­sa­tio­nen wer­den Druck­sys­te­me gemein­sam genutzt – von unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen, wech­seln­den Teams oder exter­nen Part­nern. Dadurch ent­ste­hen neue Anfor­de­run­gen: Wer darf wann was dru­cken? Wie wird sicher­ge­stellt, dass ver­trau­li­che Infor­ma­tio­nen nur von auto­ri­sier­ten Per­so­nen abge­holt wer­den? Die Ant­wort liegt in einer siche­ren, benut­zer­ba­sier­ten Zugriffs­kon­trol­le – unab­hän­gig vom Gerät, der ein­ge­setz­ten Tech­nik oder dem Standort.

Welche Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken entstehen beim Drucken in offenen Arbeitsumgebungen?

In offe­nen Druck­um­ge­bun­gen blei­ben Aus­dru­cke häu­fig unbe­auf­sich­tigt im Aus­ga­be­fach. Infor­ma­tio­nen kön­nen so leicht in fal­sche Hän­de gera­ten – ein kla­rer Ver­stoß gegen Daten­schutz­vor­ga­ben der DSGVO, wel­che den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten vor unbe­fug­tem Zugriff for­dern. Ohne Authen­ti­fi­zie­rung fehlt zudem die Nach­voll­zieh­bar­keit, wer wann wel­che Funk­tio­nen des Geräts genutzt hat – vom Dru­cken bis zum Scan­nen. Nur eine benut­zer­ba­sier­te Authen­ti­fi­zie­rung schützt vor unbe­fug­tem Zugriff und schafft die nöti­ge Trans­pa­renz. Vie­le Orga­ni­sa­tio­nen unter­schät­zen die­ses Risi­ko – bis ein daten­schutz­recht­li­cher Vor­fall kon­kre­te Fol­gen hat.

Wie kann eine technologieoffene Benutzeridentifikation dabei helfen, solche Risiken zu reduzieren, etwa durch den Einsatz von RFID-Lesern mit NFC und BLE?

Ein­heit­li­che Zugangs­sys­te­me mit uni­ver­sel­len Lese­ge­rä­ten ermög­li­chen eine zuver­läs­si­ge Zugangs­kon­trol­le, sei es für Gerä­te, digi­ta­le Anwen­dun­gen oder Zutrit­te. Mit­ar­bei­ten­de authen­ti­fi­zie­ren sich mit einem Medi­um ihrer Wahl – etwa einem Aus­weis oder dem Smart­phone – und erhal­ten nur Zugriff auf frei­ge­ge­be­ne Funk­tio­nen oder Berei­che. Gera­de im Hin­blick auf gesetz­li­che Anfor­de­run­gen wie die NIS-2-Richt­li­nie oder KRI­TIS-Vor­ga­ben ermög­li­chen sie eine norm­ge­rech­te Zugriffs­kon­trol­le und Pro­to­kol­lie­rung sicher­heits­kri­ti­scher Vorgänge.

Was sind die Vorteile Ihrer Authentifizierungshardware im Umfeld dezentraler Druckinfrastrukturen, wie bei Unternehmen mit vielen Standorten?

Glo­bal agie­ren­de Unter­neh­men benö­ti­gen ein­heit­li­che Stan­dards, aber auch Fle­xi­bi­li­tät für regio­na­le Anfor­de­run­gen. Unse­re uni­ver­sel­len Lese­ge­rä­te las­sen sich welt­weit her­stel­ler­un­ab­hän­gig inte­grie­ren und unter­stüt­zen bestehen­de Kar­ten­tech­no­lo­gien und mobi­le Cre­den­ti­als, wie sie regio­nal oder unter­neh­mens­spe­zi­fisch im Ein­satz sind. Zudem erfül­len unse­re RFID-Leser bis zu 110 län­der­spe­zi­fi­sche Zer­ti­fi­zie­run­gen – ein kla­rer Vor­teil bei inter­na­tio­na­len Roll-outs. Kon­fi­gu­ra­tio­nen kön­nen zen­tral und fle­xi­bel per Remo­te-Update ver­wal­tet wer­den. Ein ein­ge­bet­te­tes Authen­ti­fi­zie­rungs­sys­tem erhöht nicht nur die Sicher­heit, son­dern auch die Pro­duk­ti­vi­tät, ent­las­tet die IT und schafft Trans­pa­renz bei Zugrif­fen sowie Druckkosten.

Wie profitieren Unternehmen langfristig von einem universellen Authentifizierungssystem, das über den Druck hinausgedacht ist?

Ein uni­ver­sel­ler RIFID-Leser bil­det die Grund­la­ge für ein ganz­heit­li­ches Zugangs­ma­nage­ment und schafft dank offe­ner Archi­tek­tur die tech­ni­sche Unab­hän­gig­keit, die Unter­neh­men heu­te brau­chen. Mit einem ein­zi­gen Authen­ti­fi­zie­rungs­me­di­um las­sen sich nicht nur Druck­auf­trä­ge frei­ge­ben, son­dern auch Zutrit­te steu­ern, Arbeits­zei­ten erfas­sen oder Sin­gle-Sign-On-Funk­tio­nen nut­zen. Ela­tec unter­stützt die­sen Uni­fied-Access-Ansatz mit Mul­ti­tech­no­lo­gie-Lese­ge­rä­ten, die sich fle­xi­bel erwei­tern las­sen – je nach Bedarf und Anwen­dungs­sze­na­rio. Gera­de in dyna­mi­schen Arbeits­um­ge­bun­gen wie Shared Offices ent­ste­hen so effi­zi­en­te Pro­zes­se mit kla­ren Berech­ti­gungs­struk­tu­ren. Für Betrei­ber bedeu­tet das weni­ger Auf­wand, für Nut­zer mehr Kom­fort und für Unter­neh­men ein zukunfts­si­che­res Sicher­heits­kon­zept, das sich an neue Anfor­de­run­gen anpas­sen lässt.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit – neben Sicherheit – ein zentraler Erfolgsfaktor bei Authentifizierungssystemen in Arbeitsumgebungen?

Ein Authen­ti­fi­zie­rungs­sys­tem ist nur dann wirk­sam, wenn es von den Nut­zern akzep­tiert und kon­se­quent ver­wen­det wird. In fle­xi­blen Arbeits­mo­del­len mit wech­seln­den, tem­po­rä­ren oder exter­nen Mit­ar­bei­ten­den ist des­halb eine intui­ti­ve, rei­bungs­lo­se Bedie­nung ent­schei­dend. Lan­ge Ein­wei­sun­gen oder auf­wen­di­ge Set-ups sind dort kaum umsetz­bar. Die RFID-Rea­der von Ela­tec ermög­li­chen eine schnel­le und unkom­pli­zier­te Iden­ti­fi­ka­ti­on mit Mit­ar­bei­ter­aus­weis oder Smart­phone. Gera­de für jun­ge und digi­tal affi­ne Nut­zer­grup­pen ist der Ein­satz von Smart­phones – soge­nann­te mobi­le Cre­den­ti­als – heu­te oft der bevor­zug­te Weg. So wird Sicher­heit im All­tag nicht als Hin­der­nis erlebt, son­dern zur Selbst­ver­ständ­lich­keit – und damit zum geleb­ten Standard.

Vielen Dank.