Büros effizient auslasten

Durch fle­xi­ble Arbeits­mo­del­le blei­ben vor­han­de­ne Büro­flä­chen oft unge­nutzt. Vor allem in Bal­lungs­ge­bie­ten müs­sen aber hohe Miet­prei­se für sie gezahlt wer­den. Wie Unter­neh­men ihre Arbeits­flä­chen effi­zi­ent aus­las­ten, weiß Tobi­as Enders von GMS Glo­bal Media Services.

Tra­di­tio­nell wird Mit­ar­bei­tern ein fes­ter Arbeits­platz zuge­wie­sen. Doch eini­ge arbei­ten nur Teil­zeit oder häu­fig im Home­of­fice, ande­re sind gera­de krank, im Urlaub oder auf einem Semi­nar. Ähn­lich ver­hält es sich mit der Aus­las­tung von Mee­ting­räu­men. Meist hal­ten Unter­neh­men zu vie­le oder zu gro­ße Räu­me vor. So steht ein hoher Anteil der Flä­che oft­mals leer.

Leerstand und ungenutzte Büroflächen vermeiden

An die­sem Punkt set­zen intel­li­gen­te Kon­zep­te an, die die Raum­nut­zung dem Bedarf anpas­sen. Der Schlüs­sel dazu liegt in der Digi­ta­li­sie­rung – Stich­wort Smart Office. Doch wie kann der tat­säch­li­che Platz­be­darf ermit­telt wer­den? Dafür kom­men Desk- und Space-Tra­cker zum Ein­satz. Das sind klei­ne IoT-Sen­so­ren, die unter den Schreib­tisch geklebt oder an der Decke befes­tigt wer­den. Sie sam­meln kon­ti­nu­ier­lich Tem­pe­ra­tur-, Nähe­rungs- und Bewe­gungs­da­ten. Die­se über­tra­gen sie an ein Ana­ly­se­pro­gramm in der Cloud. So ist immer klar, wann ein Tisch belegt ist und wann nicht.

Die­ses Wis­sen der Aus­las­tungs­ana­ly­se unter­stützt gera­de im Rah­men der Coro­na-Pan­de­mie die Return-to-Office-Stra­te­gien von Unter­neh­men. Mit­ar­bei­ter kön­nen mit­tels der Buchung von Arbeits­plät­zen die Regeln des Social Distancing leich­ter ein­hal­ten und sicher ins Büro zurück­keh­ren. Die Sen­so­ren mes­sen eben­falls die Tem­pe­ra­tur und Luft­qua­li­tät. Anhand die­ser Daten wer­den Kli­ma­an­la­ge, Hei­zung und Belüf­tung auto­ma­ti­siert gesteu­ert. In Berei­chen, die wenig genutzt wer­den, muss die Hei­zung oder Kli­ma­an­la­ge nicht auf vol­len Tou­ren lau­fen. Dadurch las­sen sich Ener­gie­kos­ten spa­ren und Emis­sio­nen reduzieren.

Komfortzonen für Mitarbeiter schaffen

Nicht zuletzt erlaubt die intel­li­gen­te Ver­net­zung den Mit­ar­bei­tern, ihren Arbeits­all­tag so kom­for­ta­bel wie mög­lich zu gestal­ten. Per App buchen sie bequem ihren Arbeits­platz, den Mee­ting­raum oder Park­platz. Über Feed­back-Panels kom­mu­ni­zie­ren sie direkt mit der Gebäu­de­ver­wal­tung und kön­nen per Fin­ger­tipp auf dem Smart­phone Kaf­fee nach­be­stel­len oder dar­auf hin­wei­sen, dass das Toi­let­ten­pa­pier aus­geht. Die Zugangs­kon­trol­le per Smart­phone macht Schlüs­sel oder Trans­pon­der obso­let – eine Schran­ke, Tür oder ein Schließ­fach las­sen sich statt­des­sen per Han­dy öffnen.

Mit dem richtigen Augenmaß handeln

Das Smart Office ver­netzt Men­schen, Gerä­te und Sys­te­me im Büro­ge­bäu­de, sodass die­se gut mit­ein­an­der inter­agie­ren kön­nen. Sol­che intel­li­gen­ten Kon­zep­te sind für Unter­neh­men aller Bran­chen inter­es­sant, die Kos­ten spa­ren, nach­hal­tig wirt­schaf­ten und ihren Mit­ar­bei­tern ein posi­ti­ves Arbeits­platz­erleb­nis bie­ten möch­ten. Dabei gilt: Digi­ta­li­sie­rung zum Selbst­zweck ist nicht sinn­voll. Viel­mehr gilt es her­aus­zu­fin­den, wel­che Anwen­dungs­fäl­le wirk­lich einen Mehr­wert brin­gen. Wer alles misst, was geht, gene­riert nur einen rie­si­gen Daten­berg, der am Ende nutz­los ist.

 

Tobi­as Enders Geschäfts­füh­rer, GMS Glo­bal Media Services. gms-mediaservices.de