In fünf Schritten zum digitalen (Heim-)Büro

Home-Worker sol­len effi­zi­ent und pro­duk­tiv arbei­ten – genau­so wie Office-Worker. Dazu braucht es tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Lösun­gen. Doch wie wird aus dem tem­po­rä­ren Home-Office ein lang­fris­ti­ges Digi­tal Office? Tho­mas Kuckel­korn von BCT Deutsch­land GmbH gibt Tipps.

Mit der Coro­na-Kri­se muss­ten sich Unter­neh­men in kür­zes­ter Zeit von ihren tra­di­tio­nel­len Arbeits­kon­zep­ten lösen. Kol­la­bo­ra­ti­ons- und Video­call-Tools muss­ten her, um sich vor­über­ge­hend auf die neue Arbeits­si­tua­ti­on ein­zu­stel­len. Und genau die­se eröff­net Unter­neh­men neue Chan­cen im Bereich Digi­tal Office. Fünf grund­le­gen­de Tipps hel­fen dabei, lang­fris­tig erfolg­reich zu sein.

#1: Dokumente digitalisieren

Die Basis des Digi­tal Office sind digi­ta­le Doku­men­te. Für den Post­ein­gang bedeu­tet das: scan­nen. Über ein Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rät inklu­si­ve Input-Manage­ment-Soft­ware wer­den Doku­men­te aus­ge­le­sen, alle rele­van­ten Daten extra­hiert und anhand defi­nier­ter Merk­ma­le klas­si­fi­ziert. So las­sen sie sich in bestehen­de oder neue Pro­zes­se ein­bin­den oder gleich in ein digi­ta­les Archiv able­gen. Das Ergeb­nis: Mit­ar­bei­ter haben so jeder­zeit Zugriff auf die für sie rele­van­ten Dokumente.

#2: Prozesse verknüpfen

Wer Doku­men­te trans­pa­rent inner­halb einer Abtei­lung sowie mit Kun­den oder Lie­fe­ran­ten tei­len will, soll­te doku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se, wie das Input- und Out­put-Manage­ment, mit­ein­an­der ver­knüp­fen. Damit las­sen sich digi­tal erstell­te Infor­ma­tio­nen der ein- und aus­ge­hen­den Geschäfts­kom­mu­ni­ka­ti­on ver­zah­nen. Dadurch kön­nen Anfra­gen von jedem Ort aus schnell bear­bei­tet und die Ser­vice­qua­li­tät gestei­gert werden.

#3: Meetings online abhalten

Im nor­ma­len Arbeits­all­tag sind Online-Mee­tings sinn­vol­le Alter­na­ti­ven zu einem per­sön­li­chen Tref­fen. Mit Sit­zungs­ma­nage­ment-Tools wer­den Bespre­chun­gen zen­tral ange­legt und mit Tages­ord­nungs­punk­ten sowie mit wich­ti­gen Doku­men­ten ver­knüpft. Alle auto­ri­sier­ten Teil­neh­mer kön­nen dar­auf zugrei­fen. Selbst Ver­ein­ba­run­gen und Ent­schei­dungs­we­ge ver­gan­ge­ner Mee­tings wer­den so eingebunden.

#4: Gesetzesvorgaben beachten

Für das Arbei­ten im Digi­tal Office müs­sen Unter­neh­men kla­re Regeln fest­le­gen. Neben tech­ni­schen bzw. orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­ga­ben bil­den recht­li­che Stan­dards wie die Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) einen wich­ti­gen Sicher­heits­rah­men für Mit­ar­bei­ter und Daten. Doch auch unter­neh­mens­ei­ge­ne Com­pli­ance-Vor­schrif­ten müs­sen den digi­ta­len Gege­ben­hei­ten ent­spre­chen und wenn nötig neu defi­niert werden.

#5: Digital als Chance sehen

Das Digi­tal Office ermög­licht dar­über hin­aus, neue Denk- und Hand­lungs­mo­del­le zu eta­blie­ren. Tra­di­tio­nel­le Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge wer­den abge­löst, Pro­zes­se über die Unter­neh­mens­gren­zen hin­aus ver­knüpft. Das Ergeb­nis: Wert­schöp­fungs­ket­ten kön­nen neu gestal­tet wer­den, um die Kun­den­zu­frie­den­heit zu stei­gern und eben­falls neue Ziel­grup­pen zu erschlie­ßen. Es wird Raum für neue Geschäfts­ideen geschaffen!

 

Thomas Kuckelkorn, Mana­ger PR & Kommunikation, BCT Deutsch­land GmbH. bctsoftware.com