Wie KI das Büromanagement erleichtert

Wel­che Berei­che der Büro­ar­beit wird KI künf­tig domi­nie­ren, wel­che Chan­cen und Gefah­ren birgt sie? Ste­fan Sucker vom Bre­mer IT-Start-up Axon­tic kennt die Sor­gen vie­ler Arbeit­neh­mer. Er weiß, wie künst­li­che Intel­li­genz in Unter­neh­men inte­griert wer­den kann.

Mit dem Ein­satz in E-Mail-Pro­gram­men kön­nen Mit­ar­bei­ten­de behut­sam an KI gewöhnt wer­den. Abbil­dung: Crea­ti­ve­art, Freepik

Mein Cre­do lau­tet: „KI soll­te Men­schen von Rou­ti­ne­ar­bei­ten ent­las­ten, damit sie sich auf die krea­ti­ven und stra­te­gi­schen Aspek­te ihrer Arbeit kon­zen­trie­ren kön­nen.“ Laut Sta­tis­ti­schem Bun­des­amt (Desta­tis) ver­wen­de­ten im ver­gan­ge­nen Jahr bereits zwölf Pro­zent der Unter­neh­men in Deutsch­land künst­li­che Intel­li­genz. Bei vie­len Men­schen bestehen aller­dings noch Beden­ken bezüg­lich der neu­en Tech­no­lo­gie – sei es aus Sor­ge um den eige­nen Job oder weil schlicht­weg das Wis­sen um den rich­ti­gen Ein­satz fehlt. Wich­tig ist, Ängs­te der Beleg­schaft ernst zu neh­men und zu kom­mu­ni­zie­ren. Um Unsi­cher­hei­ten zu redu­zie­ren, ergibt es Sinn, die künst­li­che Intel­li­genz auf nied­rig­schwel­li­ger Ebe­ne ein­zu­füh­ren. Zudem sind regel­mä­ßi­ge Schu­lun­gen emp­feh­lens­wert, um Hemm­schwel­len gegen­über neu­en Tech­no­lo­gien abzubauen.

Schrittweise Einführung

Der KI-Markt wächst schnell. Zu schnell, um in allen Facet­ten den Über­blick zu behal­ten. Es gilt, ein paar grund­le­gen­de Maß­nah­men umzu­set­zen, damit Unter­neh­men am Ball blei­ben, ohne die Mit­ar­bei­ten­den zu überfordern:

• Trans­pa­renz: Füh­rungs­kräf­te soll­ten mit ihren Teams über den geplan­ten Ein­satz neu­er Tech­no­lo­gien spre­chen und neue Soft­ware und deren Ein­satz­mög­lich­kei­ten detail­liert vorstellen.
• Schu­lun­gen: Wei­ter­bil­dun­gen erklä­ren bes­ten­falls nicht nur, was KI leis­ten kann, son­dern auch, wie sie funk­tio­niert. Je mehr die Mit­ar­bei­ten­den wis­sen, des­to weni­ger Angst haben sie.
• Schritt­wei­se Ein­füh­rung: Als Ein­stieg emp­feh­len sich klei­ne Add-ins, die den gewohn­ten Bedien­ober­flä­chen wenig bis nichts Neu­es hin­zu­fü­gen. Die Mit­ar­bei­ten­den geben regel­mä­ßig direk­tes Nutzer-Feedback.
• Aus­wahl der Soft­ware: Infor­ma­ti­on und pro­fes­sio­nel­le Bera­tung sind wich­tig. Am bes­ten eig­nen sich nut­zer­freund­li­che Anwen­dun­gen, die „unsicht­bar“ mit­lau­fen und Arbeit abneh­men, statt sie zu verursachen.

Rich­tig ein­ge­führt und genutzt, ist KI für Betrie­be eine rie­si­ge Chan­ce und ein kla­rer Wett­be­werbs­vor­teil. Tech­no­lo­gie und mensch­li­che Krea­ti­vi­tät gehen hier Hand in Hand, um die Art und Wei­se zu revo­lu­tio­nie­ren, wie Unter­neh­men Tech­nik nutzen.

Praxisbeispiel Outlook-Add-in Mailissa

Im E-Mail- und Doku­men­ten­ma­nage­ment lässt sich eine KI mit gerin­gem Auf­wand imple­men­tie­ren. Das Out­look-Add-in Mai­lis­sa von Axon­tic erleich­tert die Klas­si­fi­zie­rung und Abla­ge von Nach­rich­ten und damit ver­bun­de­ne Arbeits­ab­läu­fe. In geteil­ten Post­fä­chern ver­ein­facht sie die Zusam­men­ar­beit. Dabei lernt sie vom Abla­ge­ver­hal­ten des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ten­den, sodass die Zuord­nung ver­mehrt an Sicher­heit gewinnt. Die KI-Tätig­kei­ten sind jeder­zeit nach­ver­folg­bar. Zu wel­chem Anteil Mai­lis­sa „intel­li­gent“ mit­ar­bei­tet oder ob ein Fea­ture deak­ti­viert bleibt, wird vom Anwen­der festgelegt.

Abbil­dung: Axontic Ste­fan Sucker, Grün­der und Geschäftsführer, Axon­tic GmbH. axontic.com