Coworking Spaces und Reisekosten: Wann steuerfrei abgerechnet werden kann

Beim Arbei­ten in Cowor­king Spaces kommt oft die Fra­ge auf, ob Rei­se­kos­ten für die Anfahrt in Rech­nung gestellt wer­den dür­fen oder nicht. Der Lohn­steu­er­hil­fe­ver­ein VLH erklärt, unter wel­chen Bedin­gun­gen das der Fall ist und wel­che Aspek­te dabei zu beach­ten sind.

Cowor­king Spaces erfreu­en sich wach­sen­der Beliebt­heit – nicht nur bei Frei­be­ruf­lern, son­dern auch bei Ange­stell­ten. Für Letz­te­re stellt sich oft die Fra­ge, ob sie für Auf­ent­hal­te in Gemein­schafts­bü­ros Rei­se­kos­ten abrech­nen oder ledig­lich Fahrt­kos­ten abset­zen dür­fen. Die Ant­wort des Lohn­steu­er­hil­fe­ver­eins Ver­ei­nig­te Lohn­steu­er­hil­fe e.V. (VLH) lau­tet: Es kommt dar­auf an.

Zahlen und Fakten zu Coworking Spaces

Cowor­king Spaces wer­den in der Regel nur für einen bestimm­ten Zeit­raum gemie­tet. Seit mobi­les Arbei­ten immer selbst­ver­ständ­li­cher wird, nut­zen auch vie­le Ange­stell­te sol­che fle­xi­blen Arbeits­plät­ze in meist grö­ße­ren Gemein­schafts­bü­ros. Nach Anga­ben des Bun­des­ver­bands Cowor­king Spaces (BVCS) exis­tier­ten im Jahr 2024 in Deutsch­land fast 2.000 sol­cher Stand­or­te. Und zwar nicht mehr nur in Metro­po­len, wie anfäng­lich der Fall, son­dern zuneh­mend auch in klei­ne­ren Städ­ten und länd­li­chen Gegen­den. Die meis­ten Cowor­king Spaces sind dem­nach in Nord­rhein-West­fa­len zu fin­den (368), gefolgt von Bay­ern (316) und Baden-Würt­tem­berg (249). Schluss­licht ist das Saar­land (11).

Reisekosten und Coworking Space: Das ist zu beachten

Für Beschäf­tig­te, die zeit­wei­se in einem Cowor­king Space statt in Räu­men ihres Unter­neh­mens arbei­ten, stellt sich die Fra­ge, ob sie dafür Rei­se­kos­ten abrech­nen dür­fen. Grund­sätz­lich gilt: Rei­se­kos­ten kön­nen steu­er­frei erstat­tet wer­den, wenn die Arbeit außer­halb der Woh­nung und nicht an der ers­ten Tätig­keits­stät­te statt­fin­det. Dann kön­nen auch steu­er­freie Ver­pfle­gungs­pau­scha­len gewährt wer­den, zumin­dest bei einer Abwe­sen­heit über acht Stun­den für höchs­tens drei Mona­te am Stück.

Aber: Arbei­tet ein Ange­stell­ter zeit­wei­se in einem Cowor­king Space, obwohl er gleich­zei­tig auch einen Arbeits­platz in sei­nem Unter­neh­men hat, kön­nen Rei­se­kos­ten nicht grund­sätz­lich abge­rech­net wer­den. Denn auch ein Cowor­king Space kann unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen als ers­te Tätig­keits­stät­te gel­ten. Und dann hat sich das The­ma Rei­se­kos­ten erledigt.

Fall 1: Coworking Space als erste Tätigkeitsstätte

Laut Ein­kom­men­steu­er­ge­setz (EStG) han­delt es sich bei der ers­ten Tätig­keits­stät­te um eine orts­fes­te betrieb­li­che Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, eines ver­bun­de­nen Unter­neh­mens oder eines vom Arbeit­ge­ber bestimm­ten Drit­ten, wel­cher dem Mit­ar­bei­ten­den dau­er­haft zuge­ord­net ist. Mie­tet also der Arbeit­ge­ber für den Beschäf­tig­ten einen Arbeits­platz in einem Cowor­king Space und ord­net die­sen dem Ange­stell­ten ent­we­der unbe­fris­tet, für die Dau­er des Dienst­ver­hält­nis­ses oder für mehr als 48 Mona­te zu, so gilt das als ers­te Tätig­keits­stät­te. In sol­chen Fäl­len dür­fen weder Rei­se­kos­ten steu­er­frei erstat­tet noch Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen gel­tend gemacht wer­den. Aller­dings las­sen sich die Fahrt­kos­ten in der Steu­er­erklä­rung über die Ent­fer­nungs­pau­scha­le abset­zen – im Rah­men der Wer­bungs­kos­ten, wozu auch wei­te­re beruf­lich beding­te Aus­ga­ben gehören.

Fall 2: Nur vorübergehend im Coworking Space

Anders ver­hält es sich, wenn der Ange­stell­te im Unter­neh­men dau­er­haft einem fes­ten Arbeits­platz zuge­ord­net ist und nur vor­über­ge­hend in ein Cowor­king Space abkom­man­diert wird. Oder wenn er zu kei­ner betrieb­li­chen Ein­rich­tung gehört und regel­mä­ßig weni­ger als zwei vol­le Tage pro Woche in einem Cowor­king Space arbei­tet. In die­sen Fäl­len gilt der ange­mie­te­te Arbeits­platz im Gemein­schafts­bü­ro nicht als ers­te Tätig­keits­stät­te – und es dürf­ten steu­er­frei sowohl Rei­se­kos­ten erstat­tet als auch Ver­pfle­gungs­pau­scha­len gewährt werden.

Wich­tig: Bei den genann­ten Sze­na­ri­en han­delt es sich um soge­nann­te dienst­recht­li­che bezie­hungs­wei­se arbeits­recht­li­che Zuord­nun­gen durch den Arbeit­ge­ber. Liegt eine sol­che Zuord­nung nicht vor, gel­ten noch ande­re Kri­te­ri­en zur Bestim­mung der ers­ten Tätigkeitsstätte.