Wie eine Prä­sen­ta­ti­on psy­cho­lo­gisch und tak­tisch klug auf­ge­baut wird und wie der Prä­sen­tie­ren­de über­zeu­gend auf­tritt, erklärt Dr. Gud­run Fey.

Über­zeu­gend soll­te der Auf­tritt sein. Foto: Gerd Altmann/Shapes AllSilhouettes.com/pixelio.de

Dr. Gud­run Fey, geschäfts­füh­ren­de Gesell­schaf­te­rin, Trai­nings- und Bera­tungs­un­ter­neh­men stu­dy & train. www.study-train.de

Kom­mu­ni­zie­ren und nicht refe­rie­ren heißt die Regel beim Prä­sen­tie­ren. Foto: bschpic/pixelio.de

Prä­sen­ta­tio­nen sol­len bei­spiels­wei­se zum Kauf eines Pro­dukts bewe­gen, für eine Pro­blem­lö­sung begeis­tern oder Mit­ar­bei­ter für ein Pro­jekt gewin­nen. Die­se Zie­le erreicht die prä­sen­tie­ren­de Per­son nicht, indem sie die Zuhö­rer mit allen mög­li­chen Infos über­häuft. Viel­mehr gilt es, den Vor­trag stra­te­gisch und psy­cho­lo­gisch klug zu pla­nen und auf die soge­nann­ten Bul­let­points zu fokus­sie­ren – also die Infos und Argu­men­te, die bei den Zuhö­rern bewir­ken, dass sie

  • die gewünsch­te Ent­schei­dung tref­fen oder
  • das gewünsch­te Ver­hal­ten zei­gen.

Kla­re Zie­le for­mu­lie­ren

Das setzt vor­aus, dass Sie beim Pla­nen wis­sen: Wel­ches Ziel möch­te ich mit der Prä­sen­ta­ti­on errei­chen? Und: Wel­ches Ver­hal­ten sol­len die Zuhö­rer danach zei­gen? Zum Bei­spiel:

  • mei­nem Vor­schlag zustim­men. Oder:
  • das nöti­ge Bud­get frei­ge­ben. Oder:
  • das Pro­dukt kau­fen.

Hier­für müs­sen Sie jedoch wis­sen: Wer sind mei­ne Zuhö­rer und wie errei­che ich sie? Sind es zum Bei­spiel mehr­heit­lich Betriebs­wir­te, die pri­mär in wirt­schaft­li­chen Kate­go­ri­en den­ken? Oder Tech­ni­ker, die ich vor allem von der Mach­bar­keit über­zeu­gen muss? Denn nur wenn Sie das Ziel Ihrer Prä­sen­ta­ti­on ken­nen und wis­sen, wer Ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ner sind, kön­nen Sie ent­schei­den: Was ist mei­ne Kern­bot­schaft? Und: Wel­che drei, vier Argu­men­te unter­stüt­zen die­se, weil sie den Zuhö­rern aus deren War­te den größ­ten Nut­zen bie­ten? Sol­che Kern­bot­schaf­ten kön­nen sein: „Mit dem von mir prä­sen­tier­ten Vor­schlag gewin­nen Sie/wir vie­le neue Kun­den.“ Oder: „Mit dem von mir prä­sen­tier­ten Vor­schlag erhöht sich Ihre/unsere Ren­di­te um zehn Pro­zent.“ Die Kern­bot­schaft soll­te im Zen­trum Ihrer Prä­sen­ta­ti­on ste­hen. Die prä­sen­tier­ten Daten, Fak­ten und Argu­men­te die­nen pri­mär dazu, Ihre Kern­bot­schaft zu unter­strei­chen.

Emo­tio­na­le Anspra­che

Wich­tig für den Erfolg Ihrer Prä­sen­ta­ti­on ist, dass Sie die Zuhö­rer auch emo­tio­nal anspre­chen. Denn so lösen Sie bei ihnen das Gefühl aus „Ja, das will ich haben“ oder „Ja, das möch­te ich ger­ne tun“. Beden­ken Sie bei der Vor­be­rei­tung jedoch: Ihre Zuhö­rer haben auf­grund ihrer Erfah­rung und Posi­ti­on im Unter­neh­men meist unter­schied­li­che Bedürf­nis­se und Erwar­tun­gen. Benut­zen Sie des­halb, soweit mög­lich, kei­ne Stan­dard­charts. Pas­sen Sie Ihre Charts und Ihre Argu­men­ta­ti­on immer dem Publi­kum an. Fra­gen Sie sich im Vor­feld etwa: Was will bezie­hungs­wei­se erwar­tet der Vor­stand des Unter­neh­mens, der Ein­käu­fer, der Pro­duk­ti­ons­lei­ter etc.? Ver­set­zen Sie sich zudem men­tal in Ihr Publi­kum und fra­gen Sie sich: Wo drückt die Zuhö­rer der Schuh? Was inter­es­siert sie? Was erhof­fen sie sich? Was befürch­ten sie?

Kern­bot­schaf­ten insze­nie­ren

Damit Ihre Zuhö­rer nach der Prä­sen­ta­ti­on das gewünsch­te Ver­hal­ten zei­gen, müs­sen Sie die­se für sich und Ihre Bot­schaft gewin­nen. Ent­spre­chend soll­ten Sie sich und Ihre Kern­bot­schaft insze­nie­ren. Ach­ten Sie dar­auf, dass Sie beim Prä­sen­tie­ren mit Ihren Zuhö­rern kom­mu­ni­zie­ren und nicht nur refe­rie­ren. Redu­zie­ren Sie den Text auf Ihren Charts soweit wie mög­lich. Beschrän­ken Sie sich weit­ge­hend auf Schlag­wor­te. Denn je mehr Text auf den Charts steht, umso über­flüs­si­ger wer­den Sie als prä­sen­tie­ren­de Per­son, denn es steht ja fast alles auf den Foli­en. Außer­dem wen­det sich bei zu viel Text die Auf­merk­sam­keit der Zuhö­rer regel­mä­ßig von Ihnen ab und den Charts zu – denn sie müs­sen ja den Text lesen.

Die Zuhö­rer für sich gewin­nen

Gestal­ten Sie die Charts der Prä­sen­ta­ti­on eher schlicht, um die Auf­merk­sam­keit nicht von sich abzu­len­ken. Denn für das „In-die-rich­ti­ge-Stim­mung-Ver­set­zen“ Ihres Publi­kums sind pri­mär Sie zustän­dig. Am ein­fachs­ten gelingt Ihnen dies, indem Sie mit Ihrem Publi­kum kom­mu­ni­zie­ren.

  • Stel­len Sie den Zuhö­rern immer wie­der (rhe­to­ri­sche) Fra­gen wie „Ken­nen Sie die Situa­ti­on, …?“ oder „Träu­men Sie davon, …?“
  • Holen Sie sich regel­mä­ßig Zustim­mung ein („Sind Sie auch der Mei­nung, dass …?“, „Stim­men Sie mir zu, dass …?“).
  • Spre­chen Sie Ihr Publi­kum und spe­zi­ell die wich­ti­gen Ent­schei­der immer wie­der per­sön­lich an.

Eine gute Prä­sen­ta­ti­on ist inter­ak­tiv. Der Prä­sen­ta­tor kom­mu­ni­ziert also mit sei­nem Publi­kum – auch mit den Augen. Hal­ten Sie Blick­kon­takt mit den Zuhö­rern und keh­ren Sie ihnen nicht den Rücken zu.

 Span­nen­de Geschich­ten

Men­schen lie­ben Geschich­ten aus dem wah­ren Leben. Ver­pa­cken Sie Ihre Kern­bot­schaft in eine Geschich­te, die im Gedächt­nis bleibt. Ent­wi­ckeln Sie zudem eine span­nen­de Dra­ma­tur­gie für Ihre Prä­sen­ta­ti­on. Dabei kön­nen Sie sich an fol­gen­dem Leit­fa­den ori­en­tie­ren:

  1. eine kna­cki­ge Ein­lei­tung, die das Inter­es­se und die Neu­gier des Publi­kums weckt,
  2. eine prä­gnan­te Beschrei­bung des Pro­blems der Zuhö­rer, die die­se zu einer kopf­ni­cken­den Zustim­mung ver­an­lasst,
  3. eine bild­haf­te Beschrei­bung des (erträum­ten) Ide­al­zu­stands aus Sicht der Zuhö­rer, die deren Neu­gier auf die Lösung weckt,
  4. eine Prä­sen­ta­ti­on der Lösung, die den Zuhö­rern plas­tisch vor Augen führt, wie sie (mit Ihrer Hil­fe) den Ide­al­zu­stand errei­chen,
  5. ein gro­ßes Fina­le, das die Zuhö­rer dazu moti­viert, aktiv zu wer­den und den von Ihnen gewünsch­ten nächs­ten Schritt zu tun.

Damit Sie die­ses Ziel sicher errei­chen, müs­sen Sie Ihre Prä­sen­ta­ti­on ziel­ori­en­tiert pla­nen und gestal­ten. Ach­ten Sie zum Bei­spiel bei einer 15-minü­ti­gen Prä­sen­ta­ti­on dar­auf, dass die­se nicht mehr als sechs bis acht Charts umfasst. Brin­gen Sie nur Infos und Charts, die min­des­tens eines der fol­gen­den Kri­te­ri­en erfül­len:

  • Ihre Kern­bot­schaft wird unter­stri­chen.
  • Ihr Anlie­gen wird ver­an­schau­licht.
  • Die gewünsch­ten Emo­tio­nen wer­den erzeugt.

Für das Erstel­len Ihrer Charts kön­nen Sie Power­Point nut­zen. Beim Prä­sen­tie­ren selbst soll­ten jedoch Sie im Zen­trum ste­hen – und nicht die Tech­nik. Denn die Charts selbst hät­ten Sie den Zuhö­rern auch per E-Mail sen­den kön­nen. Wer über­zeu­gen muss, sind Sie.