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Assmann Electronic DIGITUS: Ganzheitliche Arbeitsplatzgestaltung

Zur Zukunft der Arbeit #1/5: Empfänger unbekannt verzogen

In ihrer Kolum­ne beleuch­tet Andrea Trapp, Vice Pre­si­dent Busi­ness Inter­na­tio­nal von Drop­box, wie sich Wis­sens­ar­beit in Zukunft ent­wi­ckeln kann. Der ers­te Teil zeigt, dass es mit Sicher­heit papier­lo­ser und digi­ta­ler wird, als es jetzt schon ist.

Die Zukunft der Wissensarbeit wird papierloser und digitaler. Abbildung: Dropbox

Die Zukunft der Wis­sens­ar­beit wird papier­lo­ser und digi­ta­ler. Abbil­dung: Dropbox

Wenn uns Home­of­fice, hybri­de oder rein vir­tu­el­le Arbeits­wei­sen etwas gezeigt haben, dann, dass wir „papier­los“ kön­nen. Wir wis­sen, dass wir für die naht­lo­se Zusam­men­ar­beit in glo­bal (oder lokal) ver­teil­ten Teams weder Akten­ord­ner noch Aus­dru­cke benö­ti­gen. Wer hät­te das vor eini­gen Jah­ren oder Mona­ten gedacht? Was bis zum März 2020 ein Traum oder eine Wunsch­vor­stel­lung war, ist zur Con­di­tio sine qua non (Bedin­gung, ohne die es nicht geht) der moder­nen Wis­sens­ar­beit gewor­den. Der Bit­kom Digi­tal Office Index 2022 bestä­tigt, dass digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le „die her­kömm­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on ablö­sen und Papier in Büros zuneh­mend über­flüs­sig machen“.

Langsam (aber stetig) immer digitaler

Allein die Vor­stel­lung, Papier­ord­ner – unter den Arm geklemmt – vom Fir­men­bü­ro ins Home­of­fice und wie­der zurück­zu­tra­gen, klingt lächer­lich. Zudem ver­bie­tet sich der­lei Trans­port aus Daten­schutz­grün­den. Genau des­halb hat­te schon das Fax sei­nen Dienst auf­ge­ben müs­sen – Faxe sind nicht DSGVO-kon­form. Auch Aus­dru­cken macht zuneh­mend weni­ger Sinn und die Zustel­lung von Doku­men­ten mit der klas­si­schen Post funk­tio­niert – weder bei Home­of­fice-Rege­lun­gen noch Remo­te Work oder Hybrid­mo­del­len – oft nicht zeit­nah und zuver­läs­sig genug.

Digitale Workflows können zu besserer Kommunikation beitragen. Abbildung: Dropbox

Digi­ta­le Work­flows kön­nen zu bes­se­rer Kom­mu­ni­ka­ti­on bei­tra­gen. Abbil­dung: Dropbox

Glück­li­cher­wei­se gelingt es laut Bit­kom bereits 72 Pro­zent aller Unter­neh­men, Brief­post durch digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on zu erset­zen. Etwa die Hälf­te aller Akten wur­de bereits digi­ta­li­siert. Zudem arbei­tet jedes zwölf­te Unter­neh­men (acht Pro­zent) bereits kom­plett papier­los. Unter den Groß­un­ter­neh­men sind es sogar 16 Pro­zent. Mehr als die Hälf­te aller deut­schen Unter­neh­men druckt deut­lich weni­ger aus als in den Vor­jah­ren. Und 72 Pro­zent der Unter­neh­men erstel­len min­des­tens die Hälf­te ihrer Rech­nun­gen elek­tro­nisch (2020: 65 Pro­zent). Glück­wunsch, wei­ter so!

Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit und Ordnung

Nicht nur aus Umwelt- und Kos­ten­grün­den ist es begrü­ßens­wert, dass alle im Home­of­fice deut­lich weni­ger oder nichts mehr aus­ge­druckt haben, auch der Schreib­tisch ist dadurch – Marie Kon­do wäre stolz – wun­der­bar frei von Zet­tel­wirt­schaft und läs­ti­gem Papier­kram. Eigent­lich kön­nen wir alle fest­stel­len, dass wir ohne Papier und (ver­mehrt) im Home­of­fice viel ordent­li­cher leben und bes­ser sor­tiert sind. Einer Befra­gung von 1.000 berufs­tä­ti­gen Öster­rei­chern durch das Inte­gral Markt- und Mei­nungs­for­schung im Novem­ber 2021 zufol­ge sorgt Home­of­fice für ein deut­li­ches Plus an Sau­ber­keit und Ord­nung im eige­nen Zuhau­se. 57 Pro­zent aller Befrag­ten – ins­be­son­de­re die unter 30-Jäh­ri­gen – inves­tie­ren die Zeit des weg­fal­len­den Hin- und Rück­we­ges zur Arbeits­stät­te für Hausarbeit.

Ins­ge­samt hat Ord­nung in den eige­nen vier Wän­den heu­te einen höhe­ren Stel­len­wert. Jeder Zwei­te gibt an, dass ihm zu Hau­se Sau­ber­keit und Ord­nung nun wich­ti­ger ist als wäh­rend der hun­dert­pro­zen­ti­gen Büro­ar­beit frü­her. Eine uner­war­te­te Erkennt­nis: Gera­de die Jün­ge­ren legen Wert auf die­sen Aspekt – bei den 18- bis 29-Jäh­ri­gen sind es erstaun­li­che 63 Pro­zent. Ein papier­lo­ses Büro schafft den geord­ne­ten Zugriff und die Ver­füg­bar­keit der Daten und Akten von über­all. Mehr Ord­nung ist mög­lich, weil digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­fa­cher ist und schnel­le­re Ent­schei­dungs­we­ge gefun­den werden.

Das Büro der Zukunft ist definitiv papierlos

Also: Unse­re Arbeits­welt wird lang­sam, aber ste­tig digi­ta­ler. Die­se Digi­ta­li­sie­rung der Arbeit unter­stüt­zen heu­te längst nicht mehr nur auf Text fokus­sier­te Stan­dard­pro­gram­me wie die Office-Sui­ten bekann­ter Anbie­ter. Die Home­of­fice-ver­sier­te neue Work­for­ce, ins­be­son­de­re die jün­ge­ren Genera­tio­nen, bin­den zuneh­mend audio­vi­su­el­le Tools und Con­tent in ihr Tage­werk ein. Sei es für Busi­ness-Recher­chen oder Edu­tain­ment: Die Bewe­gung geht weg von Text und Mails hin zu einer zuneh­men­den Band­brei­te von Tik­Tok über Ins­ta-Reels und BeRe­al bis hin zu Feed­backs über Video­ein­bin­dung, wie es bei­spiel­wei­se Drop­box Cap­tu­re kann. Auch elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren wie Drop­box Sign oder digi­ta­le Ana­ly­se­werk­zeu­ge sind im Trend, die Ein­sich­ten gewäh­ren, wer wann und wie lan­ge auf bestimm­te digi­ta­le Inhal­te Zugriff hat­te. Das Ergeb­nis zeigt sich in einer völ­lig neu­en Trans­pa­renz von Geschäfts­pro­zes­sen – und das, ohne ein ein­zi­ges Blatt Papier zur Hand neh­men zu müssen.

Andrea Trapp-Dropbox. Abbildung: Dropbox

Abbil­dung: Dropbox

Andrea Trapp,
Vice Pre­si­dent of Busi­ness International,
Dropbox.

dropbox.com

 

 

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