Für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen und komplexen Strukturen sind effiziente Freigabeprozesse von großer Bedeutung. Doch nicht immer lassen sich digitale Lösungen für solche Prozesse in Eigenregie umsetzen. Helfen können hierbei spezielle Unternehmensberatungen wie JMS Augsburg.
Das JMS-Projekt: die Digitalisierung des Rechnungsmanagements einer Private-Equity-Gesellschaft. Abbildung: JMS Augsburg
Bei der Junior Management Solutions Augsburg e.V., kurz JMS Augsburg, handelt es sich um eine Unternehmensberatung, die in mittlerweile 33 Jahren in mehr als 450 verschiedenen Projekten tätig war. Die Besonderheit: Sämtliche Berater sind Studierende unterschiedlicher Fachrichtungen.
Unübersichtliche Prozesse
Eines der JMS-Projekte war die umfassende Digitalisierung des Rechnungsmanagements einer Münchner Private-Equity-Gesellschaft mit Fokus auf mittelständische Unternehmen. Dass hier dringender Handlungsbedarf bestand, zeigte ein Blick auf den Workflow: Bis zu 3.000 Rechnungen pro Jahr musste das kleine Finance-Team ohne spezialisierte Software verarbeiten und ausschließlich per E-Mail an die verschiedenen Freigabestellen verteilen. Da sich die knapp 80 Mitarbeitenden der Kapitalbeteiligungsgesellschaft zudem auf eine Vielzahl von Tochterunternehmen verteilen und das Unternehmen weiterhin stark im Wachstum begriffen ist, waren unübersichtliche Abläufe und ein immenser Workload für die Verantwortlichen die Folge.
Die Softwarelösung Flowwer bietet Unternehmen ein effizientes Rechnungsmanagement. Abbildung: Flowwer, DotNetFabrik
Noch bevor JMS ins Boot geholt wurde, recherchierten die Verantwortlichen der Private-Equity-Gesellschaft, welche Lösungen auf dem Markt erhältlich sind und welche am besten zu den Anforderungen passen. Aus einer engeren Auswahl von zunächst fünf Rechnungsprogrammen kristallisierte sich schließlich Flowwer als Software der Wahl heraus. Neben der Modularität und Flexibilität konnte die Softwarelösung von DotNetFabrik vor allem mit seinem Lizenzmodell überzeugen. Während bei anderen Anbietern meist jedes einzelne Subunternehmen eine eigene Lizenz benötigt, was erhebliche Zusatzkosten verursacht, wird bei Flowwer nur eine Lizenz für das gesamte Firmenkonstrukt benötigt. Auch in Hinblick auf die Konnektivität bietet nur eine Lizenz für alle Unternehmen Vorteile, denn so lassen sich beispielsweise Rechnungsstellungen innerhalb der Gesellschaft deutlich einfacher abwickeln.
Spürbare Effizienzgewinne
Seit Herbst 2023 ist die Rechnungsmanagementsoftware im Einsatz. Für JMS ist die Einführung ein voller Erfolg: Alle Prozesse vom Rechnungsupload bis zur Übergabe an Datev funktionieren reibungslos. Dadurch konnten deutliche Effizienzsteigerungen im Workflow festgestellt werden. Perspektivisch soll der Rechnungseingang jedoch vollständig digitalisiert werden, soweit dies mit den Rechnungsstellern umsetzbar ist. Die zu Projektbeginn gesteckten Ziele, ein schnelleres und wirtschaftlicheres Rechnungsmanagement zu gewährleisten, wurden voll erfüllt, so das Resümee von JMS.
