Beim Begriff Auto­ma­ti­sie­rung wird meist an com­pu­ter­ge­steu­er­te Pro­duk­ti­ons­an­la­gen und Indus­trie-Robo­ter gedacht. Dabei kann Auto­ma­ti­sie­rung auch im Büro statt­fin­den – mit­hil­fe von Soft­ware. Scope­vi­sio ist ein Unter­neh­men, das genau die­ses Ziel ver­folgt.

Automatisierung im Büro soll den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn unterstützen. Abbildung: Shutterstock

Auto­ma­ti­sie­rung im Büro soll den Men­schen nicht erset­zen, son­dern ihn unter­stüt­zen. Abbil­dung: Shut­ter­stock

In der Industrie werden bereits über 70 Prozent der Prozesse automatisiert. Abbildung: Shutterstock

In der Indus­trie wer­den bereits über 70 Pro­zent der Pro­zes­se auto­ma­ti­siert. Abbil­dung: Shut­ter­stock

Digitale Assistenten

Auto­ma­ti­sie­rung im Büro soll den Men­schen nicht erset­zen, son­dern ihn unter­stüt­zen. Wer wünscht sich nicht manch­mal hilf­rei­che „Hein­zel­männ­chen“, die läs­ti­ge Rou­ti­ne­auf­ga­ben über­neh­men? Gera­de wie­der­keh­ren­de, manu­el­le Tätig­kei­ten sind Zeit­fres­ser, die von den wirk­lich wich­ti­gen Auf­ga­ben ablen­ken.

Stiefkind Verwaltung

Wäh­rend in der Indus­trie schon über 70 Pro­zent der Pro­zes­se auto­ma­ti­siert wer­den, sind es in der Ver­wal­tung gera­de mal drei Pro­zent. Vie­le Tätig­kei­ten im Büro lau­fen noch manu­ell und papier­ba­siert ab. Das könn­te sich jetzt rasant ändern. Mit der geeig­ne­ten Soft­ware las­sen sich repe­ti­ti­ve, gleich­blei­ben­de Abläu­fe auch im Büro auto­ma­ti­sie­ren. Für die Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung bedeu­tet das ein Plus an Kom­fort, Zeit und Zufrie­den­heit.

Doch wo ist Auto­ma­ti­sie­rung im Büro kon­kret mög­lich? Drei Bei­spie­le sol­len dies ver­an­schau­li­chen:

Beispiele für Automatisierung in der Buchhaltung

Ein­gangs­rech­nun­gen wer­den vie­ler­orts noch mit einem Stem­pel ver­se­hen und von Hand vor­kon­tiert. Dabei gibt es Finanz­soft­ware, die digi­tal ein­ge­gan­ge­ne Rech­nun­gen aus­liest und anhand von Lie­fe­ran­ten­num­mer, Name oder Umsatz­steu­er-ID sowie Beleg­text selbst­tä­tig vor­kon­tiert.

Ein wei­te­res Bei­spiel betrifft eben­falls die Ein­gangs­rech­nun­gen: Die­se wan­dern häu­fig in Doku­men­ten­map­pen gesam­melt durch die Abtei­lun­gen, um geprüft und frei­ge­ge­ben zu wer­den. Mit einer geeig­ne­ten Finanz­soft­ware kön­nen digi­ta­le Rech­nun­gen längst auch auto­ma­ti­siert bestimm­ten Prüf- und Frei­ga­be-Work­flows zuge­wie­sen wer­den. Die Soft­ware über­mit­telt die Rech­nung dann an die zustän­di­gen Prü­fer, regis­triert deren Akti­vi­tä­ten (Frei­ga­be oder Zurück­stel­len der Rech­nung) und lei­tet ent­spre­chen­de, im Sys­tem ein­ge­stell­te Fol­ge­ak­ti­vi­tä­ten ein.

Beispiele für Automatisierung im Vertrieb

Im Ver­triebs­all­tag geschieht vie­les auf Zuruf. Mit einer ent­spre­chen­den CRM-Soft­ware lässt sich der Ver­triebs­pro­zess stär­ker struk­tu­rie­ren und in Tei­len auch auto­ma­ti­sie­ren. So kön­nen Kun­den nach fes­ten Kri­te­ri­en (Umsatz, Cus­to­mer Life­time Value o. ä.) als A-, B- oder C-Kun­de klas­si­fi­ziert wer­den. Dies wie­der­um ent­schei­det über die wei­te­re Vor­ge­hens­wei­se in der Kun­den­be­treu­ung. Die Soft­ware gibt dabei bestimm­te Akti­vi­tä­ten vor, was auch eine Stan­dar­di­sie­rung nach sich zieht, die trotz­dem noch Raum für Indi­vi­dua­li­tät lässt.

Unterstützung im Alltag

In all die­sen Bei­spie­len arbei­tet die Soft­ware dem Men­schen zu. Beson­ders effi­zi­ent wird dies, wenn es sich bei der Soft­ware um eine inte­grier­te Lösung wie Scope­vi­sio han­delt, die CRM, Abrech­nung, Finan­zen und mehr in einem Sys­tem ver­eint. In einem sol­chen Sys­tem kön­nen auch län­ge­re Pro­zess­ket­ten auto­ma­ti­siert wer­den, inso­fern der Out­put eines (Teil-)Prozesses der Input des nächs­ten wird.

Fazit

Auf die Auto­ma­ti­sie­rung in der indus­tri­el­len Pro­duk­ti­on folgt jetzt die der Büro­ar­beit. Arbeits­ab­läu­fe im Büro kön­nen dank Soft­ware-Auto­ma­ti­sie­rung bis zu zehn­mal schnel­ler als zuvor abge­wi­ckelt wer­den. Vor allem aber schont Auto­ma­ti­sie­rung die Ner­ven der Mit­ar­bei­ter. Wenn unlieb­sa­me, läs­ti­ge Rou­ti­ne­ar­bei­ten vom Com­pu­ter über­nom­men wer­den, bleibt mehr Raum für Krea­ti­vi­tät, Eigen­in­itia­ti­ve und Wei­ter­bil­dung.