Effiziente Prozesse: Digitale Transformation erfolgreich gestalten

Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, analoge Prozesse effizient in digitale Workflows zu überführen. Bertrand Muth, General Manager of International bei N2F, beschreibt, wie intuitive und automatisierte Lösungen den Verwaltungsaufwand reduzieren können.

Digitale Lösungen können die Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit in Unternehmen nachhaltig verbessern. Abbildung: Nils Ackermann, Depositphotos

Der Umstieg von analogen auf digitale Prozesse erfordert eine klare Strategie und eine schrittweise Umsetzung. Dabei sind vier Schritte entscheidend:

#1 Bestehende Prozesse analysieren: Der erste Schritt zur Digitalisierung besteht darin, ineffiziente Abläufe zu identifizieren.

#2 Die richtige Technologie wählen: Nicht jede digitale Lösung passt zu jedem Unternehmen. Entscheidend ist, dass neue Tools intuitiv, benutzerfreundlich und kompatibel mit bestehenden Systemen sind.

#3 Mitarbeitende aktiv einbinden: Widerstand gegen neue Technologien entsteht oft durch mangelnde Transparenz und Unsicherheit. Frühzeitige Schulungen und eine offene Kommunikation erleichtern die Akzeptanz neuer Prozesse.

#4 Flexibel bleiben und kontinuierlich optimieren: Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig evaluieren, welche Verbesserungen möglich sind.

Digitale Spesenabrechnungssysteme sind ein Beispiel dafür, wie Automatisierung zu mehr Effizienz und Transparenz führen kann:

Smart Scan: Dank automatischer Datenextraktion sparen sich Mitarbeitende die Eingabe von Beleginformationen.
Echtzeit-Tracking: Mitarbeitende können jederzeit den Status ihrer Spesenabrechnungen einsehen.
Archivierung nach GoBD-Standards: Elektronische Belege werden sicher rechts- und revisionskonform gespeichert.
Automatisierte Prüfmechanismen: Fehler oder doppelte Einreichungen werden automatisch erkannt, wodurch die Buchhaltung effizienter arbeiten kann.

Papierbasierte Abrechnungsprozesse können für die Personalabteilung und Buchhaltung frustrierend sein, da sie fehleranfällig, zeitaufwändig und oft intransparent sind. Mögliche Folgen sind verzögerte Erstattungen, verlorene Belege und ein hoher administrativer Aufwand.

Mit Echtzeit-Tracking können Mitarbeitende jederzeit den Status ihrer Spesenabrechnungen einsehen. Abbildung: AllaSerebrina, Depositphotos

Digitale Lösungen können Abhilfe schaffen und zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Das sind die Vorteile:

Reduzierung des administrativen Aufwands: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler und mehr Zeit für produktive Aufgaben.
Transparenz und Datenanalyse: Buchhaltung und Geschäftsführung haben über umfassende Analyse-Module jederzeit einen Überblick über Spesenkosten.
Sicherheit: Dank automatischer Einhaltung der Kostenrichtlinien und KI-gestützter Fehlerwarnsysteme können Fehler und Betrugsversuche reduziert werden.
Flexibilität für mobile Teams: Gerade für außendiensttätige oder remote arbeitende Mitarbeitende sind mobile Lösungen von Vorteil.

Unternehmen, die moderne und intuitive Lösungen einsetzen, können nicht nur von effizienteren Abläufen profitieren, sondern auch das Arbeitsumfeld positiv gestalten. Die Umstellung auf papierlose Abläufe trägt außerdem zu mehr Nachhaltigkeit bei, da Unternehmen so ihren Ressourcenverbrauch senken können.