Den Ball am Laufen halten

Neu­er Job, neue Kol­le­gen, neue Soft­ware – die­sen Her­aus­for­de­run­gen müs­sen sich neue Mit­ar­bei­ten­de stel­len. Doch wie kön­nen Unter­neh­men ihre Neu­zu­gän­ge mit einer guten Digi­tal-Adop­ti­on-Stra­te­gie schnell ein­ar­bei­ten? Ant­wor­ten gibt Sto­jan B. Zrnić von WalkMe.

Inmit­ten der Pan­de­mie haben sich in Deutsch­land die Schlag­zei­len gehäuft, wonach zuneh­mend mehr Arbeit­neh­mer bereit sind, ihren Arbeits­platz zu wech­seln. Dies bestä­tig­te auch eine kürz­lich ver­öf­fent­lich­te XING-Stu­die und gab bekannt, dass sogar jeder Vier­te kün­digt, selbst wenn noch kein neu­er Job in Aus­sicht ist.

Der Ver­lust erfah­re­ner Mit­ar­bei­ten­der stellt Unter­neh­men jedoch vor zwei gro­ße Pro­ble­me: Nicht nur wird ihr Per­so­nal­be­stand an sich klei­ner – es sind auch weni­ger erfah­re­ne Kräf­te da, die bei der Ein­wei­sung neu­er Mit­ar­bei­ten­der hel­fen und ihnen zei­gen kön­nen, wie sie rele­van­te Anwen­dun­gen nut­zen. So hat sich das grund­sätz­li­che Pro­blem vie­ler Unter­neh­men noch ver­schärft: „Doch wie kön­nen wir neue Beschäf­tig­te und Aus­hil­fen so schnell und ein­fach wie mög­lich einarbeiten?“

Durchs Labyrinth finden

Es darf nicht unter­schätzt wer­den, wie ein­schüch­ternd die IT-Sys­te­me eines Unter­neh­mens für neue Mit­ar­bei­ten­de sein kön­nen – und wie sehr dies die Ein­ar­bei­tung ver­lang­samt. Da im Lau­fe der Zeit der IT am Arbeits­platz eine Soft­ware-Schicht nach der ande­ren hin­zu­ge­fügt wird, wer­den die Sys­te­me immer kom­ple­xer und für Neu­ein­stei­ger kann es sehr schwie­rig sein, sich damit zurechtzufinden.

Auch wenn die Neu­ein­stei­ger das Laby­rinth im All­ge­mei­nen all­mäh­lich durch­drin­gen, kön­nen sie Mühe haben, her­aus­zu­fin­den, wel­che Tei­le davon für ihre eige­nen Auf­ga­ben wich­tig sind. Wenn Mit­ar­bei­ten­de auf sich allein gestellt ver­su­chen müs­sen, die Schu­lungs­funk­tio­nen jeder ein­zel­nen Soft­ware zu nut­zen, wird es lan­ge dau­ern, bis sie sich aus­ken­nen – ganz zu schwei­gen von den inter­nen Res­sour­cen, die sol­che Schu­lun­gen erfordern.

Natür­lich soll­te das Onboar­ding gründ­lich sein – das gilt nach wie vor. Doch im Zeit­al­ter von Per­so­nal­man­gel und befris­te­ten Ver­trä­gen soll­te die Ein­ar­bei­tung auch mög­lichst schnell und gezielt vor sich gehen. Unter­neh­men brau­chen also einen Onboar­ding-Pro­zess, der den Mit­ar­bei­ten­den genau das zeigt, was sie brau­chen, damit sie von Anfang an pro­duk­tiv sein können.

Onboarding ist ein kontinuierlicher Prozess

Unter­neh­men müs­sen die Sache in die Hand neh­men und einen Weg fin­den, um neu­en Mit­ar­bei­ten­den eine indi­vi­du­el­le Ein­füh­rung zu geben, die auf die­je­ni­gen Pro­gram­me und Sze­na­ri­en zuge­schnit­ten ist, denen sie in ihrem Arbeits­all­tag lau­fend begeg­nen wer­den. Digi­tal-Adop­ti­on-Platt­for­men (DAP) kön­nen dabei hel­fen: Sie geben den Mit­ar­bei­ten­den einen zen­tra­len Weg­wei­ser an die Hand und bie­ten ihnen direkt auf dem Bild­schirm Tipps und Infos an, die auf ihre per­sön­li­che Soft­ware­nut­zung und ihren aktu­el­len Auf­ga­ben­be­reich abge­stimmt sind. Statt neu­en Mit­ar­bei­ten­den den Umgang mit sämt­li­chen digi­ta­len Tools im Unter­neh­men bei­zu­brin­gen, füh­ren DAPs sie nur in die­je­ni­gen Funk­tio­nen ein, die sie für ihre Arbeit tat­säch­lich brau­chen, ver­zich­ten auf unnö­ti­ge Infor­ma­tio­nen und ermög­li­chen es, beim Arbei­ten zu lernen.

Im Übri­gen ist ein sol­cher Weg­wei­ser kei­nes­wegs nur für Mit­ar­bei­ten­de inter­es­sant, die gera­de ein­ge­stellt wur­den. Denn schließ­lich wird es immer wie­der neue Tech­no­lo­gien oder Soft­ware-Updates geben, an die sich Arbeit­neh­mer gewöh­nen müs­sen. Und genau das ist in vie­len Unter­neh­men ein gro­ßes Pro­blem: Laut Gart­ner sto­ßen 60 Pro­zent der Beschäf­tig­ten bei neu­er Soft­ware auf Schwie­rig­kei­ten. Wenn Unter­neh­men in neue Tech­no­lo­gien inves­tie­ren, ihren Mit­ar­bei­ten­den aber nicht zei­gen, wie sie die­se nut­zen kön­nen, gibt es kei­ne Garan­tie dafür, dass die erhoff­ten Resul­ta­te erzielt werden.

Das hat nicht nur inter­ne Aus­wir­kun­gen – wie die Mit­ar­bei­ten­den eine Tech­no­lo­gie nut­zen, kann direk­ten Ein­fluss auf das Kun­den­er­leb­nis haben. Um auf das Bei­spiel eines aus­hilfs­wei­se täti­gen Kun­den­dienst­mit­ar­bei­ten­den zurück­zu­kom­men: Wenn das Unter­neh­men dafür sorgt, dass die­ser sich schnell mit einem wich­ti­gen CRM-Sys­tem zurecht­fin­det, wird sicher­ge­stellt, dass die Anlie­gen der Kun­den zuver­läs­sig erle­digt wer­den. Wur­de der Mit­ar­bei­ten­de hin­ge­gen mit Soft­ware-Know-how über­häuft, das für sei­ne Auf­ga­be irrele­vant ist, ver­gisst er womög­lich, wie das wich­tigs­te Buchungs­pro­gramm funk­tio­niert, und macht dann einen Feh­ler, der einen Kun­den verärgert.

Eine Erfolgsstrategie

Die Quint­essenz lau­tet, dass Unter­neh­men, die die digi­ta­le Akzep­tanz nicht ernst genug neh­men, mit gra­vie­ren­den Kon­se­quen­zen rech­nen müs­sen. Soll­ten tat­säch­lich noch mehr Arbeit­neh­mer kün­di­gen, müss­ten die Unter­neh­men noch mehr Zeit für die Suche nach Ersatz auf­wen­den, was Res­sour­cen bin­det in einer Zeit, in der die Fir­men ohne­hin schon unter­be­setzt sind.

Rech­net man noch die Wahr­schein­lich­keit hin­zu, dass Aus­hilfs­kräf­te und neue Mit­ar­bei­ten­de anfangs lang­sam sind und Feh­ler machen, so wird klar, dass die Tech­no­lo­gie-Ein­wei­sung kurz-, mit­tel- und lang­fris­tig wich­ti­ger denn je ist. Unter­neh­men müs­sen jetzt eine geeig­ne­te Stra­te­gie ent­wi­ckeln, die die Pro­ble­me besei­tigt und gewähr­leis­tet, dass alle Mit­ar­bei­ten­den die ver­füg­ba­ren Tech­no­lo­gien rich­tig nut­zen kön­nen, um ihre Auf­ga­ben zu erfüllen.

Abbil­dung: WalkMe Sto­jan B. Zrnić, Vice Pre­si­dent DACH, WalkMe. walkme.com