Vor Umzug, Umbau oder Vertragsverlängerung entscheidet sich, was eine Einrichtung über die nächsten fünfzehn Jahre kostet. Der schwedische Büromöbelhersteller Kinnarps hat aus mehr als 500 abgeschlossenen Arbeitsplatzanalysen eine neue Auswertung erstellt, die sie auf der Orgatec in Köln vorstellen.
Kinnarps stellt auf der Orgatec die neue Next Office®-Auswertung vor. Abbildung: Kinnarps
Irgendwann lässt sich die Frage nicht mehr vertagen. Ein Mietvertrag läuft aus, zwei Standorte sollen zusammengelegt werden, die Belegschaft wächst, oder die Geschäftsführung sieht das Haus mittwochs voll und freitags halb leer und fragt, ob es auch kleiner geht. Infolgedessen muss evaluiert werden, ob die vorhandene Fläche zu der Arbeit passt, die auf ihr stattfindet, und was sich daran in den nächsten Jahren ändern wird.
Die Flächenfrage hat drei Antworten
Meist lautet sie jedoch nur Ja oder Nein. Etage abgeben oder behalten, Standort zusammenlegen oder nicht. Aus einer Erhebung kommen jedoch drei Ergebnisse.
Im ersten Fall wird Fläche frei, da die Tätigkeiten im Haus weniger Quadratmeter brauchen als vorhanden sind; die Reduktion lässt sich anhand einer Datengrundlage belegen. So können etwa Einzelarbeitsplätze, die sich über mehrere Etagen erstrecken, auf eine zusammengelegt werden. Im zweiten Fall bleibt die Fläche gleich groß. Da die ausgeübten Tätigkeiten jedoch nicht zu ihr passen, wird die Fläche infolge der Analyse anders geschnitten. So sind große Besprechungsräume nicht dauerhaft mit zwei Personen belegt, weil kleinere fehlen, und auch im Großraum sitzen Beschäftigte nicht mehr mit Kopfhörern, weil es keinen Ort für konzentriertes Arbeiten gibt. Im dritten Fall wird zusätzliche Fläche gebraucht, da Räume für bestimmte Arbeitszonen gänzlich fehlen. So kann es etwa an Besprechungsräumen, Sozialräumen oder Umgebungen für konzentriertes Arbeiten mangeln.
Werden diese Quadratmeter nun neu aufgeteilt, können sie den Arbeitsbedürfnissen ihrer Nutzer besser gerecht werden. Welcher Fall vorliegt, entscheidet sich eher an den Tätigkeiten und weniger an der Zahl der Beschäftigten. Zwei Unternehmen mit gleich vielen Menschen können sehr unterschiedliche Flächen brauchen.
Für maximale Flächeneffizienz vereint die Worklounge unterschiedlichste Tätigkeiten auf smarter Grundfläche. Abbildung: Kinnarps
Der wirtschaftliche Hebel ist dabei nicht in die Einrichtung. Miete, Nebenkosten und Bewirtschaftung hängen von der Fläche ab und laufen in jedem Jahr der Vertragslaufzeit weiter. Eine Flächenentscheidung wirkt damit über die gesamte Mietzeit, während die Einrichtung einmal bezahlt wird.
Neben den Kosten steht ein zweiter Maßstab. Ein Büro, in dem konzentriertes Arbeiten, Austausch und Erholung ihren Platz haben, wird zu einem Ort, an dem Menschen gern arbeiten. Ergonomie reicht dabei weiter als bis zum Stuhl und Tisch. Akustik, Licht und Raumzuschnitt entscheiden mit darüber, wie lange die Konzentration hält.
Die zweite Frage reicht weiter
Zwischen Anschaffung und Ersatz liegen zehn bis fünfzehn Jahre. In dieser Zeit kommt es zu Umzügen, Zusammenlegungen, Wachstum und neuen Flächenkonzepten, sodass der Bedarf von heute ein anderer ist als der von übermorgen.
Damit gehört eine zweite Frage in die Entscheidung. Trägt die Einrichtung den nächsten Zuschnitt mit? Lässt sich also ein Arbeitsplatz umbauen statt ersetzen, ein Element an anderer Stelle weiterverwenden, oder eine Zone ergänzen? Wo das gelingt, folgt aus einer Veränderung eine Anpassung. Wo es fehlt, folgt eine neue Beschaffung und der Betrag ist ein zweites Mal fällig.
Dank Kinnarps modularer Einrichtungssysteme lässt sich ein Büro flexibel umrüsten und an neue Anforderungen anpassen. Abbildung: Kinnarps
Damit ist zugleich die Nachhaltigkeitsfrage gestellt und zwar bei der Planung. Was erhalten, aufgearbeitet und an anderer Stelle weiterverwendet wird, muss nicht neu hergestellt werden.
Beide Fragen gehören zusammen
In der Praxis werden sie getrennt beantwortet. Wer die Immobilie verantwortet, entscheidet auch über die Fläche und daneben verfügt der Einkauf über die Einrichtung. Wer Fläche reduziert und dabei Einrichtung beschafft, die sich später nicht umbauen lässt, spart zwar einmal, zahlt jedoch beim nächsten Umzug erneut. Wer die Fläche behält und neu zuschneidet, braucht Ausstattung, die auch den übernächsten Zuschnitt mitmacht.
Eine Erhebung liefert für beide Entscheidungen dieselbe Grundlage. Sie beschreibt, welche Arbeitssituationen im Haus vorkommen, in welchem Verhältnis und welche Umgebungen sie brauchen. Daraus ergibt sich, wie viel Fläche gebraucht wird und wie beweglich die Ausstattung darauf sein muss.
Nach der Erhebung finden mehrere Raumtypen auf einer Fläche Platz. Abbildung: Kinnarps
Es kommt auf die richtigen Fragen an
Eine Flächenentscheidung wird von den Fragen bestimmt, die ihr vorausgehen. Wer nur nach Quadratmetern fragt, bekommt eine Antwort zu Quadratmetern. Wer danach fragt, welche Arbeit stattfinden soll, welche Bedingungen sie braucht und was sich in zehn Jahren verändert haben wird, bekommt eine Entscheidung, die trägt.
Vom 27. bis 30. Oktober ist Kinnarps auf der Orgatec in Köln, Halle 6.1, Stand C040. Der Stand ist entlang dieser Fragen aufgebaut und führt vom konzentrierten Arbeitsplatz über die Bereiche für Austausch bis zu den Orten für Erholung. Dort wird auch die neue Next Office®-Auswertung vorgestellt.
Bringen Sie Ihre Aufgabe mit. Im Gespräch ordnen die Kinnarps-Experten mit Ihnen ein, welche Arbeitssituationen bei Ihnen vorkommen, wo die heutige Fläche dazu passt und was eine Erhebung in Ihrem Fall leisten würde. Sie erhalten eine erste Einschätzung, mit der Sie weiterarbeiten können. Die Zahl der Gespräche an den vier Messetagen ist begrenzt.
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