Die heutige Arbeitswelt ist zunehmend von hybriden Arbeitsmodellen geprägt. Besprechungen, bei denen einige Teilnehmer vor Ort sind und andere remote zugeschaltet werden, sind zur Norm geworden. Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland kennt die Herausforderungen von Hybrid Working.
Globale Videokonferenzen haben sich in vielen Unternehmen zu einem Standard entwickelt. Abbildung: Ricoh
Flexibles, hybrides Arbeiten steht ganz oben auf der Liste der Arbeitnehmererwartungen und bietet viele Vorteile, es birgt aber auch Herausforderungen. Um reibungslose und produktive Meetings sicherzustellen, müssen Unternehmen diese gezielt erkennen und angehen. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch nachhaltigere Arbeitsprozesse ermöglicht und langfristig Kosten spart. Worauf sollten Unternehmen in ihrer Digitalisierungsstrategie besonders achten, um hybride Meetings erfolgreich zu gestalten?
#1 Technische Hürden erkennen und überwinden
Ineffiziente hybride Meetings können sich negativ auf das gesamte Unternehmen auswirken, die Zusammenarbeit und Kreativität behindern und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Technische Probleme, wie beispielsweise eine instabile Internetverbindung, schlechte Audio- und Videoqualität oder unzuverlässige Tools, können zu Missverständnissen und Frustration führen und die Motivation der Mitarbeitenden stören. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass ihre Teams überall Zugang zu hochwertiger, zuverlässiger Technologie haben. Dazu gehören Meeting- und Kollaborationslösungen, eine gute Internetverbindung, aber auch benutzerfreundliche Systeme, die eine klare Audio- und Videoqualität liefern. Dies gewährleistet eine reibungslose und professionelle Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Partnern und Stakeholdern. Mit den innovativen Meeting- und Kollaborationslösungen von Ricoh können Unternehmen ihre hybride Arbeitsweise optimieren und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen. Gemeinsam mit einem Technologiepartner wie Ricoh wird die vorhandene IT-Infrastruktur analysiert und anschließend entschieden, welche bestehenden Systeme ergänzt werden können und an welchen Stellen neue Lösungen implementiert werden müssen, um bestmöglich positioniert zu sein.
#2 Engagement und Zusammenarbeit fördern
Mitarbeitende, die viel remote arbeiten, fühlen sich oft weniger eingebunden als ihre Kollegen im Büro. Dies kann zu Motivationsverlust und geringerer Produktivität führen. Um dem entgegenzuwirken, können interaktive Elemente wie Umfragen, digitale Whiteboards oder Breakout-Räume genutzt werden, um das Engagement zu erhöhen und den Austausch zu fördern. Die Integration von Echtzeit-Notizen, Dokumentenfreigabe und intuitiven Touchscreen-Funktionen stellt sicher, dass jeder Teilnehmer unabhängig von seinem Standort effektiv in das Meeting eingebunden wird. Ricoh unterstützt Unternehmen dabei, ihre individuellen Anforderungen zu erkennen und ein maßgeschneidertes Konzept für Kollaborationstools zu erstellen.
#3 Meetingräume optimal gestalten
Für Unternehmen ist es außerdem wichtig, unterschiedliche Bereiche für spezielle Aktivitäten zu schaffen. Es gibt drei Arten von Besprechungen, die in Betracht gezogen werden sollten: Hybride Meetings und Teamarbeit, fokussierte Arbeit und reine Online-Meetings. Viele Mitarbeitenden nehmen auch im Büro online an Besprechungen teil, diese Realität der neuen Arbeitsformen sollte von Unternehmen ebenfalls mitgedacht werden. Die Meetingräume sollten außerdem mit Fokus auf die Belegschaft gestaltet werden, denn eine gute Ausstattung und moderne Technologie können Ablenkungen minimieren und eine bessere Zusammenarbeit fördern. Dazu gehört auch die richtige Platzierung von Bildschirmen und Mikrofonen. Darüber hinaus kann eine flexible Raumgestaltung mit mobilen Wänden oder individuell anpassbaren Sitzordnungen helfen, unterschiedliche Meeting-Szenarien optimal zu unterstützen. Hier setzt Ricoh mit modernen Raumkonzepten an. Mit smarten Konferenzraumlösungen, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lassen, wird das hybride Meeting-Erlebnis verbessert. Dynamische Raumkonfigurationen, intelligente Buchungssysteme und Raumnutzungssensoren helfen dabei, den vorhandenen Raum optimal zu nutzen.
#4 Auf hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards setzen
Auch die Sicherheit hybrider Meetings ist wichtig, denn oftmals werden sensible Unternehmensdaten ausgetauscht und besprochen. Unternehmen sollten auf Kommunikationsplattformen mit End-to-End-Verschlüsselung und erweiterten Zugriffskontrollen setzen, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zudem ist es ratsam, Mitarbeitende regelmäßig zu schulen, um sie für Sicherheitsrisiken zu sensibilisieren und Best Practices im Umgang mit vertraulichen Informationen zu vermitteln. Damit Unternehmen alle Sicherheitsanforderungen erfüllen können, setzt Ricoh auf höchste Sicherheitsstandards in hybriden Arbeitsumgebungen. Mit umfassenden Verschlüsselungslösungen, sicheren Cloud-Plattformen und individuell anpassbaren Zugriffsrechten wird dafür gesorgt, dass Unternehmen ihre Meetings sicher und vertraulich abhalten können.
#5 Meetingräume und ihre Ausstattung fortlaufend optimieren
Ein durchdachter Ansatz verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern steigert langfristig auch die Produktivität des gesamten Unternehmens. Durch die kontinuierliche Evaluierung und Anpassung von Prozessen und Technologien können Unternehmen hybride Meetings stetig verbessern und an sich verändernde Arbeitsbedingungen anpassen. Damit die Ausstattung der Besprechungsräume immer einsatzbereit ist, unterstützt Ricoh nicht nur bei der Installation und Konfiguration der Lösungen, sondern auch bei der Wartung und Fehlerbehebung. Management-Tools sorgen dafür, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden, bevor sie sich auf die Nutzer des Konferenzraums auswirken. Sie bieten auch Remote-Updates für Besprechungsräume, um sicherzustellen, dass immer die neuesten und besten Funktionen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus liefern analytische Dashboards und Berichte Einblicke in die Nutzung der Besprechungsräume. Anhand dieser Daten können Unternehmen Maßnahmen zur Optimierung der Konferenzräume ergreifen.
 Abbildung: Ricoh Ingo Wittrock Regional Director Marketing Central & Eastern Europe, |
Veranstaltungstipp
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