Ein eigenes Büro mit langfristigem Mietvertrag gilt als wichtiger, aber auch kostenintensiver Schritt für ein Unternehmen. Unser Coworking-Experte Christoph Fahle wirft einen Blick auf die Bürokosten und zeigt, wie groß der Unterschied zum Coworking ist.
Christoph Fahle hat in über 17 Jahren mehr als 100.000 Unternehmen beim Umstieg auf Flex-Spaces begleitet. Seit 2022 ist der einstige Co-Founder und CEO der Coworking-Kette betahaus, die sich aus dem ersten größeren Coworking-Space in Deutschland heraus entwickelt hat, Co-Founder und CEO von One Coworking, dem führenden Coworking & Flex Space Marketplace in Deutschland. Abbildung: Sara Herrlander
Die Entscheidung für eine neue Bürofläche hat große Bedeutung für die finanzielle und strategische Zukunft eines Unternehmens. Um die wahren Kosten zu verstehen, genügt ein Blick auf die reinen Mietpreise pro Quadratmeter aber bei Weitem nicht. Vielmehr muss eine Betrachtung der Total Cost of Occupancy (TCO) erfolgen.
Typisches Szenario: Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden benötigt eine Fläche von rund 300 m2 in einer deutschen Großstadt. Die passende Immobilie ist für eine Kaltmiete von etwa 8.500 Euro pro Monat schnell gefunden. Dies ist jedoch nur der erste Posten einer langen und komplexen Kostenaufstellung, die durch die in der Regel starren Mietvertragslaufzeiten von fünf oder gar zehn Jahren zusätzlich an Risiko gewinnt. Zunächst kommen die einmaligen Investitionskosten (CapEx), die vor dem Einzug fällig werden und oft massiv unterschätzt werden. Dazu gehört nicht nur eine Mietkaution von drei Monatsmieten (in unserem Fall über 25.500 Euro), die als totes Kapital gebunden ist. Dazu zählen auch erhebliche Ausbaukosten, das sogenannte Fit-out. Die meisten Büroflächen werden im Rohzustand übergeben.
Das bedeutet, das Unternehmen trägt die Kosten für Trennwände, Bodenbeläge, Malerarbeiten und die gesamte technische Infrastruktur wie Netzwerkverkabelung und die Einrichtung eines Serverraums. Allein für diese Maßnahmen können leicht 20.000 Euro bis 30.000 Euro anfallen. Hinzu kommt die Einrichtung von Gemeinschaftsflächen: Eine moderne Teeküche mit hochwertigen Geräten und Installation schlägt mit weiteren 5.000 Euro bis 10.000 Euro zu Buche. So summieren sich die Einmalkosten für das Fit-out schnell auf einen Betrag zwischen 50.000 Euro und 65.000 Euro.
Danach beginnt die monatliche Belastung durch die laufenden Betriebskosten (OpEx). Zur Kaltmiete von 8.500 Euro addieren sich die Nebenkosten von etwa 1.500 Euro und mehr, die Posten wie Heizung, Wasser oder Grundsteuer umfassen. Verträge für Strom, Business-Internet und die tägliche professionelle Reinigung müssen separat abgeschlossen und verwaltet werden, was zusammen weitere 1.500 Euro bis 2.000 Euro ausmachen kann. Die Ausstattung ist ein weiterer Treiber: Das Leasing von 20 modernen, ergonomischen Arbeitsplätzen kostet rund 1.300 Euro monatlich. Zählt man dann noch die Ausgaben für Kaffee, Getränke, Snacks und Bürobedarf (circa 1.000 Euro) sowie Versicherungen und obligatorische Wartungen (etwa für Brandschutz- und Elektroanlagen) hinzu, wächst die Liste weiter.
Der größte versteckte Kostenblock ist jedoch der administrative Aufwand. Die Koordination von Lieferanten, die Instandhaltung der Technik und das allgemeine Büromanagement erfordern Personalressourcen. Oft wird dafür keine dedizierte Stelle geschaffen, sodass diese Aufgaben von anderen Mitarbeitenden nebenbei erledigt werden müssen, was deren Produktivität im Kerngeschäft mindert. Rechnet man diesen Aufwand in eine anteilige Stelle um, müssen 3.000 Euro bis 4.000 Euro angesetzt werden. So klettern die laufenden monatlichen Gesamtkosten für das Büro schnell auf 17.000 Euro bis über 20.000 Euro.
Stellt man dem das Coworking-Modell gegenüber, ergibt sich ein völlig anderes Bild. Für dieselben 20 Mitarbeitenden in einem privaten Bürobereich innerhalb eines Full-Service-Coworking-Spaces liegen die monatlichen Kosten bei rund 13.000 Euro. Der entscheidende Unterschied ist das All-inclusive-Prinzip. In diesem Preis sind bereits alle genannten Leistungen wie Miete, Nebenkosten, Reinigung, High-Speed-Internet, Möblierung, Getränke und der gesamte Management-Service enthalten. Statt Dutzender Verträge und Rechnungen gibt es nur einen Ansprechpartner und eine monatliche Abrechnung. Die hohen Anfangsinvestitionen entfallen fast vollständig. Stattdessen wird lediglich eine geringe Einrichtungsgebühr von beispielsweise 2.500 Euro fällig.
Die Anmietung eines traditionellen Büros ist mit erheblichen und oft unterschätzten Nebenkosten verbunden. Flexible Bürokonzepte wie Coworking bieten nicht nur ein modernes Arbeitsumfeld, sondern vor allem finanzielle Planbarkeit und eine deutlich geringere Kapitalbindung.
