Die komplexen Prozesse von Kreditorenrechnungen stellen Firmen vor große Herausforderungen – so auch bei Ypsotec, ein Hersteller von CNC-Drehteilen und -Fräskomponenten aus der Schweiz. Zur Optimierung seiner Rechnungsprozesse setzt das Unternehmen auf die digitale Workflow-Lösung Therefore von Canon.
Hauptsitz der Ypsotec AG im schweizerischen Gremchen. Abbildung: Ypsotec, Canon
Das schweizerische Unternehmen mit Sitz in Grenchen hat eine lange und traditionsreiche Vergangenheit im Langdrehen. In den letzten 15 Jahren hat sich Ypsotec zusätzlich in den Bereichen Kurzdrehen, Fräsen, Lasergravieren, Laserschweißen und der Baugruppenmontage erfolgreich weiterentwickelt. Produziert wird an den Standorten in der Schweiz und der Tschechischen Republik.
Erst genehmigt, dann erfasst: der Rechnungsworkflow
Rechnungen wurden bei Ypsotec erst erfasst, nachdem sie intern genehmigt wurden – eine solide Liquiditätsplanung war somit nur schwer möglich. Fehlende Transparenz über den Status zur Bearbeitung und Verbleib der Rechnungen erhöhte den Arbeitsaufwand für die Mitarbeitenden enorm. Zusätzlichen administrativen Aufwand generierte auch die Ablage der Rechnungen mit den zugehörigen Dokumenten sowie die Archivbewirtschaftung. Die zentrale Ablage in der Buchhaltung führte dazu, dass Rückfragen zu alten Rechnungen immer in die Buchhaltung landeten und sich die Recherche als sehr aufwendig erwies.
Ypsotec produziert CNC-Drehteile und -Fräskomponenten. Abbildung Ypsotec
Um das steigende Rechnungsvolumen von jährlich mehr als 6.000 Rechnungen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten, bedurfte es neuer Wege. Es wurde nach einer Lösung gesucht, die die Prozesse wesentlich verschlankt, weniger fehleranfällig ist und volle Transparenz über den Status und Verbleib der Rechnung gewährleistet.
Mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle
Schnell war klar, dass hier eine elektronische Lösung erforderlich ist, die manuelle und zeitintensive Arbeitsschritte minimiert, welche sich durch herkömmliche Papierrechnungen ergeben. Ein nur auf papierbasierter Prozess macht eine moderne Form der Bearbeitung quasi unmöglich und sorgt für einen hohen administrativen Aufwand durch die Mitarbeitenden. Ypsotec hat sich in einem Evaluierungsprozess für Canon entschieden, da die Dokumentenmanagementlösung Therefore die erforderliche Flexibilität mitbringt, den perspektivischen Digitalisierungsweg sehr gut unterstützt und für künftige Projekte einfach erweitert werden kann.
Zentrales Vertragsmanagement
In einem ersten Projektschritt wurde das Vertragsmanagement für Kunden- und Lieferantenverträge eingeführt. Die erfolgreiche Implementierung von Therefore vereinfacht das Managen von Laufzeitverträgen mit Lieferanten und Kunden. Anhand eines eigenen Workflows wird nun die Geschäftsleitung – je nach Abhängigkeit des Vertragswertes – automatisch in den Genehmigungsprozess involviert. Die Anwendung Therefore stellt sicher, dass alle Kundenverträge von den erforderlichen Stellen freigegeben werden. Autorisierte Mitarbeitende haben jederzeit die Möglichkeit, den Status und die Laufzeit von Verträgen einzusehen und werden automatisch daran erinnert, wenn diese gekündigt oder verlängert werden müssen. Mit diesem zentralen Vertragsmanagement sind alle Verträge an einem Ort abgelegt und die Verantwortlichkeiten klar geregelt. Kommt es zu einem Wechsel in einer Position, können die Verantwortlichkeiten auf Knopfdruck neu zugeordnet werden.
Papierlos, nachverfolgbar, nutzerfreundlich! Die Workflows und Dokumentenablage in Therefore sind sehr hilfreich und nicht mehr aus der Firma wegzudenken.“
Andreas Weber, Ypsotec AG
Einbindung Kreditorenworkflow
In einem nächsten Schritt wurde der Kreditorenworkflow in der Zentrale abgebildet, mit der Absicht, nach erfolgreicher Einführung diesen auch in der Tochterfirma am Standort in Tschechien zu implementieren. Ein wichtiger Aspekt war hierbei, die Freigabeprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Die Anforderung an Canon, mit einer Lösung zu arbeiten, die eine Schnittstelle zum ERP-System Abacus ermöglicht, wurde im Sinne des Kunden umgesetzt. Im Workflow stehen so zum Beispiel die aus Abacus abgelegten Bestellungen zur Rechnungsprüfung bereit. Nach erfolgter Freigabe werden die Rechnungen automatisch in Abacus verbucht.
Digitale Workflows beschleunigen Prozesse
Dank der veränderten und vereinfachten Arbeitsprozesse haben die Ypsotec-Mitarbeitenden einen besseren Überblick über ihre Rechnungen, Lieferanten- und Kundenverträge. Rechnungen stehen sofort digital nach Rechnungseingang für die einheitliche Weiterverarbeitung und zur Konsultation für zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung. Die Mitarbeitenden sind zufrieden und motiviert, mit der neuen Lösung zu arbeiten. „Papierlos, nachverfolgbar, nutzerfreundlich! Die Workflows und Dokumentenablage in Therefore sind sehr hilfreich und nicht mehr aus der Firma wegzudenken“, so der Abteilungsleiter Gebäude, Andreas Weber. Der Anteil der per Mail eintreffenden Rechnungen wurde auf über 80 Prozent gesteigert und reduziert den Erfassungsaufwand deutlich. Alle Defizite der papierbasierten Verarbeitung konnten behoben werden. Bei 95 Prozent der Skonto-fähigen Rechnungen kann dieser geltend gemacht werden.
