In Zeiten von Hybrid Work beginnt eine effiziente Büroorganisation bei der Raum- und Arbeitsplatzbuchung. Im Interview erklärt Valentin Lahr von Goconut, wie Desk-Sharing-Tools den Arbeitsalltag strukturieren, Ressourcen optimal genutzt werden können und welche Rolle KI dabei spielt.
Valentin Lahr, Head of Sales & Marketing, Goconut GmbH & Co. KG. goconut.com. Abbildung: Movyng Media
OFFICE ROXX: Herr Lahr, welche Kernvorteile bietet Ihre Software, um Unternehmen Hybrid Working zu erleichtern?
Valentin Lahr: Hybrid Working scheitert oft an mangelnder Transparenz. Ohne ein intelligentes Tool verkommt der Bürobesuch zum „Trial and Error“ – man fährt ins Office und weiß weder, ob ein passender Arbeitsplatz frei ist, noch ob die Kollegen vor Ort sind, mit denen man kollaborieren möchte. Goconut schafft hier die nötige Planungssicherheit. Wir machen Activity-Based-Working erst beherrschbar: Der Nutzer findet per Klick den Ort, der zu seiner aktuellen Aufgabe passt – sei es Fokusarbeit oder Teamkreativität. Für das Unternehmen wird das Büro so vom statischen Kostenfaktor zum dynamischen Asset, das Innovation durch gezielte Begegnung fördert. Kurz: Wir nehmen die Reibungsverluste aus dem hybriden Alltag.
Wie viele Nutzer bei wie vielen Kunden verwenden Goconut bereits?
Aktuell vertrauen über 200 Organisationen auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Was uns dabei besonders stolz macht: Unsere Rolle hat sich in den letzten Jahren fundamental gewandelt. Wir werden heute nicht mehr nur als reiner Softwareprovider gerufen. Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden geht oft tief in die strategische Optimierung der Arbeitswelten über. Das reicht von spezialisierten Consulting-Leistungen bis hin zum Coaching von Führungskräften und Mitarbeitenden, um sie auf die veränderten Anforderungen der neuen Arbeitswelt vorzubereiten. Wir begleiten den kulturellen Wandel also ganzheitlich. Rein quantitativ bewegen wir uns dabei auf einem hohen Skalierungsniveau: Wir verarbeiten im Schnitt über 20.000 Buchungsvorgänge pro Tag. Das sind für uns weit mehr als nur Reservierungen – es sind wertvolle Indikatoren für die Vitalität und Innovationskraft moderner Unternehmen.
Wie begegnen Sie dem Phänomen der „Handtuch-Mentalität“, bei der Arbeitsplätze oder Räume weit im Voraus blockiert werden, ohne diese dann zu nutzen?
Das ist ein klassisches Verhaltensmuster, das wir technisch und kulturell lösen. Technisch nutzen wir Mechanismen wie „Check-in“-Funktionen oder die Kopplung an Sensorik: Erscheint niemand innerhalb eines definierten Zeitfensters, wird der Raum automatisch wieder für alle freigegeben („Auto-Release“). Viel wichtiger ist aber die kulturelle Komponente, die strategische Begleitung. Wir unterstützen Führungskräfte und Teams dabei, neue Spielregeln für die hybride Welt zu definieren. Technik allein heilt keine „Handtuch-Mentalität“ – das schafft nur ein Verständnis für die gemeinschaftliche Ressource Raum.
Über 200 Organisationen vertrauen derzeit auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Abbildung: Goconut
Gibt es weitere kritische Punkte im Alltag und wie begegnen Sie diesen, etwa in Bezug auf die Privatsphäre?
Datenschutz und Privatsphäre sind in Deutschland zu Recht ein hohes Gut. Wir setzen hier auf „Privacy by Design“ – das heißt, der Nutzer behält die Kontrolle, welche Informationen er teilt, und unsere Software entspricht den geltenden Standards. Die größte Hürde ist jedoch oft die Akzeptanz. Wenn ein Tool als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, scheitert es. Wir begegnen dem durch Transparenz und Partizipation. Nur wenn der Mensch versteht, welchen persönlichen Vorteil er durch die Datenfreigabe hat – nämlich ein besseres Arbeitsumfeld –, gewinnen wir sein Vertrauen.
Wie helfen die Daten von Goconut, um Büroflächen zu optimieren?
Frei nach dem Motto: „You can’t manage what you can’t measure.“ Viele Unternehmen investieren Millionen in Büroflächen, ohne deren tatsächliche Nutzung zu kennen. Goconut liefert hier die entscheidende Datenbasis: Wir machen sichtbar, welche Zonen florieren, wo „tote Winkel“ entstehen und welche Bedarfe die Mitarbeitenden wirklich haben. Das Besondere: Diese Insights behalten wir nicht für uns. Wir liefern sie als fundiertes Briefing direkt an Partner wie Büroplaner und Architekten. Statt auf Basis von vagen Schätzungen zu planen, erhalten diese Profis von uns exakte Nutzerprofile und Bedarfsanalysen. So entstehen Flächenkonzepte, die punktgenau auf die Realität der Belegschaft zugeschnitten sind. Für das Workplace-Management bedeutet das: Wir liefern die Fakten, unsere Partner die kreative Umsetzung – und der Kunde erhält ein Büro, das betriebswirtschaftlich effizient ist und die Arbeitsqualität massiv steigert. Ein solches Tool ist heute keine Option mehr, sondern die notwendige Brücke zwischen Analyse und gebauter Realität.
Welche Bedeutung könnte KI für Raumbuchungstools haben?
KI wird das Smart Office von der reinen Verwaltung zur Prädiktion führen. Die Software wird zum persönlichen Assistenten, der auf Basis von Kalenderdaten und Präferenzen Arbeitsorte vorschlägt: „Morgen sind deine wichtigsten Sparringspartner im Haus, ich habe dir einen Platz in ihrer Nähe reserviert.“ Wir haben heute alle Daten – Belegung, Luftqualität, Temperatur. Die KI wird uns helfen, diese Datenströme so zu interpretieren, dass das Büro zu einem lernenden Organismus wird. Das Ziel ist ein Umfeld, das sich dynamisch an die Bedürfnisse der Menschen anpasst, um einen echten kulturellen und innovativen Hub zu bilden.
Vielen Dank.
Die Fragen stellte Christian Marx.
