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Präzisionsarbeit vom Fräsen bis zur Rechnungsstellung

Die kom­ple­xen Pro­zes­se von Kre­di­to­ren­rech­nun­gen stel­len Fir­men vor gro­ße Her­aus­for­de­run­gen – so auch bei Ypso­tec, ein Her­stel­ler von CNC-Dreh­tei­len und -Fräs­kom­po­nen­ten aus der Schweiz. Zur Opti­mie­rung sei­ner Rech­nungs­pro­zes­se setzt das Unter­neh­men auf die digi­ta­le Work­flow-Lösung The­r­e­fo­re von Canon.

Hauptsitz der Ypsotec AG im schweizerischen Gremchen. Abbildung: Ypsotec, Canon

Haupt­sitz der Ypso­tec AG im schwei­ze­ri­schen Grem­chen. Abbil­dung: Ypso­tec, Canon

Das schwei­ze­ri­sche Unter­neh­men mit Sitz in Gren­chen hat eine lan­ge und tra­di­ti­ons­rei­che Ver­gan­gen­heit im Lang­dre­hen. In den letz­ten 15 Jah­ren hat sich Ypso­tec zusätz­lich in den Berei­chen Kurz­dre­hen, Frä­sen, Laser­gra­vie­ren, Laser­schwei­ßen und der Bau­grup­pen­mon­ta­ge erfolg­reich wei­ter­ent­wi­ckelt. Pro­du­ziert wird an den Stand­or­ten in der Schweiz und der Tsche­chi­schen Republik.

Erst genehmigt, dann erfasst: der Rechnungsworkflow

Rech­nun­gen wur­den bei Ypso­tec erst erfasst, nach­dem sie intern geneh­migt wur­den – eine soli­de Liqui­di­täts­pla­nung war somit nur schwer mög­lich. Feh­len­de Trans­pa­renz über den Sta­tus zur Bear­bei­tung und Ver­bleib der Rech­nun­gen erhöh­te den Arbeits­auf­wand für die Mit­ar­bei­ten­den enorm. Zusätz­li­chen admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand gene­rier­te auch die Abla­ge der Rech­nun­gen mit den zuge­hö­ri­gen Doku­men­ten sowie die Archiv­be­wirt­schaf­tung. Die zen­tra­le Abla­ge in der Buch­hal­tung führ­te dazu, dass Rück­fra­gen zu alten Rech­nun­gen immer in die Buch­hal­tung lan­de­ten und sich die Recher­che als sehr auf­wen­dig erwies.

Ypsotec produziert CNC-Drehteile und -Fräskomponenten. Abbildung Ypsotec

Ypso­tec pro­du­ziert CNC-Dreh­tei­le und -Fräs­kom­po­nen­ten. Abbil­dung Ypsotec

Um das stei­gen­de Rech­nungs­vo­lu­men von jähr­lich mehr als 6.000 Rech­nun­gen ohne Res­sour­cen­auf­sto­ckung zu ver­ar­bei­ten, bedurf­te es neu­er Wege. Es wur­de nach einer Lösung gesucht, die die Pro­zes­se wesent­lich ver­schlankt, weni­ger feh­ler­an­fäl­lig ist und vol­le Trans­pa­renz über den Sta­tus und Ver­bleib der Rech­nung gewährleistet.

Mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle

Schnell war klar, dass hier eine elek­tro­ni­sche Lösung erfor­der­lich ist, die manu­el­le und zeit­in­ten­si­ve Arbeits­schrit­te mini­miert, wel­che sich durch her­kömm­li­che Papier­rech­nun­gen erge­ben. Ein nur auf papier­ba­sier­ter Pro­zess macht eine moder­ne Form der Bear­bei­tung qua­si unmög­lich und sorgt für einen hohen admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand durch die Mit­ar­bei­ten­den. Ypso­tec hat sich in einem Eva­lu­ie­rungs­pro­zess für Canon ent­schie­den, da die Doku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sung The­r­e­fo­re die erfor­der­li­che Fle­xi­bi­li­tät mit­bringt, den per­spek­ti­vi­schen Digi­ta­li­sie­rungs­weg sehr gut unter­stützt und für künf­ti­ge Pro­jek­te ein­fach erwei­tert wer­den kann.

Zentrales Vertragsmanagement

In einem ers­ten Pro­jekt­schritt wur­de das Ver­trags­ma­nage­ment für Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­ver­trä­ge ein­ge­führt. Die erfolg­rei­che Imple­men­tie­rung von The­r­e­fo­re ver­ein­facht das Mana­gen von Lauf­zeit­ver­trä­gen mit Lie­fe­ran­ten und Kun­den. Anhand eines eige­nen Work­flows wird nun die Geschäfts­lei­tung – je nach Abhän­gig­keit des Ver­trags­wer­tes – auto­ma­tisch in den Geneh­mi­gungs­pro­zess invol­viert. Die Anwen­dung The­r­e­fo­re stellt sicher, dass alle Kun­den­ver­trä­ge von den erfor­der­li­chen Stel­len frei­ge­ge­ben wer­den. Auto­ri­sier­te Mit­ar­bei­ten­de haben jeder­zeit die Mög­lich­keit, den Sta­tus und die Lauf­zeit von Ver­trä­gen ein­zu­se­hen und wer­den auto­ma­tisch dar­an erin­nert, wenn die­se gekün­digt oder ver­län­gert wer­den müs­sen. Mit die­sem zen­tra­len Ver­trags­ma­nage­ment sind alle Ver­trä­ge an einem Ort abge­legt und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten klar gere­gelt. Kommt es zu einem Wech­sel in einer Posi­ti­on, kön­nen die Ver­ant­wort­lich­kei­ten auf Knopf­druck neu zuge­ord­net werden.


Papier­los, nach­ver­folg­bar, nut­zer­freund­lich! Die Work­flows und Doku­men­ten­ab­la­ge in The­r­e­fo­re sind sehr hilf­reich und nicht mehr aus der Fir­ma wegzudenken.“

Andre­as Weber, Ypso­tec AG


Einbindung Kreditorenworkflow

In einem nächs­ten Schritt wur­de der Kre­di­to­ren­work­flow in der Zen­tra­le abge­bil­det, mit der Absicht, nach erfolg­rei­cher Ein­füh­rung die­sen auch in der Toch­ter­fir­ma am Stand­ort in Tsche­chi­en zu imple­men­tie­ren. Ein wich­ti­ger Aspekt war hier­bei, die Frei­ga­be­pro­zes­se zu ver­ein­fa­chen und trans­pa­ren­ter zu gestal­ten. Die Anfor­de­rung an Canon, mit einer Lösung zu arbei­ten, die eine Schnitt­stel­le zum ERP-Sys­tem Aba­cus ermög­licht, wur­de im Sin­ne des Kun­den umge­setzt. Im Work­flow ste­hen so zum Bei­spiel die aus Aba­cus abge­leg­ten Bestel­lun­gen zur Rech­nungs­prü­fung bereit. Nach erfolg­ter Frei­ga­be wer­den die Rech­nun­gen auto­ma­tisch in Aba­cus verbucht.

Digitale Workflows beschleunigen Prozesse

Dank der ver­än­der­ten und ver­ein­fach­ten Arbeits­pro­zes­se haben die Ypso­tec-Mit­ar­bei­ten­den einen bes­se­ren Über­blick über ihre Rech­nun­gen, Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­ver­trä­ge. Rech­nun­gen ste­hen sofort digi­tal nach Rech­nungs­ein­gang für die ein­heit­li­che Wei­ter­ver­ar­bei­tung und zur Kon­sul­ta­ti­on für zugriffs­be­rech­tig­te Per­so­nen zur Ver­fü­gung. Die Mit­ar­bei­ten­den sind zufrie­den und moti­viert, mit der neu­en Lösung zu arbei­ten. „Papier­los, nach­ver­folg­bar, nut­zer­freund­lich! Die Work­flows und Doku­men­ten­ab­la­ge in The­r­e­fo­re sind sehr hilf­reich und nicht mehr aus der Fir­ma weg­zu­den­ken“, so der Abtei­lungs­lei­ter Gebäu­de, Andre­as Weber. Der Anteil der per Mail ein­tref­fen­den Rech­nun­gen wur­de auf über 80 Pro­zent gestei­gert und redu­ziert den Erfas­sungs­auf­wand deut­lich. Alle Defi­zi­te der papier­ba­sier­ten Ver­ar­bei­tung konn­ten beho­ben wer­den. Bei 95 Pro­zent der Skon­to-fähi­gen Rech­nun­gen kann die­ser gel­tend gemacht werden.


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