Die Experten für visuelle Kommunikation von TechSmith haben in einer Studie den Status quo der Kommunikation am Arbeitsplatz untersucht. 50 Prozent der befragten Vollzeitbeschäftigten gaben an, dass die tägliche Kommunikationsflut ihre Produktivität beeinträchtigt.
Viele Büroarbeiter fühlen sich von der täglichen Kommunikationsflut überfordert. Abbildung: TechSmith
Die Verbreitung von hybriden und Remote-Arbeitsmodellen, die verstärkte Nutzung von digitalen Tools über mehrere Plattformen hinweg sowie die Komplexität von Arbeit, die sich über verschiedene Zeitzonen und Kulturen erstreckt, machen die Kommunikation am Arbeitsplatz zunehmend komplizierter. Das belegen die zwischen Juli und August 2023 erhobenen Daten von 900 Vollzeitbeschäftigten aus verschiedenen Branchen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA. Wie die Studie „Klarheit statt Chaos: Produktivität in der modernen Arbeitswelt“ zeigt, werden viele Mitarbeitende mit E-Mails, Meeting-Anfragen, Chat-Nachrichten und Telefonanrufen regelrecht überflutet, sodass ihr Output darunter leidet.
Unproduktive Meetings
Die Mehrheit der Befragten (60 Prozent) hat angegeben, einen für sie zeitlich gut passenden Teil des Arbeitstages in Meetings zu verbringen. Wichtig ist ihnen, dass die Meetings produktiv sind. Das ist jedoch nicht immer der Fall, denn für viele Teilnehmende sind nur drei von fünf Meetings sinnvoll, heißt es in der TechSmith-Studie. Das Hauptproblem ist den Befragten zufolge, die richtigen Leute am richtigen Ort zusammenzubringen. Hybrid Arbeitende empfinden das besonders häufig. Von ihnen gaben 44 Prozent an, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen.
E-Mails, Meeting-Anfragen, Chat-Nachrichten und Telefonanrufe prägen den Alltag der Office-Worker. Abbildung: TechSmith
Häufige Missverständnisse
74 Prozent der Befragten mussten bereits Zeit dafür aufwenden, kommunikationsbedingte Missverständnisse zu klären, wobei fast ein Viertel von ihnen angab, dass dies häufig geschehe. Insgesamt erleben 66 Prozent der Studienteilnehmer zumindest manchmal Missverständnisse oder Verwirrung aufgrund von Kommunikationsfehlern. Die Hälfte räumte ein, deswegen bereits Deadlines versäumt zu haben oder dass sich Projekte verzögert haben. Wer angab, häufig oder immer Missverständnisse, Kommunikationsausfälle oder Unklarheiten zu erleben, bestätigte mit höherer Wahrscheinlichkeit auch, dass sich der Umfang der Kommunikation negativ auf die eigene Produktivität auswirkt.
Videos und Bilder
Laut Studie sind knapp 98 Prozent der Meinung, dass Videos und Bilder die Kommunikation am Arbeitsplatz effektiver machen. Diese Befragten waren offen dafür, sich für Kommunikation, die keine Konversation in Echtzeit benötigt – wie Status-Updates oder Schulungen –, vorab aufgezeichnete Videobotschaften anzusehen, anstatt an Meetings teilzunehmen. Sie gaben zudem an, dass Screenshots, Infografiken und Diagramme für mehr Klarheit in der Kommunikation sorgen als nur Text. Mit derartiger visueller Kommunikation könnten Missverständnisse und Unklarheiten reduziert und Zeit eingespart werden, heißt es in der Studie.
