HR-Software: Effiziente Lösungen für das Personalmanagement

Die Digi­ta­li­sie­rung hat die Arbeit des Per­so­nal­ma­nage­ments ver­än­dert. Moder­ne Human-Resources(HR)-Abteilungen set­zen ver­mehrt auf Soft­ware­lö­sun­gen, um ihre Pro­zes­se zu opti­mie­ren und den Mit­ar­bei­ten­den einen bes­se­ren Ser­vice zu bie­ten. Hier ein Über­blick über die Vor­tei­le und wich­tigs­ten Funk­tio­nen sol­cher HR-Suites.

HR-Soft­ware, auch Per­so­nal­ver­wal­tungs­soft­ware genannt, ist eine digi­ta­le Platt­form, die zahl­rei­che Auf­ga­ben rund um das Per­so­nal­we­sen in einem Sys­tem ver­eint. Sie hilft Unter­neh­men, admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben zu ver­ein­fa­chen und stra­te­gi­sche HR-Auf­ga­ben zu opti­mie­ren. Zu den häu­figs­ten Funk­tio­nen gehö­ren das Bewer­ber­ma­nage­ment, die Per­so­nal­ver­wal­tung, die Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung sowie die Zeit- und Anwesenheitserfassung.

Warum HR-Software nutzen?

Der Ein­satz von HR-Soft­ware bie­tet zahl­rei­che Vor­tei­le: Sie spart Zeit durch Auto­ma­ti­sie­rung, senkt Kos­ten durch Feh­ler­ver­mei­dung und opti­miert Arbeits­ab­läu­fe. Dar­über hin­aus sorgt sie für Trans­pa­renz uns unter­stützt bei der Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vorschriften.

1. Effi­zi­enz und Zeit­er­spar­nis: Durch die Auto­ma­ti­sie­rung repe­ti­ti­ver Auf­ga­ben wie der Gehalts­ab­rech­nung oder der Ver­wal­tung von Urlaubs­an­trä­gen kön­nen HR-Teams viel Zeit spa­ren. Dies ermög­licht es ihnen, sich auf stra­te­gi­sche­re Auf­ga­ben zu konzentrieren.
2. Genau­ig­keit und Com­pli­ance: HR-Soft­ware redu­ziert das Risi­ko mensch­li­cher Feh­ler und stellt sicher, dass Unter­neh­men stets die gesetz­li­chen Vor­schrif­ten ein­hal­ten. Beson­ders hilf­reich sind hier Funk­tio­nen wie die auto­ma­ti­sche Aktua­li­sie­rung bei gesetz­li­chen Änderungen.
3. Daten­in­te­gra­ti­on und -ana­ly­se: Moder­ne HR-Soft­ware bie­tet umfang­rei­che Ana­ly­se­funk­tio­nen, die Unter­neh­men hel­fen, fun­dier­te Ent­schei­dun­gen zu tref­fen. Durch die Inte­gra­ti­on ver­schie­de­ner HR-Pro­zes­se kön­nen alle rele­van­ten Daten zen­tral ver­wal­tet und ana­ly­siert werden.
4. Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit: Eine benut­zer­freund­li­che HR-Soft­ware kann die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit erhö­hen, indem sie Self-Ser­vice-Funk­tio­nen bereit­stellt. Mit­ar­bei­ten­de kön­nen so bei­spiels­wei­se eigen­stän­dig ihre per­sön­li­chen Daten aktua­li­sie­ren oder Urlaubs­an­trä­ge einreichen.

Welche HR-Software ist die richtige?

Am Markt gibt es eine Viel­zahl von HR-Soft­ware­lö­sun­gen. Ein bekann­ter Anbie­ter ist Fac­to­ri­al HR, der eine umfas­sen­de Suite an HR-Tools anbie­tet. Unter ande­rem ste­hen HR-Teams wich­ti­ge Tools zur Ver­fü­gung wie:

• Bewer­ber­ma­nage­ment: Die­se Funk­ti­on erleich­tert den gesam­ten Rekru­tie­rungs­pro­zess von der Stel­len­aus­schrei­bung bis zur Ein­stel­lung. Sie umfasst oft Tools zur Lebens­lauf­ver­wal­tung, Inter­view­pla­nung und Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kandidaten.
• Onboar­ding: Eine gute HR-Soft­ware unter­stützt neue Mit­ar­bei­ten­de bei ihrem Ein­stieg ins Unter­neh­men durch struk­tu­rier­te Onboar­ding-Pro­zes­se, die das Ein­fü­gen in das Team und die Über­nah­me von Auf­ga­ben erleichtern.
• Per­for­mance-Manage­ment: Die­se Funk­ti­on ermög­licht es, die Leis­tung der Mit­ar­bei­ten­den zu ver­fol­gen und zu bewer­ten. Sie hilft, Zie­le zu set­zen, Leis­tungs­be­ur­tei­lun­gen durch­zu­füh­ren und Wei­ter­bil­dungs­mög­lich­kei­ten zu identifizieren.
• Zeit- und Anwe­sen­heits­ma­nage­ment: Die­se Funk­ti­on bie­tet Tools zur Erfas­sung und Ver­wal­tung von Arbeits­zei­ten, Abwe­sen­hei­ten und Über­stun­den. Sie hilft, die Ein­hal­tung gesetz­li­cher Arbeits­zeit­vor­schrif­ten zu gewähr­leis­ten und erleich­tert die Gehaltsabrechnung.

Doch nicht jede HR-Soft­ware passt zu jedem Unter­neh­men. Bei der Aus­wahl soll­ten ver­schie­de­ne Kri­te­ri­en berücksichtigen:

1. Unter­neh­mens­grö­ße und -bedürf­nis­se: Die Soft­ware soll­te ska­lier­bar sein und den spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ent­spre­chen. Klei­ne­re Unter­neh­men benö­ti­gen oft weni­ger kom­ple­xe Lösun­gen als gro­ße Konzerne.
2. Benut­zer­freund­lich­keit: Eine intui­ti­ve Benut­zer­ober­flä­che ist ent­schei­dend für die Akzep­tanz der Soft­ware durch HR-Mit­ar­bei­ten­de und ande­re Nut­zer im Unternehmen.
3. Inte­gra­ti­on und Kom­pa­ti­bi­li­tät: Die Soft­ware soll­te sich pro­blem­los in die bestehen­de IT-Infra­struk­tur inte­grie­ren las­sen und mit ande­ren wich­ti­gen Sys­te­men wie der Buch­hal­tungs­soft­ware kom­pa­ti­bel sein.
4. Sup­port und Schu­lun­gen: Ein guter Kun­den­sup­port und umfas­sen­de Schu­lungs­an­ge­bo­te sind wich­tig, um einen rei­bungs­lo­sen Betrieb der Soft­ware zu gewährleisten.

Ein Fazit

HR-Soft­ware ist ein leis­tungs­star­kes Werk­zeug, das Unter­neh­men in einer moder­nen Arbeits­welt unter­stützt, ihre Per­so­nal­pro­zes­se zu opti­mie­ren und die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit zu stei­gern. Unter­neh­men soll­ten ihre indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­se und Anfor­de­run­gen genau ana­ly­sie­ren, um die pas­sen­de Soft­ware aus­zu­wäh­len. Durch die rich­ti­ge Aus­wahl und Nut­zung der Soft­ware lässt sich die Wett­be­werbs­fä­hig­keit nach­hal­tig stei­gern. Eine umfas­sen­de Bera­tung durch einen Exper­ten kann vor­ab hilf­reich sein.