Wie KI das DMS verändert: Interview mit Jens Büscher von Amagno

Künst­li­che Intel­li­genz eröff­net dem Doku­men­ten­ma­nage­ment neue Wege, um Zeit und Res­sour­cen ein­zu­spa­ren. Jens Büscher, Grün­der und CEO von Ama­g­no, erläu­tert die mit KI ver­bun­de­nen Chan­cen und Her­aus­for­de­run­gen und wirft einen Blick auf die E-Rech­nungs­pflicht sowie das papier­lo­se Büro.

OFFICE ROXX: Herr Büscher, welche Probleme löst Amagno?

Jens Büscher: Ama­g­no als digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) hat als Ziel die Erspar­nis von Zeit und mensch­li­chen Res­sour­cen ange­sichts der stän­dig wach­sen­den Auf­ga­ben im admi­nis­tra­ti­ven Bereich. Auf­wän­di­ge Suchen, manu­el­le Abla­ge und hän­di­sches Abtip­pen von Daten gehö­ren mit unse­rem DMS der Ver­gan­gen­heit an. Mehr als 30.000 Anwen­der nut­zen Ama­g­no für schnel­le, trans­pa­ren­te, digi­ta­le Geschäfts­pro­zes­se, zum Bei­spiel in Ver­trieb, Per­so­nal­we­sen, Ein­kauf und Qualitätsmanagement.

Seit wann ist Amagno am Markt und wie hat sich das Unternehmen entwickelt?

Ama­g­no wur­de 2010 gegrün­det. Wir haben uns vom klas­si­schen DMS-Anbie­ter zu einem Cloud-first-Unter­neh­men ent­wi­ckelt und 2024 die ers­ten KI-Funk­tio­nen unter dem Namen Amagno.AI bereit­ge­stellt. Unser Wachs­tums­kurs hat uns bei­spiels­wei­se von 2,7 Mil­lio­nen Euro Umsatz im Jahr 2021 auf 3,5 Mil­lio­nen Euro in 2024 gebracht, aktu­ell haben wir 41 Mitarbeitende.

Was verbirgt sich hinter Amagno.AI?

Amagno.AI ist eine optio­na­le Zusatz­funk­ti­on von Ama­g­no in der Cloud. Doku­men­te las­sen sich damit in natür­li­cher Spra­che befra­gen, Daten erken­nen und repe­ti­ti­ve Auf­ga­ben durch KI-Agen­ten erle­di­gen. Dahin­ter ste­hen drei Kern­kom­po­nen­ten: Auto­pi­lot, Chat und Auto­ma­te. Der Auto­pi­lot erkennt bei jedem impor­tier­ten Doku­ment die Doku­ment­art, den Absen­der, das Datum und bei Rech­nun­gen auch die buchungs­re­le­van­ten Daten inklu­si­ve Posi­ti­ons­zei­len. Und das ohne vor­he­ri­ges Antrai­nie­ren auf bestimm­te Beleg­ty­pen. Das funk­tio­niert, weil das Sprach­mo­dell dank IDP-Tech­no­lo­gie (Intel­li­gent Docu­ment Pro­ces­sing) ein Ver­ständ­nis für nahe­zu jede Doku­ment­struk­tur mitbringt.

Der Chat erlaubt es Mit­ar­bei­ten­den, sich unter den indi­vi­du­el­len Berech­ti­gun­gen direkt mit dem Inhalt des Doku­men­ten­be­stands zu unter­hal­ten. Zum Bei­spiel mit der Fra­ge: „Wel­che offe­nen Rech­nun­gen der Fir­ma XY lie­gen über 10.000 Euro vor?“ Dar­auf lie­fert das Tool eine kon­kre­te Ant­wort mit Quel­len­an­ga­be. Auto­ma­te als aktu­ell wich­tigs­te Funk­ti­on von Amagno.AI ermög­licht es, wie­der­keh­ren­de Prüf- und Erken­nungs­auf­ga­ben als Regeln in natür­li­cher Spra­che zu hin­ter­le­gen, statt sie zu programmieren.

Wie funktioniert das konkret?

Neh­men wir eine Ein­gangs­rech­nung als Bei­spiel: Sie kommt bei uns im Sys­tem an – egal, ob als E-Rech­nung, PDF oder Scan. Der Auto­pi­lot erkennt auto­ma­tisch, dass es sich um eine Rech­nung han­delt, liest Absen­der, Datum und alle buchungs­re­le­van­ten Daten inklu­si­ve Posi­ti­ons­zei­len aus. Für wie­der­keh­ren­de Prü­fun­gen wird mit Auto­ma­te eine Regel in natür­li­cher Spra­che fest­ge­legt, etwa: „Gib’ ‚Ja‘ zurück, wenn die Rech­nung gemäß §14 UStG kor­rekt ist“ – das folgt einem No-Code-Prin­zip, man for­mu­liert die Auf­ga­be als Text, nicht als Skript. Tech­nisch läuft das alles über eine RAG-Archi­tek­tur (Retrie­val-Aug­men­ted-Gene­ra­ti­on) inner­halb unse­res DMS: Die Daten wer­den mit dem Sprach­mo­dell ver­knüpft, ver­las­sen aber nie die EU. Damit ist sowohl der Daten­schutz als auch die GoBD-Kon­for­mi­tät gewähr­leis­tet, die für jede Doku­men­ten- und Rech­nungs­ver­ar­bei­tung ohne­hin gilt.

Halluziniert Ihre KI?

Aus­nahms­los jede KI, die auf Sprach­mo­del­len basiert, hal­lu­zi­niert. Wer etwas ande­res behaup­tet, ver­steht die tech­no­lo­gi­schen Grund­la­gen nicht. Sprach­mo­del­le arbei­ten mathe­ma­tisch mit Wahr­schein­lich­kei­ten, nicht wie eine klas­si­sche Voll­text­su­che, die exak­te Begrif­fe fin­det. Das, was wir Hal­lu­zi­nie­ren nen­nen, ist der Preis dafür, dass eine KI über­haupt in der Lage ist, aus gro­ßen Daten­men­gen eine zusam­men­hän­gen­de Ant­wort zu for­mu­lie­ren. Und es ist gleich­zei­tig ihre größ­te Schwäche.

Hin­zu kommt: Jedes Modell arbei­tet mit einem begrenz­ten Kon­text­fens­ter. Bei einem Unter­neh­men mit 30 Mil­lio­nen Rech­nun­gen kann eine KI schlicht nicht alle Daten gleich­zei­tig ver­ar­bei­ten, um etwa eine Umsatz­ab­fra­ge über 20 Jah­re exakt zu beant­wor­ten. Da KI-Sys­te­me aber grund­sätz­lich dar­auf aus­ge­legt sind, immer eine Ant­wort zu lie­fern, ent­steht das Risi­ko von Falschaussagen.

Bei Ama­g­no redu­zie­ren wir die­ses Risi­ko mit geziel­ten Maß­nah­men: Seman­tic Ran­ker sor­gen dafür, dass die rele­van­tes­ten Doku­men­te zur jewei­li­gen Fra­ge zusam­men­ge­stellt wer­den, statt nur nach ober­fläch­li­chen Kenn­zah­len zu fil­tern. Zusätz­lich lässt sich über Promp­ting und Modell­pa­ra­me­ter steu­ern, wie genau eine Ant­wort aus­fal­len soll.

Was kommt mit der E-Rechnung auf die Unternehmen zu?

Ab Anfang 2027 betrifft die Ver­sand­pflicht zunächst grö­ße­re Unter­neh­men, ab 2028 dann fast alle. E-Rech­nun­gen kom­men nicht aus dem DMS, son­dern aus dem ERP und ande­ren vor­ge­la­ger­ten Sys­te­men. Wir beob­ach­ten aber ein wach­sen­des Pro­blem von der Emp­fän­ger­sei­te her: Vie­le E-Rech­nun­gen kom­men feh­ler­haft an, ent­hal­ten zum Bei­spiel lee­re Pflicht­fel­der, falsch befüll­te Fel­der oder sogar defek­te XML-Datei­en. Des­halb bau­en wir in unse­rem nächs­ten Release eine inter­ne Vali­die­rung ein: Ein Prüf­pro­to­koll zeigt klar an, ob eine ein­ge­hen­de E-Rech­nung tat­säch­lich rechts­kon­form ist. Damit kön­nen Unter­neh­men ent­schei­den, ob sie eine feh­ler­haf­te Rech­nung zurück­wei­sen und den Rech­nungs­stel­ler zur Kor­rek­tur auffordern.

Welchen Beitrag leisten Ihre Lösungen zum Klimaschutz?

Unse­re älte­ren Berech­nun­gen zu Papier-, Was­ser- und Ener­gie­ver­brauch klas­si­scher Akten­ver­wal­tung sowie zum CO2-Aus­stoß durch Papier­trans­port gel­ten in ihrer Grund­aus­sa­ge nach wie vor: Die Digi­ta­li­sie­rung des Doku­men­ten­ma­nage­ments spart nach­weis­lich Res­sour­cen. Nun kommt aber KI ins Spiel. Hoch­leis­tungs­re­chen­zen­tren sind enor­me Ener­gie­ver­brau­cher, und der KI-Boom hat die Kli­ma­bi­lanz vie­ler Hypers­ca­ler spür­bar ver­schlech­tert. Das betrifft auch uns: Je mehr wir KI in unse­re Pro­duk­te inte­grie­ren, des­to mehr steht die­sem Nut­zen ein höhe­rer Ener­gie­ver­brauch gegen­über. Unse­re ehr­li­che Ein­schät­zung ist daher: Die Papier­sei­te der Rech­nung bleibt posi­tiv, die KI-Sei­te muss neu und kri­ti­scher bewer­tet wer­den als noch vor dem KI-Boom. Eine seriö­se Gesamt­bi­lanz dazu steht der­zeit bran­chen­weit noch aus.

Wann, meinen Sie, wird das papierlose Büro Realität?

Es gibt nach wie vor eine gan­ze Rei­he von Doku­men­ten, die aus recht­li­chen Grün­den im Ori­gi­nal in Papier­form auf­be­wahrt wer­den müs­sen. Solan­ge der Staat hier kei­ne rechts­si­che­re, durch­gän­gig digi­ta­le Auf­be­wah­rungs­pflicht schafft, wird es das voll­stän­dig papier­lo­se Büro nicht geben.

Vielen Dank.

Die Fra­gen stell­te Chris­ti­an Marx.